Su proyección al futuro se basa en la utilización ética de la información y el conocimiento, las tecnologías de la información y de las telecomunicaciones para la gestión de servicios archivísticos y sistemas de información documental centrados en las necesidades de la sociedad a la cual sirven.

Por sus conocimientos, habilidades y destrezas en el campo archivístico y su formación social, el profesional está en capacidad de liderar los procesos relacionados con el conocimiento, la organización, la recuperación, difusión y la preservación de la información y particularmente del patrimonio documental de la nación.

Es un agente constructor de una nueva sociedad capaz de afrontar los problemas propios del cambio social, de los modelos de desarrollo y la acertada proyección de escenarios futuros en el campo de la información y la documentación.

Es un profesional con una sólida formación en el campo investigativo y conocimientos de las tecnologías de la información a fin de que le permitan hacer frente a las nuevas tendencias mundiales del manejo de la información y del conocimiento registrado

Perfil ocupacional

Analista de información científica y técnica.
Gerente de servicios y recursos de información y documentación.
Director de unidades de información, tales como archivos públicos, privados, históricos, fotográficos, fílmicos; centros de documentación; centros de referencia.
Docente en ciencias, sistemas y servicios de información.
Capacitador y facilitador de aprendizajes sobre el manejo y uso de información.
Investigador en ciencias de la información: uso y consumo de información; efectividad e impacto de la información.
Asistente o auxiliar de investigación en proyectos sociales aplicados, especialmente en educación.
Analista y diseñador de sistemas, servicios y productos de información y documentación.

El señor Victorino Andrés González Sarubbi, encargado, muestra el contenido del archivo. El tipo de documentos que se encuentran en el archivo es variado, desde papel archivado en biblioratos,

Este trabajo es un análisis comparativo entre el libro de Cruz Mundet “Manual de Archivística” y el libro de Antonia Heredia “Archivística General”. Este estudio ha sido realizado siguiendo la estructura temática general de ambos.

Introducción a la Archivística.

Los dos autores primero exponen que la Archivística es una ciencia relativamente nueva, contrariamente a los objetos de los que se ocupan, que tienen antigüedad. Tanto Heredia como Mundet coinciden en que sólo se puede hablar de Archivística propiamente dicha hasta bien entrado el siglo XIX. Para Mundet la Archivística como tal no aparece hasta que Natalis de Wailly enuncia su principio de procedencia en 1841, diferenciándose de las demás ciencias.

Heredia también afirma que éste es el principio fundamental de la Archivística. Cruz Mundet va a distinguir dos períodos:

Pre-archivístico.

De desarrollo archivístico (en esta considera que ya es autónoma).

Mundet en un principio consideraba a Archivística como una disciplina (en el siglo XIX), pero para él ya se la puede considerar como una ciencia en constante evolución. Heredia la considera primero como una técnica empírica, pero a diferencia de Mundet le va a dar ahora dos tipos de consideraciones:

Disciplina independiente.

Ciencia auxiliar de la historia.

Concepto y definición de la Archivística.

Para Mundet la definición correcta es la dada por el Consejo Internacional de Archivos (C.I.A.) que se encuentra en el diccionario de terminología Archivística: “el estudio teórico y práctico de los principios, procedimientos y problemas concernientes a las funciones de los archivos”. Aquí engloba dentro de los archivos a los documentos, los pone al mismo nivel de importancia.

En cambio la definición que da Heredia es contraria a la de Cruz Mundet, ya que para ésta la Archivística es la ciencia de los archivos, no de los documentos, aunque en última instancia estos sean el producto integrante de aquellos. Por lo tanto considera que la función primordial de las Archivística serán los archivos, poniendo en un segundo plano a los documentos.

Así, su definición definitiva de Archivística es: “la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización”.

Finalidad de la Archivística.

