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CONCEPTOS BÁSICOS DE ARCHIVÍSTICA

diciembre 18, 2009

Cuando nos acercamos al estudio de una ciencia, lo primero que hay que tener claro son los conceptos y del aprendizaje que dediquemos a éste depende el éxito que tengamos al respecto.

ARCHIVISTICA


Nacimiento de la archivística.

Concepto y definición.

Objeto, fin y método.

Principios y normas.

Evolución histórica de la ciencia archivística.

Ciencias y técnicas auxiliares.

Paleografía

Diplomática

Cronología

Historia

Derecho

Técnica de la información

Lingüística

1. EL NACIMIENTO DE LA ARCHIVÍSTICA
La archivística es una ciencia relativamente moderna con origen en el siglo XIX. Se inicia con el nombre de archivología. Se comienza como una ciencia que se va a encargar del arreglo y la conservación de los archivos.

La independencia de la archivística de otras ciencias históricas es relativamente moderna. En 1898 se publica, en inglés, el primer manual sobre archivística, que se traduce al español en 1940.

Aún no están definidos los campos de la archivística, no tiene un lenguaje propio; el que tiene es prestado de la historia, de la paleografía y la biblioteconomía. El nacimiento como disciplina es reciente.

Partiendo de la experiencia ha desembocado en la fijación de unos principios esenciales, en una metodología y en un lenguaje propio que la identifica como una ciencia diferente a otras. La archivística, hoy en día, se encuadra dentro de las ciencias técnicas de la documentación e información. Es una disciplina práctica.

En sus orígenes, la archivología nace unida a la diplomática, a la paleografía y a la biblioteconomía. Es una dependencia negativa, no la deja avanzar y apenas tendrá distinciones en cuanto a metodología y terminología. La formación de los archiveros se producía en la escuela diplomática del siglo XIX.

Se desarrolla la idea de que los documentos se pueden organizar de acuerdo a la estructura de la institución de la que proceden, diferenciándose de las bibliotecas.

2. CONCEPTO Y DEFINICIÓN

La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupará de la historia, la creación, la organización, el servicio de la sociedad… Y que llegue a quien solicite la información. Tiene como base el documento.

El documento es el objeto de atención de la archivística. Lo comparte con la diplomática que estudia el documento uno por uno, documentos antiguos, pormenorizando su formulario y sus cláusulas. La archivística lo ve como un conjunto, la paleografía ve los caracteres gráficos, la sigilografía los aspectos de validación de un documento…

La archivística es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización. Los medios son guías y catálogos…

El diccionario de archivística es la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y da su función. La ciencia práctica que requiere unos conocimientos teóricos.

Es la ciencia que estudia el nacimiento del archivo, sus principios de conservación, organización y ponerlo al servicio del público. Es importante la organización del archivador.

El archivo:

Lugar donde se guardan los documentos de cada información. Y hay un edificio donde se guardan.

Conjunto de documentos portadores de información, el objeto de la archivística y de los archivos.

3. OBJETO, FIN Y MÉTODO
La finalidad principal es el servicio: ofrecimiento de una información a una persona, a una institución… suministrar información.

El método: se utilizan procedimientos y tareas del archivero para conseguir el servicio que se pretende. Estas tareas tienen etapas:

Acoger la información según va llegando a la institución. Suele tener unas características históricas. Ya viene catalogado y ordenado.

Conservación en un lugar adecuado, sin humedad, sin sol

Organizar lo recibido.

Servir el documento: ofrecerlo. A veces serán los originales, o por catálogos.

El documento es parte de un todo estructurado y aislado no tiene sentido. Este carácter seriado es fundamental y marca las diferencias con otras ciencias como la biblioteconomía y la documentación.
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4. PRINCIPIOS Y NORMAS

Los archivos tienen un carácter eminentemente jurisdiccional y por ello van a necesitar unas técnicas que aseguren el sistema. Estas técnicas responden a una institución. Y es diferente al de una biblioteca o a un museo.

El sistema seria el principio de procedencia o respeto y origen del archivo. Este principio es aceptado por todo el mundo, ya esté desarrollado o no.

Definición: aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y este fondo en su lugar de origen.

Los documentos se producen en un orden secuencial y lógico.

Este origen y este orden es la consecuencia de la naturaleza jurisdiccional del archivo y de su fondo.

Este simple principio mantendrá la unidad y la independencia del fondo, su integridad y la característica serial de los documentos. Por ninguna razón se permitirá que se agrupen por materias o por motivaciones onomásticas documentos que integran diferentes seriales documentales. Esta agrupación solo se permitirá mediante índices y ficheros a parte, fuera de la documentación original.

Es válido porque el fondo de archivo: antiguo, moderno, pequeño, grande…

Hay que conocer la historia de la institución y el principio de procedencia obliga a describir un documento, la clase, el nombre…

El desarrollo y la aplicación de este principio ha dado lugar a un conjunto de normas para tratar la documentación. No son comunes a todos los archivos, no hay un único sistema, porque dentro de una nación igual no hay una lengua igual, depende también de los departamentos. En el área de los archivos.

5. EVOLUCIÓN HISTÓRICA.

Antes del nacimiento de la archivística como ciencia existía, los archivos estaban organizados y servían a un objetivo. Los archivos eran en principio un depósito de testimonio escrito. Había archivos móviles, aquellos que indicaban como se movía el rey, la documentación.

En un principio los libros y los documentos se conservaban unidos. No hay noción de biblioteca y de archivo. Poco a poco se separan y se lleva a cabo fundamentalmente con el auge de las chancillerías, depósitos de documentación. Su organización es preferentemente cronológica. También hay documentos organizados alfabéticamente o por materias.

En España, al iniciarse la edad moderna hay una tendencia a agrupar la información geográficamente y en series.

Archivo de las indias, serie de peticiones, consultas y de imposiciones. En el siglo XIX se formula el principio de procedencia, pero en España aún se usan técnicas bibliotecarias, por lo que hay un retroceso en esta materia.

En los primeros años de la archivología en los siglo XIX y XX, esta ciencia reviste un carácter historicista y erudito, con lo cual se manifiesta su dimensión histórica, que no estaba abierto al público, el archivo además no tienen importancia.

En esta primera etapa prevalece la función de conservar. Un aspecto era que estaba restringido, solo parta el uso del archivero y eruditos. El centro de atención era el documento y no el archivo como institución. La preferida es la documentación medieval. Casi no se consulta la documentación contable y demográfica o sociológica.

En este momento surgen los regestos, la copia sintetizada de documentos, no enteros, para que no se perdieran.

En España se afianza en 1950 para una ciencia de siglos. La archivística en el mundo tiene una existencia de unos 150 años, aproximadamente.

La imagen de un archivero y defensor de datos hadado lugar a la imagen de un archivero preparado profesionalmente y que emplea unas técnicas concretas para abrirlo al público.

Materia donde prima el servicio público. La archivística como ciencia tiene unos métodos, fines y características que le distinguen de la biblioteconomía y la paleografía.

Tiene un sentido de servicio y apertura a la sociedad que proporciona información. Se une el tratamiento científico de los documentos.

Antiguamente el archivo se custodiaba porque era muy valioso.

Los instrumentos de descripción son mejores y se ayudan de tipologías documentales junto con los avances tecnológicos (ordenadores). Ahora es más completa y ágil. La normalización está llegando a la organización, gestión y administración del archivo. No es una materia aislada sino que trabaja con otras ciencias en las que se apoya para alcanzar sus fines.

6. CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES

Conjunto de conocimientos, métodos para la consecución de unos fines. Pero necesita el complemento de las ciencias auxiliares a las que recurre con diferentes amplitudes.

Para todas estas ciencias, el documento es la base del conocimiento aunque e sirven de él de manera diferente.

La paleografía ayuda al conocimiento a través de la escritura.

La diplomática. Los diferentes tipos documentales nos ayudan a describir quien es el autor, cuando se escribió, etc. A veces necesita la ayuda de la cronología y la cronografía, que la sitúa en un tiempo y en un lugar. Mediante diferentes elementos, el papel, la tinta, la escritura…

La historia nos sirve para la comprensión de un documento en su contexto. Nos permite situar la institución que lo ha creado en su contexto.

Del derecho, el carácter legal y la necesidad de saber los procedimientos legales.

Se recurre a la lingüística que consigue gran fuerza, porque nos permite concretar en una palabra un conjunto de conocimientos.
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CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES.

Se tiene un conjunto de métodos para llegar a unos fines. Necesita el complemento de ciencias auxiliares a las que recurre con diferentes amplitudes.

Para las ciencias el documento es la base del trabajo. Cada una de las ciencias se acerca desde una postura diferente: la paleografía ayuda al conocimiento tras la escritura, la diplomática diferencia los tipos de documentos, para ver el autor, el tiempo, las características…

A veces necesita la ayuda de la cronología y la cronografía, lo sitúa en un tiempo y en un lugar. Por lo diferentes elementos como el papel, la escritura, la tinta…

Es necesaria la ayuda de la historia para la comprensión en un contexto determinado. Sitúa la institución en un contexto histórico.

Del derecho, de carácter legal y se necesitan saber los procedimientos legales. Se recurre a la lingüística que da gran fuerza, porque en una palabra hay mucho conocimiento.

Paleografía.

Procede del griego PALEOS antiguo y GRAFIA escritura. Tratado de la escritura antigua trazada sobre soportes materiales suaves. Estos serían el papel, papiro, pergamino. La epigrafía se ocuparía de los soportes duros como el mármol, la piedra, el bronce.

Los objetivos:

1- leer y descifrar los signos gráficos.

2- hacer examen sistemático de las escrituras y situarlas en el espacio y el tiempo. A fin de sacar material seguro de la historia.

3- analizar la naturaleza de los signos gráficos para conocer el desarrollo intrínseco de la propia escritura, su origen, evolución, cambios y variantes. Tiene un inicio en un lugar y de ahí se expande y evoluciona.

Hay dos tipos de escritura una elegante y otra más normal. Un archivero necesita saber paleografía como complemento.

Diplomática

Palabra griega igual a doblado o plegado en dos partes, diploma, hace referencia a la forma a la que eran sometidos los escritos para guardar el contenido. Este lleva consigo firmas, sellos, y un escrito.

Estudia el documento y lo analiza en su forma, (solemnes, simples, reales) génesis, conservación, evolución, tradición.

Cada documento tiene su estilo.

El objeto lo constituyen todos los documentos aunque se prefieren los antiguos y medievales. Aunque normalmente son jurídicos, la diplomática tiene en cuenta más el fondo que la forma. Los caracteres internos, las firmas, estructuras, fórmulas que emplea…

Permite conocer la veracidad del documento.

1-sirve a la archivística para conocer la tradición documental: original o copia, solemne o simple, público o privado.

2 -para evaluar su autenticidad

3 -para conocer la tipología diplomática: el estilo del documento.