Para Mundet la finalidad debe ser el almacenamiento de la información y hacerla recuperable para su uso. Mundet le otorga un tono más humano diciendo que está debe estar al servicio de la sociedad, ofreciendo la información ya sea a las instituciones productoras o a los ciudadanos.

Ciencia o técnica.

Para Mundet es una ciencia, sus principales puntos de apoyo para esta afirmación provienen de Tanodi, para este autor la Archivística tiene que cumplir tres requisitos fundamentales para poder entrar en la categoría de ciencia:

Tener un campo específico de investigación, un objeto.

Tal objeto debe ser investigado con un fin determinado: procurar el conocimiento por causas, o establecer leyes universales, o investigar una verdad.

Para lograr su fin, toda ciencia debe tener un método propio.

Sin embargo Tanodi dice que cumple dos requisitos fundamentales, tiene un campo de acción (los fondos), tiene su método, pero le falta el tercer elemento que es la parte científica, en el sentido estricto de “ciencia”.

Mundet afirma que la consideración de Tanodi es “un argumento equivocado y una visión reduccionista”. La Archivística tiene un objeto, un fin y un método propios, se define a sí misma y no por referencia a terceros. La Archivística posee una metodología en vías de normalización.

Para Heredia en contraposición a Mundet: “La Archivística es una disciplina al considerar que su nacimiento reciente no ha hecho posible aun la formulación de una teoría y de una metodología uniformes”. Aquí nos encontramos con el mayor de desacuerdo entre Mundet y Heredia.

Divisiones de la Archivística.

Mundet para establecer las divisiones se basa en otros autores; éstas serían: .

La archiveconomía o archivintendencia.

La Archivística o archivonomía.

Los servicios y la naturaleza jurídica del archivo.

La historia de los archivos y de la Archivística.

Heredia, en cambio va a establecer dos divisiones fundamentales:

Archivística general: Es aquella cuyos conocimientos ayudarán a ejercer el quehacer profesional de cualquier archivero en cualquier archivo de una forma directa.

Archivística técnica: esta integrada por los conocimientos procedentes de otras disciplinas y técnicas que inciden en los archivos y en los documentos para su conservación y reproducción y que sólo exigirán del archivero un acercamiento más o menos profundo a las mismas.

Ciencias auxiliares de la Archivística.

Paleografía

Etimológicamente es la técnica de leer las inscripciones y escritos antiguos, determinando su origen, período, etc.

Dentro de ésta los dos autores conciben esta ciencia como el estudio de las escrituras antiguas con el fin de estudiar la evolución histórica. Para Mundet los objetivos de la paleografía pueden resumirse en tres aspectos:

Leer y descifrar los signos gráficos (letras, palabras, frases, signos complementarios) de los correspondientes monumentos escritos, hasta llegar el paleógrafo lector a saber lo que aquéllos significan en su sentido más elemental y simple.

Hacer examen sistemático de las escrituras y de los monumentos escritos para tratar de situarlos en el tiempo y en el espacio.

Analizar la a naturaleza de los signos gráficos, para conocer el desarrollo intrínseco de la propia escritura, es decir, su origen, su evolución, sus cambios y variantes.

Para Heredia el archivero va a obtener dos consecuencias fundamentales: la lectura del contenido del documento y el auxilio, para, en ausencia de fechas, datarlo. Heredia dice que ésta nace unida a la diplomática e insiste a su vez en la obligatoriedad del estudio de esta ciencia por parte del archivero, ya que es un apoyo indiscutible para la interpretación y lectura de los documentos.

Diplomática.

Etimológicamente es el estudio científico de los diplomas y otros documentos, tanto en sus caracteres internos como externos, para establecer su autenticidad o falsedad.

Mundet dice que se puede definir la diplomática como: “ tratado del documento que lo analiza críticamente en todo su conjunto, especialmente en su forma, génesis, evolución, tradición y conservación; disponiendo dicho análisis en orden a averiguar su autenticidad, saber si es verdadero o falso, si lo es en todo o en parte, establecer su valor como fuente histórica”.