Cronología

Cronos = tiempo y logos = tratado. Ciencia que permite conocer la medida del tiempo. Ayuda a situar un documento en el tiempo, resulta muy útil.

En los países musulmanes se emplea el calendario lunar que comienza en el año 632 d.C. que corresponde al siglo VII de nuestro calendario. Para ellos el año tiene 12 lunas y el siglo 97 años solares.

En occidente nuestro calendario se normaliza en 1582 y es obra del Papa Gregorio XIII y se extiende por todo occidente. Antes de esta decisión existían otros.

Primero era el cristiano, sistema inventado por Dionisio Exiguo monje del siglo VI que señala el nacimiento del tiempo con el nacimiento de Jesucristo y a partir de ahí se empezaría a contar.

Hasta entonces existían otras formas. Año de la circuncisión, el uno de enero.

Otros empezaban el año con la natividad, el 25 de diciembre.

El día de la encarnación o anunciación, el 25 de marzo.

Era hispana, calendario en España que se inicia en el año 38 a.C. el año de la conquista de Hispania por los romanos. Aparece en vigencia en el siglo IV y desaparece en el XIV. Y al que hay que sumar 38 años.

Los doce meses son de origen romano, dentro del calendario Juliano, y se emplea igual que en la actualidad.

También se usó el cómputo de calendas, nonas e idus.

En el siglo XIII y XIV aparece una nueva forma, los días andados ( 1-15) y los días por andar ( 15-30).

Los días de la semana: son de origen romano, menos el sábado que es hebreo, el día sagrado.

En la alta edad media se sustituye por ferias, feria 1ª el domingo, lunes…

El último intento se produce en la revolución francesa y lo ofrece la convención del 22 de septiembre de 1792 como fecha de inicio de la república francesa. El año constaba de 12 meses según el clima y las labores agrícolas, cada mes tenía 30 días y cada día 10 horas de 100 minutos. El minuto 100 segundos. En 1806 esto se acaba con Napoleón.

Para la archivística tener conocimiento de cronología es importante.

Historia.

Ciencia que, como memoria de la evolución de la humanidad, es de gran ayuda. Acude a la historia para elaborar su propia historia aunque no sea la única perspectiva. La relación es estrecha.

Los documentos son la fuente básica para la información e investigación histórica.

Por otro lado los documentos son fruto de la actividad de las personas físicas o morales que los producen en el tiempo. Por eso la historia permite conocer la evolución de los acontecimientos y concretarlos en el tiempo.

Para que sirve:

Para comprender la forma y el orden en que se han producido los documentos.

Conocer la estructura orgánica, funciones y actividades desarrolladas. Conocer la historia de las instituciones.

Comprender el significado de los documentos de las agrupaciones documentales especialmente cuando están desordenadas. Para dotarles de un organigrama objetivo y estable en el tiempo.

Derecho.

Gran parte de la documentación produce o son reflejo de actividades sujetas a la ley. Sirve para conocer la legislación básica del Estado. Nos permite conocer la legislación completa de esa institución o del ámbito donde nace. Nos da la legislación específica para el archivo.

Nos permite conocer la legislación de los procedimientos administrativos, públicos…

Nos da las leyes de las instituciones y pautas.*

Tecnologías de la información.

Conjunto de medios informáticos que sirven para la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información así como las telecomunicaciones.

Existe una terminología de medios. Esta ciencia es imprescindible para el conocimiento del archivo. En España se comienza a utilizar en 1970. Son útiles y hay que aplicarlas cuanto antes a los fines de la archivística.

Lingüística

Proporciona un conocimiento a través de términos útiles para conocer o dar razón a los contenidos de un documento. Existe ya un lenguaje característico de cada época y documental organizado. Cuando se rige por una norma, ayuda a la normalización.

TEMA 4

EL ARCHIVO: Concepto, Fines, Funciones y Medios. Clases de archivos.

1. CONCEPTO DE ARCHIVO.

Es el conjunto orgánico de documentación custodiada por un ente (público, privado…), producida o recibida por él y por diversas instituciones, a cualquiera de sus niveles, en el ejercicio normal de su actividad.

En 1947, h. Jenkimson: Los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado en cualquier fecha y conservado después para su consulta bajo la custodia del responsable de los asuntos en cuestión.

En 1956, T. R. Schellenberg (otra definición).

En 1970, E. Lodolini

La ley francesa de archivos de 1979.

Ley del patrimonio histórico español: conjunto orgánico de documentos o reunión de varios de ellos por personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, información y gestión administrativa.

COMPOSICIÓN DEL ARCHIVO.

Los documentos son un conjunto en el que no importa la fecha ni el material. Desde el punto de vista de sus caracteres internos o externos.

¿Quién crea, produce, genera un archivo? Cualquier persona física o jurídica.

¿Cómo se forma? Mediante el ejercicio de la actividad propia de esa entidad que da lugar a la tramitación de asuntos diverso cuya materialización se plasma en forma de documentos.

¿Para que se producen? Para cubrir diversas necesidades:

1- la gestión administrativa, la más importante (información a los cuidadnos).

2- Como fuente de información para la investigación y para la difusión cultural.

3- Además esta documentación debe conservarse de forma adecuada, organizada, que debe respetar el orden según el cual fueron creados, manteniéndolos ligados por un vínculo necesario.

4- Tienen que tener capacidad de tener información recuperable para su uso.

Además el termino archivo admite otras realidades reflejadas en el diccionario. Por archivo hablamos también del continente: locales e instalaciones.

Servicio que presta tanto el fondo documental como el edificio.
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2. FUNCIONES DE UN ARCHIVO.

Son tres fundamentalmente:

Recoger, conservar y servir los documentos.

El archivero, personal realiza una serie de tareas para realizar estas funciones:

Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, es la más lenta pero la más necesaria.

Asegurar la transferencia periódica al archivo aquella documentación que ya no es de uso corriente. Cada administración tiene fijado un número de años para la transferencia (cada cinco o siete años pasan al fondo).

Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración, para que con el tiempo se conserve o se destruya la documentación. Cuando se trata de documentación histórica no hay que destruir nada.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación de acuerdo con los principios de la archivística.

Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información mediante los instrumentos de descripción documental valiéndose de las ventajas de las nuevas tecnologías.

Instalar adecuadamente los documentos mediante unos locales y equipamientos que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.

Regirse por un reglamento que obligue a todos, a los que trabajan y a los que acuden.

Todo ello para estar al servicio de:

La administración, entidad o persona generadora del archivo. Le proporciona los documentos para el desenvolvimiento con mayor eficacia en la gestión.

Los ciudadanos, como servicio público. El privado se realiza a menor escala, investigados, historiados…

La investigación y la difusión cultural. De gran importancia porque pone a disposición de los ciudadanos material histórico (testimonios del pasado).

ETAPAS DEL ARCHIVO

Entendido como fondo universal pasa por diversas fases desde su recepción hasta la llegada de solución del que ha generado el documento. Con el tiempo pierde valor según los fines para el que había sido creado. Hasta que se plantea una solución: su destrucción o su conservación.

Principales: archivo de gestión, administrativo, intermedio e histórico.

A. Gestión: documentación en fase de tramitación así como los que son de uso frecuente, se mantienen en la oficina. Tradicionalmente debe permanecer en esta fase cinco años al menos.

A. Administrativo: algunas instituciones que a la vez del archivo de gestión mantienen este archivo. Normalmente tiene unas instalaciones diferentes como fase previa al archivo histórico. El responsable de él cuando llegue será el archivero. La permanencia aquí es de 15 años aprox.

A. Intermedio: cuando la documentación deja de tener valor de gestión pasa a esta fase. Sería un lugar parecido al administrativo, donde son depositados de manera masiva los documentos. Aquí se procede a la valoración, selección y expurgo (positivo o negativo). Está de 15 a 30 años.

A. Histórico: una vez que se valora culturalmente se conserva en el archivo histórico a perpetuidad en condiciones que garanticen su integridad y trasmisión a generaciones futuras.

CLASIFICACIÓN.

1- por el productor: público o privados. También según la actividad, municipal, militar, académico…

Los públicos: titularidad estatal (5 archivos generales) y competencias autonómicas

2- la categoría de los archivos: viene dada por el ámbito y los archiva desde los más complejos de acuerdo con la jurisdicción a los más simples.

Archivos Nacionales o generales.

Archivos Regionales, archivos provinciales o archivos locales.

3- tipo: a la edad de los documentos. Archivos de gestión, archivo intermedio e archivo histórico.

4- por su finalidad: administrativo o histórico.

Existen otras clasificaciones, audiovisuales, cartográficas, especiales de literatura o arte, temáticos…
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HISTORIA DE LOS ARCHIVOS.***

Los archivos van unidos a la historia del hombre. La entrada del hombre en la historia está vinculada al primer testimonio escrito, los archivos tienen un protagonismo importante, serán la memoria de la vida pública y privada. Van a nacer como una conveniencia para hacer perdurables las acciones de los hombres.

La primera finalidad es garantía de dios, conservar títulos de propiedades…, como fuente para la historia, es algo muy posterior y muy reciente.

La historia de los archivos tienen una relación.

El primer archivo son tablas de la ley en el templo de Jerusalén. Los más antiguos en Egipto y Mesopotamia. Son archivos patrimoniales, su utilidad era recoger la contabilidad de las cosechas. El soporte era de papiro y tablillas de barro u otros materiales más duros, hecho por los escribas.

En nínibe han aparecido 20.000 tablillas de escritura cuneiforme que contienen contratos, sentencias, y órdenes de los gobernadores.

Las excavaciones en Siria han aparecido documentos de los reyes hititas. Estas excavaciones se centran en la ciudad de Ugarit.

Los chinos hacen remontar los documentos al siglo XVI a.C. conservándose en bacubú y madera de las dinastías Kiu y Hau.

En Grecia, ARKEIOU es donde se guardan las escrituras públicas, política, administración, notarial, como garantía para los ciudadanos. Tiene un archivo civil. Esta palabra pasa al latín como ARCHIVIUM, Grecia y Roma conservan los archivos testimoniales de uso público. En el capitolio existía un edificio, Tabularium, la figura del archivero era igual al conservador de estos documentos.

En el siglo X-XII una nueva importancia del archivo, para defender los dominios. Son archivos normalmente nobiliarios, títulos y privados. Empiezan a ser archivos viajeros, van con el propietario dentro de un arcón. En esta época la iglesia tendrá un papel importante. Los monasterios conservan los documentos escritos y aseguran su perduración. Los reyes no tienen lugar fijo para sus documentos. En España Carlos V fija un lugar para dejar los archivos en simancas y Felipe II lo confirma.

A partir del concilio de Trento se establecen los archivos parroquiales en 1545. los archivos Vatica.

Nos se reorganizan a partir de 1611.