Heredia la define como: ”la ciencia que estudia el documento, su estructura, sus cláusulas, para establecer diferentes tipologías y su génesis dentro de las instituciones escriturarias, con el fin de analizar su autenticidad”. El fin de la diplomática no es otro que el establecimiento del método crítico con el que aquel ha de ser estudiado a través de sus caracteres externos e internos, a fin de fijar su autenticidad, datación, origen, transmisión y fijación del texto para determinar el valor del documento como testimonio histórico, para lo cual necesariamente ha de establecer su específica tipología.

Ambos afirman que la diplomática nos es conocida especialmente a partir del reinado de los Reyes católicos, afirman que aunque la razón de ser del documento es un acto jurídico, verdaderamente tiene como fin el valor del documento como testimonio histórico, asimismo Heredia hace un análisis más exhaustivo de las funciones de la diplomática:

El papel será el único soporte material utilizado para la escritura.

La solemnidad sigue reduciéndose hasta sus últimas consecuencias.

Se produce una preponderancia de las fórmulas jurídicas sobre las cláusulas diplomáticas que llevan a prevalecer con total oscurecimiento de las segundas.

La diversidad de fórmulas jurídicas determinará una nueva diversidad tipológica y terminológica paralela a la tipología diplomática.

Cobra una importancia inusitada el procedimiento administrativo. No ya la génesis del documento mismo en su “actio” y su “conscriptio”, sino la tramitación de un documento detrás de otro hasta formar ese entramado material y orgánico que es el expediente.

El expediente como unidad Archivística cobra entidad sobre el documento, pieza documental aislada.

Las piezas documentales singulares ceden el paso a las series documentales, en el más estricto sentido archivístico.

El análisis y estudio generalizador de la información específica que cada serie documental ofrece, ha de ser un enfoque necesario en el planteamiento de estos estudios.

Se intensifica la relación entre documento y su institución productora y por tanto han de interesarnos especialmente las instituciones como generadoras de documentos.

Cobra una gran importancia el movimiento de flujo y reflujo de los documentos en el caminar de su tramitación.

La diplomática moderna precisa de una relación cada vez más estrecha con la Archivística.

También destacan las conclusiones de Heredia:

Existe un considerable vacío de estudios diplomáticos para la edad moderna.

El archivero necesita de la delimitación de la tipología documental tanto para la organización como para la descripción.

La organización de cualquier fondo documental y la descripción de sus series exigirán siempre al archivero un estudio diplomático de la documentación producida por la institución en cuestión.

Tal estudio, y dentro de las características señaladas para la diplomática moderna, será también necesario antes de cualquier programación informática documental.

En el caso de instituciones similares habrá que establecer un consenso terminológico.

Mundet finalmente nos indica para qué sirven los conocimientos de la diplomática:

Conocer la tradición documental: Si se trata de un original o de una copia, y en este caso cual es su clase (simple, certificada…).

Evaluar la autenticidad, analizando los elementos formales a fin de saber si un documento es verdadero o falso y en qué grado.

Conocer la tipología diplomática, que está en función del número y de la disposición de los elementos formales.

Cronología.

Etimológicamente (crono- + -logía) tiene tres acepciones:

1. Sustantivo femenino. Ciencia que tiene por objeto determinar el orden y fechas de los sucesos históricos.

2. Manera de computar los tiempos: cronología griega, cristiana, musulmana.

3. Serie de personas o sucesos históricos por orden de fechas.

Para Mundet hay que distinguir entre cronología matemática o astronómica y la cronología técnica, es esta última, el objeto de atención de la Archivística, puesto que permite situar los acontecimientos en el desarrollo de la historia de la humanidad. Resulta especialmente útil para la documentación histórica.

Para Heredia, el estudio de la cronología, de los diferentes sistemas de datación y de las reducciones corresponde a diplomática. Sólo hace constar su necesidad para el archivero en cuanto que la fecha en el documento es uno de los elementos indispensables para su identificación.