Hay un momento trascendente que es la aparición del papel y la imprenta. En 1154 en España la primera imprenta en Játiva Valencia. Con el papel empieza un nuevo comercio y una actividad industrial. También aparecen cartularios o celularios para conservar los documentos originales.

En el siglo XVI el crecimiento de la burocracia y de la documentación escrita. En España la preocupación por los archivos porque salvaguardan los dominios pero no hay organización.

En 1454 el primer invento en España de revivir y organizar los documentos en Simancas.

Todas las instituciones conservan los archivos.

En el siglo XVIII tienen tendencia a la concentración de documentos. En 1749 el archivo imperial de Viena, en España en 1785 el archivo de las Indias. A finales hay un cambio de mentalidad y los archivos se abren al público, con la revolución Francesa. En 1789 los archivos nacionales y los archivos de estado.

E. Cantem nace la ciencia de la archivística en la que van surgiendo técnicas. Se crean escuelas que dan un impulso a los estudios de documentos. La primera es la scola de Chartres. En España en 1844 con Isabel II, se declaran abiertos los archivos a la consulta de toda la sociedad, se pone en práctica en 1858 cuando se crea el cuerpo facultativo de archiveros.

SECCIÓN, SERIE Y UNIDADES ARCHIVÍSTICAS.

Sección: el conjunto de documentación producida por una institución según la división que esa institución tiene en sus actividades.

Serie: subdivisión de la sección donde se reúnen los 7y tipos de documentos producidos por cada uno de los organismos pertenecientes a la entidad superior. Puede haber subseries.

Unidad archivística: el expediente que engloba a diferentes documentos con unidad temática, el documento aísla o unipersonaliza. También se les conoce como legajos o cajas.

EL DOCUMENTO

1 Concepto.

2 caracteres del documento

externo

interno

3 valores del documento

4 el expurgo

evaluación histórica

principios que rigen el expurgo

sustitución

valoración

selección

5 conclusión

Concepto

Procede de DOCERE enseñar, pasa al significado de prueba. Ya es un elemento jurídico, sobre papel o pergamino.

Combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o consulta. Tendríamos tres elementos caracterizadores:

1 soporte que confiere una corporeidad, papel, pergamino, madera…

2 información

3 registro o fijación de la información en el soporte, tinta, cinta magnética…

el documento de un archivo tiene unos elementos diferenciadores:

1 el carácter seriado, la fecha. La unión de varios documentos dan la noticia.

2 la génesis, se producen dentro de un proceso natural de la institución, surgen como reflejo de las tareas de su productor.

3 la exclusividad, estos documentos aportan una información que rara vez aparece en otro documento con la misma extensión y densidad.

4 interrelación, en un archivo los documentos están relacionados, no hay piezas aisladas, son el fondo archivístico.
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CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

Podemos encontrarnos documentos muy variados.

1 textos manuscritos, únicos

2 impresos (antiguos o modernos) dibujos, mapas, fotos, discos…

En los manuscritos sobresale el aspecto externo o la estructura física.

En otros precisamos los caracteres internos o el contenido

EXTERNO clase, tipo, formato, cantidad y forma.

INTERNO entidad productora, orígenes funcionales, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo.

Clase

La determina mediante texto escrito el procedimiento empleado para trasmitir la información.

. procedimiento textual, manuscritos, mecanografiados…

Iconográfico, emplea las imágenes, colores o signos no textuales.

Sonoros, permiten reproducir o grabar cualquier sonido.

Audiovisuales, imagen en movimiento y sonido.

Electrónicos o informáticos generados en torno a ordenadores.

TIPO carácter que va más allá de lo físico y externo, ya que revela el contenido y su estructuración en el documento y deriva de la acción representada.

FORMATO, en función del soporte y de la forma de reunirse.

CANTIDAD número de unidades y el espacio que ocupan, volúmenes, legajos, y el espacio se mide por metros lineales.

FORMA, la palabra que se usa es la tradición documental; es decir, señala si se trata de un original o una copia y sus variantes.

ENTIDAD PRODUCTORA

El autos del documento es una persona física o moral, institución pública o privada.

ORÍGENES FUNCIONALES razones por las que se ha producido el documento. Se dan normalmente tres pasos: función, actividad y trámite realizado.

FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN, datación cronológica, que nos permite situar el documento. Normalmente se data primero el año luego el mes y finalmente el día.

CONTENIDO SUSTANTIVO el asunto o tema que trata el documento.

Valores del documento

1 primario o administrativo.

2 secundario o histórico.

El fin para el cual ha sido creado, además puede ser útil para la posteridad para convertirse en un valor secundario o histórico. Posee un valor primario en su nacimiento y tras la relación escrita, sirve en la administración que pierde valor con el tiempo y así alcanza un valor para el servicio a la historia o al valor cultural.

Los valores del documento están relacionados con el ciclo de la vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.

Asimismo desempeña un papel fundamental en el proceso de valoración de los documentos previo a la selección y expurgo.

EL EXPURGO

El incremento de la actividad humana, la intervención de las instituciones públicas en muchos aspectos de la vida social, tanto en el ámbito privado como en el público. Todo ello genera una inflación documental. Los métodos administrativos son cada vez más complicados, existe la práctica de dejar constancia de todo mediante documentos. La necesidad de obtener datos para fundamentar actuaciones. La exigencia de comunicar la información en distintos niveles, todos de difusión y multiplicación, generan una gran masa documental de grandes dimensiones imposible de conservar en su totalidad e innecesaria.

Todo ello nos lleva a detectar un problema, adecuar el número de documentos a las personas disponibles, se necesita edificios y personal. Si pudiesen conservar todo se volverían inutilizables por la cantidad de material.

EVOLUCIÓN

Todas las entidades eliminan parte de esos documentos, periódicamente por ser inservibles o de falso valor.. También cuando son abandonados en graneros, bodegas y almacenes. Igualmente se destruye cuando hay traslados o se remodela un espacio.

Hace unos años existía una corriente de conservarlo todo para no privar a las generaciones futuras de fuentes de información. Este hecho no es operativo.

Los recursos para conservar son limitados más que para producir documentos.

Sería prácticamente imposible conservar todo para generaciones futuras, cuanto más material más larga la búsqueda.

PRINCIPIOS QUE RIGUEN EL EXPURGO

Organicidad de los documentos, los documentos están unidos al proceso de vida de la documentación organizada. Respetar la organicidad es el primer principio. Hay tres períodos:

Período de utilidad corriente, el documento está en los archivos administrativos.

Período de utilidad intermedia, archivo internacional.

Período de utilidad definitiva.

Principio de inalienabilidad, toda documentación está sujeta a unos registros legales orientada a la conservación del documento que puede integrar el patrimonio histórico y la inalienabilidad y defensa de derechos colectivos e individuales contenidos en ellos.

Aparentemente hay una contradicción, mientras los organismo público

Os producen documentos que integran el patrimonio histórico de la nación, el propio estado anima a la destrucción del patrimonio documental. Esta contradicción es aparente porque o todo documento puede formar parte del patrimonio, si con el tiempo puede valer.

Es diferente destruir documentación pública y documentos privados puesto que hay documentación más vigilada y requiere comisión, criterios y hay cautela. Si en esa documentación hay algo importante, si es privada el perjudicado es esa persona pero si es pública el daño se hace a toda la sociedad.

El documento de archivo no es un fin en sí mismo, es un valor o un tesoro documental. Todo documento cuando pierde su valor en nivel administrativo intermedio pierde su valor.

Conservar para informar, es decir, el principio de conservación es importante siempre que la documentación esté organizada de manera que sirva para informar. La documentación se conserva para informar y decidir si se conserva o se destruye según este principio.

Sustitución.

Hay una tendencia a usar las nuevas tecnologías para evitar el expurgo. Se pretende que con microfilmación y digitalización se resuelva el problema del espacio.

Pretende trasladar a distinto soporte el documento que no presenta valor alguno, no deja de ser una visión simple del problema, la cual no pasa ningún análisis.

Conviene aclarar que la documentación inútil no hay que conservarla, los procedimientos de sustitución son operativos cuando se aplican sobre documentos necesarios pero no en otro caso. Es conveniente duplicar el documento útil para el servicio que pueda prestar, pero hacerlos con aquellos que nunca serán consultados carece de lógica.

VALORACIÓN DEL DOCUMENTO.

Es el proceso donde se intenta apreciar los valores de esa documentación y su graduación. Tienen que ser un elemento esencial, la documentación total de la entidad. Para ello se necesita estudiar las series que lo componen, su tipología, el valor que han tenido y que tienen y la información que puede ofrecer para la investigación o cultura. Es necesario conocer el valor administrativo, legal e histórico y de ahí valorar el posible valor documental que pueda tener en el futuro.

CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN.

Jerarquía administrativa y funcional, valorar el documento conociendo la entidad, oficina que ha producido dependiendo del lugar.

Valores primarios, valor que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten después de haber perdido su valor en gestión. Directivas, normas, presupuestos, documentación bancaria…

Valores secundarios, tienen importancia para la investigación, son de dos tipos: testimoniales e informativos.

Testimoniales; aquellos datos que nos hablan del origen de la evolución histórica de una entidad, su función, su estructura administrativa…

Informativos; aquellos que ayudan y contribuyen y colaboran sustancialmente en la investigación y el estudio en cualquier campo del saber.

SELECCIÓN.

La tarea por la cual se determina el destino de los documentos, por su valor, sus plazos, límites para su conservación o destrucción y señala el modelo empleado en este caso. Entra la labor del archivero ayudado por un equipo que le asesore.

Se centraliza en varias etapas, unas conceptuales y otras prácticas. Dependiendo del valor de la documentación se fijan en una estancia u otra. Un número de años conceptual. La segunda etapa se sitúa sobre las series concretas aplicando el método de selección apropiado para cada caso. Práctica, como no todos tienen el mismo color se establecen plazos de delimitación señalados teniendo en cuenta si el documento tiene valor imperecedero o no. Hay documentos cuya importancia la dan los plazos, por tanto, cumplido ese plazo ya no tiene importancia.

Hay documentos que se conservan en su totalidad y de otras se guardan fragmentos o parte de ellos.
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CONCLUSIÓN

Es necesario destruir parte de la documentación contemporánea pues dado su volumen es materialmente imposible conservarla en su integridad y de manera que pueda ser utilizable.

Esto no se puede hacer de cualquier manera, son necesarios criterios y procedimientos, es una tarea ineludible que si no se hace de forma institucional u ordenada otros la harán de manera incontrolada.

Siempre queda el responsable en duda si ha obrado correctamente.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
1 la clasificación.
2 sistemas
Clasificación funcional.
Clasificación orgánica.
Clasificación por material.
3 elección del sistema.
4 cuadro de clasificación.
• Niveles
• Principios de clasificación
delimitación
unicidad
estabilidad
simplicidad
5 la ordenación, métodos:
Cronológico.
Alfabético.
Numérico.
Alfanumérico.
6 la instalación

CLASIFICACIÓN

Proviene de clasis facere, agrupar los documentos en un fondo.