Historia.

En este punto también coinciden básicamente en todo, para Mundet la Archivística recurre a ella para elaborar su propia historia, la relación entre ambas es muy estrecha, la organización de un archivo exige el conocimiento profundo de la historia. Para Heredia la historia se hace inexcusable para las tareas de organización, sobre todo para la clasificación.

Derecho e informática.

En la rama del derecho ambos autores concuerdan en que el archivero debe conocer determinados campos de derecho; en lo respectivo a la informática, los dos inciden en que puede ser una ayuda decisiva.

Definición de archivo.

En este apartado ambos autores mantienen la misma postura.

Para Heredia un archivo ” es uno o más conjuntos de documentos, sea cual sea su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden, para servir como testimonio e información para la persona o institución que los produce, para los ciudadanos o para servir de fuentes de historia”.

Este autor también remite a las definiciones de otros autores como Jenkinson, Jean Favier o la ley de archivos francesa de 3 de enero de 1979.

Mundet se va a remitir también a las definiciones de estos autores europeos y a la propia definición de Heredia, lo que demuestra su similar punto de vista del concepto de archivo. Mundet señala unas determinadas funciones de los archivos:

Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, durante ese período de máxima utilidad para la gestión administrativa de las oficinas y para la toma decisiones.

Asegurar la transferencia periódica al archivo de los documentos.

Aplicar los principios y técnicas modernos de valoración para, transcurrido un tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados indefinidamente, y destruir el resto.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación en sus distintas etapas, de acuerdo con los principios de la Archivística.

Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información, mediante los distintos instrumentos de descripción documental y valiéndose de las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologías.

Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.

Asegurar que éstas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento del servicio.

Etapas del archivo.

Mundet va a distinguir cuatro puntos fundamentales, basados en el sistema archivístico norteamericano de 1934, cuya idea principal es que los documentos tienen una vida similar a la de un organismo biológico: nace (fase de creación), vive (frase de mantenimiento y uso) y muere (fase de expurgo). Estos cuatro puntos fundamentales son:

Archivo de gestión: bajo el control de la administración, también es conocido como archivo de oficina, debe permanecer en esta fase durante cinco años.

Archivo administrativo: es una organización administrativa de gran volumen y complejidad, tan pronto como las oficinas dejan de utilizarlo llegan a este archivo.

Archivo intermedio: la documentación ha perdido prácticamente toda la utilidad que había tenido, durante otros quince años se valora, selecciona y se expurga.

Archivo histórico: la documentación se conserva indefinidamente, debe poder ser transmitido a las futuras generaciones.

Heredia va a resaltar solamente dos tipos de archivos: administrativos e históricos. Además considera que la división existente entre un archivo administrativo y un archivo histórico es exigua, y que la distinción entre uno y otro vendrá dada por su fin.

Origen del archivo.

Aquí Heredia va a defender la teoría de que el archivo nace en el momento mismo en que los documentos son producidos en la oficina o en una dependencia. Según este criterio destacan dos etapas fundamentales:

Pre-Archivística: se crean los documentos dentro de la entidad productora.

Archivística: la documentación ya entra en el depósito, también hay una selección, el conjunto documental que resulte elegido para su conservación es lo que llamaremos “fondo documental”.

Clasificación de archivos

Heredia en este punto nos explica que los archivos, según el productor pueden dividirse en:

Públicos: según su actividad puede ser judiciales, militares, municipales.

Privados: personales, nobiliarios, eclesiásticos y de empresas.

Los archivos públicos no podrán nunca ser destruidos, su categoría vendrá determinada por su ámbito, por su finalidad, serán administrativos o históricos. También pueden ser singulares o múltiples según tengan uno o varios fondos. El autor se va a explayar más que Mundet, dentro del contenido de los archivos, y va a tratar temas como la historia de los archivos, en el que de una manera superficial hay que destacar algunas ideas:

Los archivos van unidos a la historia del hombre.