Aparecen tres criterios de cara a la clasificación de documentos:

Acciones, estructura orgánica y asuntos o materias.

ACCIONES.

Cualquier institución tiene unos fines, para conseguirlos se dota de unas competencias. El desarrollo de estas para conseguir fines se expresa en acciones. Estas acciones hay que tenerlas en cuenta para la clasificación.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

Cada institución necesita una organización para el buen mantenimiento de las entidades, que le permitan llegar a unos fines.

ASUNTOS O MATERIAS.

Este no depende directamente de la entidad pero es objeto de la vida de una entidad.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN.

De acuerdo con estos criterios se establecen tres sistemas:

1 el funcional, las funciones de la entidad que ha generado el fondo de un archivo son elementos que se toman en consideración para los archivos. Se agruparían los documentos de acuerdo a las actividades de las que son resultado.

Una vez agrupados en series se tendría un gran fondo, esta se reúne en clases de una forma más amplia y que recoja las actividades en relación unas con otras.

Las funciones se agrupan en clases más amplias derivado de la acción de la entidad.

El sistema funcional lo que hace es plasmar en un esquema las funciones y conforme con estas se crean las clases y los sistemas documentales. De acuerdo con la importancia de las funciones tendríamos

La clasificación orgánica; este sistema agrupa las series de acuerdo con las divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad. Reproduce sus servicios, secciones, unidades… el sistema reproduce el sistema orgánico de una entidad.

Secciones, desde las más amplias a las más básicas.

La clasificación por materias. Es el resultado del análisis del contenido de los documentos. De los asuntos o materias sobre las que se versan.
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ELECCIÓN DEL SISTEMA.

Depende de varios elementos del trabajo archivístico:

1 debe ser lo más estable posible de modo que la clasificación dure en el tiempo.

2 debe ser objetiva, es decir, que no dependa de los criterios personales del archivero.

3 debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos y del proceso administrativo del que son resultado.

El sistema de materias se descartaría por carecer de estabilidad, porque está sujeto a la perfección particular del archivero y porque es independiente del proceso que da lugar a los documentos.

El sistema orgánico es objetivo ya que la estructura organizativa de una entidad es ajena al archivero y esta determinada por los fines de la entidad. Las series son establecidas deacuerdo con el proceso administrativo del cual resultan. Sin embargo, la estructura organizativas varían en el tiempo, no cumple con la exigencia de estabilidad.

El sistema funcional se sustenta en la naturaleza de los documentos deacuerdo con la cual definen las series. Es objetiva como lo es el criterio empleado por las actividades, las funciones, acciones derivan de los fines de la entidad. Pero tiene una dificultad de clasificación en algunos momentos, dependiendo de la persona. La estructura de la organización, las clases las establece en base a las acciones, la bases secundarias en base a las funciones y las clases documentales.

El sistema aún no siendo perfecto permite riesgos mínimos de confusión, de interferencias y de ambigüedad. Asegura mejor el respeto a los fondos en su continuidad. Sería el más apropiado.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

Por clasificación entendemos: una estructura jerárquica y lógica que presenta las actividades y funciones de una organización, funciones que generan la creación de documentos. La clasificación es un sistema que organiza intelectualmente la información y que nos permite relacionar los documentos. El requisito previo e indispensable para la elaboración de un buen sistema de clasificación es conocer el organismo o entidad que genera el documento. Conocimiento de la historia de la organización y procedimiento de la entidad. Esto permitirá al archivero identificar y clasificar las series así como las determinadas organizaciones documentales.

El cuadro de clasificación se debe establecer una vez conocida la documentación.

Desempeña un valor fundamental en el proceso de valoración previo a la selección y al expurgo o destrucción.
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NIVELES DE CLASIFICACIÓN.

Dependiendo de los tipos de archivo y los criterios del archivero se tienen diferentes niveles: los más frecuentes: FONDO, COLECCIÓN, SECCIÓN, SERIE, EXPEDIENTE o legajo, documento o pieza o unidad documental.

Se va de lo más amplio a lo más concreto.

FONDO, dividido en fondos; conjunto de documentos con independiente de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física (familia o entidad)en el trascurso de sus actividades y funciones de su productor.

Dentro de este tenemos secciones y dentro de las secciones, series y en cada serie uno o varios expedientes y dentro de estos unidades documentales.

En el conjunto hay también COLECCIÓN que es un conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de una característica común sin tener en cuenta si procedencia.

PRINCIPIOS DE CLASIFICACIÓN.

Principios que orientan una clasificación:

Delimitación.

Llamamos delimitación a que los documentos deben expresar su pertenencia a un tipo, época, entidad, persona. Tiene que tener unos límites que queden en el cuadro de clasificación claramente delimitados. A este se une la UNICIDAD que es que se mantenga una línea única en el cuadro que no quede rota por el tiempo ni la edad del documento, sino que sea marcado por la cronología, de lo más antiguo a lo más moderno.

Estabilidad

Con el fin de conferirle estabilidad, el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad. Cuya perduración en el tiempo permita lograr una clasificación más segura y estable.

Simplificación

Esta es un imperativo de su universalidad y flexibilidad. El cuadro ha se ser lo más sencillo posible, con las divisiones necesarias, no más.

A nivel de bibliotecas se mantienen unos sistemas, pero en archivos no se tienen unos conceptos claros y universales. Los archivos están sujetos a particularidades de las instituciones. No existe un sistema de clasificación, hoy en día.

En el conjunto de los archivos hay semejanzas en las cuales es posible crear un sistema de unificación estable y que se puede universalizar.

Ordenación.

Normalmente una vez clasificados los documentos, se ordenan. Es un proceso material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano. Bien sea la fecha, letras del alfabeto, números…

Se aplica en los distintos niveles, documentos, expedientes… se ordenan siguiendo una lógica de su tramitación que suele coincidir con su secuencia cronológica.

Loa expedientes a su vez dentro de las series y dentro de la misma lógica. Series de acuerdo con la cronología. En el resto de las agrupaciones documentales se ordenan según su jerarquía, empezando por los principales y siguiendo por los accesorios. Tanto en volumen como en cantidad.
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MÉTODOS:

Dependen del criterio que establezca la entidad.

A través de la fecha, cronológico.

A través del alfabeto, alfabético.

A través de números, el numérico, suele ser árabe normalmente.

Y una mezcla de números y letras.

Cronológico

Orden dentro del cuadro. La fecha es el criterio de ordenación, siguiendo los tres componentes: año, mes y día. De mayor a menor. Los elementos se suceden, primero años luego meses y si no se conoce el día se coloca al final del mes. Si no se sabe el mes, al final del año. Y si no se conoce el año, se coloca al final de la década o del siglo.

c. igual a: alrededor de:

Alfabético.

Utiliza las letras del abecedario como elemento de ordenación. Se toma la palabra o la frase. Cuando se trata del nombre de una persona primero va el primer apellido luego el segundo y finalmente el nombre. Es el sistema más apropiado para los expedientes personales.

Si se consideran nombres de lugar, topográfico o topónimo, según la agrupación, comienza de los mayores a los menores. Si no es factible se sigue el nombre de los topónimos.

Se ordena por materias, en ellos se puede emplear el alfabético, pero ya no hay unidad.

Numérico.

Ordenación siguiendo la serie de guarismos del uno en adelante o por bloques. Las tablas de contabilidad están llenos de ellos. Es un sistema para documentación contable.

Alfanumérico

Combinación de letras y números para seguir los códigos de ordenación.

LA INSTALACIÓN.

En el depósito es una tarea relacionada con la organización de los fondos. Consiste en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación ya sean cajas, legajos o libros.

Copias o legajos, agrupación de expedientes y se ubican en estanterías, pueden ser clásicas, metálicas… dentro de la ubicación puden estar en legajos, archivadores para proteger los documentos.

Antes de esto se produce una identificación y el lugar que va a ocupar y se sigue con una asignatura que hace mención a la unidad de la instalación y su orden dentro de esta.

El sistema de numeración continua parece el más indicado para cualquier archivo en crecimiento, pues muestra las unidades de instalación mediante dígitos arábigos de uno en adelante.

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Ahora, bien en Colombia hay una Normatividad Archvistica y comienza con la siguiente ley.

LEY 594 DE 2000
(julio 14)
por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
El Congreso de Colombia
DECRETA:
T Í T U L O I
OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
Artículo 1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Artículo 2°. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Artículo 4°. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;
f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla;
h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;
i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;
k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.
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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
Artículo 5°. El Sistema Nacional de Archivos:
a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.
Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía;
f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
Artículo 6°. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:
a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;
b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio;
c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;
d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación,
de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

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CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
Artículo 7°. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
Parágrafo. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.
Artículo 8°. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
Artículo 9°. Los archivos según la organización del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Organos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autónomos.
Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8° y 9° de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

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T Í T U L O I V
ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
Artículo 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
Artículo 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.
Parágrafo 1°. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
Parágrafo 2°. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.
Parágrafo 3°. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.
Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
Artículo 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.
Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.
Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
Parágrafo 1°. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
Parágrafo 2°. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
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T Í T U L O V
GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
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ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.
Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase el inciso 2° del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: “La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo”.
Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

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SALIDA DE DOCUMENTOS
Artículo 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artículo 31. Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:
a) Motivos legales;
b) Procesos técnicos;
c) Exposiciones culturales.
Parágrafo. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.
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CONTROL Y VIGILANCIA
Artículo 32. Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Artículo 33. Organo competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
Artículo 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8° de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:
a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.

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ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
Artículo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.
Artículo 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.
Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
Artículo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
Artículo 41. Prohibiciones. Se prohibe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano;
b) Transferir –a título oneroso o gratuito– la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Parágrafo. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley.
Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.
Parágrafo. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.
Artículo 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.

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T Í T U L O X

DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN
Artículo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
Artículo 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.
T Í T U L O X I
CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
Parágrafo. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.
Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2° de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”.
T Í T U L O X I I
ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN
O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
DE LA NACIÓN
Artículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

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T Í T U L O X I I I
DISPOSICIONES FINALES
Artículo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
Artículo 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
El Presidente del honorable Senado de la República,
Miguel Pinedo Vidal.
El Secretario General del honorable Senado de la República,
Manuel Enríquez Rosero.
La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes,
Nancy Patricia Gutiérrez Castañeda.
El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,
Gustavo Bustamante Moratto.
REPÚBLICA DE COLOMBIA – GOBIERNO NACIONAL
Publíquese y ejecútese.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.
ANDRÉS PASTRANA ARANGO
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
Juan Camilo Restrepo Salazar.
El Ministro de Cultura,
Juan Luis Mejía Arango.

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