Nacen como una necesidad de la vida pública y privada.

También se remonta a la antigüedad: Egipto, Mesopotamia para explicar que en esta época ya existían los archivos. Por último diremos que menciona de forma general la historia de algunos archivos españoles como puede ser: Archivo de la Corona de Aragón, Archivo General de Simancas, Archivo General de Indias, Archivo Histórico Nacional y el Archivo General de la Administración.

Concepto de documento.

Para definirlo Mundet utilizar el diccionario de terminología Archivística: ” La combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o para consulta”.

Antonia Heredia va a definir ésta de varias formas:

En un sentido amplio es todo registro de información independiente de su soporte físico. Abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano: (libros, revistas, fotografías, filmes, microfilmes etc.)

En un sentido más concreto es el testimonio de la actividad del hombre fijado en un soporte perdurable que contiene información, que sirve para dar noticia de un hecho.

Se observa la insistencia de Heredia en la afirmación de que los archivos y la información son dos términos indisolubles, en cambio puede haber documentos sin existir archivos. Los documentos son el objeto sobre el cual el archivero realiza su actividad profesional.

Los dos opinan que se trata de un soporte material (papel, piedra, cinta) en el que un medio (escritura, pintura) va a plasmar el contenido, la noticia.

Documentos de archivo.

Mundet nos da una serie de caracteres que le van a diferenciar del documento en un sentido general:

Carácter seriado.

Génesis, producto de las tareas de su productor.

Exclusividad, cada documento es único.

Interrelación, los documentos aislados no tienen valor, sólo tienen utilidad si pertenecen a un conjunto.

Para Heredia, un documento de archivo son los producidos o recibidos por una persona o institución en el curso de su gestión o actividad para el cumplimiento de sus fines.

Heredia coincide en estos puntos con Mundet:

Considera su carácter seriado (para ella será una de las notas más significativas de esta clase de documentos).

También los considera como únicos (no están publicados ni se manifiestan en múltiples ejemplares).

Heredia además va a distinguir también tres partes dentro de los documentos de archivos:

Material o física (pergamino, papel, cinta, disco).

Estructura (formulario, cláusulas).

Contenido (mensaje).

Esta autora va a desarrollar este apartado más que Mundet nos va a hablar de la transmisión de los documentos, ésta es imprescindible para el archivero, ya que le permite precisar la relación de cualquier documento con el original.

Caracteres externos e internos de los documentos de archivo.

Los dos autores concuerdan tanto en la denominación de los caracteres externos: estructura física o materialidad como de los caracteres internos: la lengua empleada, autor, destinatario, formulario, cláusulas, contenido o un mensaje.

Clasificación de los documentos de archivo.

En líneas generales opinan lo mismo en los puntos básicos; pero mientras Mundet realiza una estructuración más numerosa y diversa, la de Heredia es más completa y también va a incluir un elemento diferenciador de los postulados de Mundet, éste será la diplomática. La estructura que nos presenta Cruz Mundet es:

Caracteres externos:

Clases: dentro de este tendremos documentos textuales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, electrónicos.

Tipo: revela tanto el contenido como su estructuración.

Formato: la forma de reunirse los documentos.

Cantidad: número de unidades.

Forma: copia simple, certificada etc.

Caracteres internos:

Entidad productora: autor del documento.

Orígenes funcionales: razones de su origen.

Fecha y lugar de producción: los sitúa en el tiempo y espacio.

Contenido sustantivo: asunto o tema que trata documento. Este puede dividirse:

Intensivo: datos sobre asuntos concretos.

Extensivo: datos sobre un conjunto de elementos.

Diversificado: datos sobre cuestiones diversas.

Heredia como he expuesto anteriormente va a establecer un esquema más simplificado pero con un elemento distinto:

A) Caracteres externos: estos se pueden dividir en:

Documentos textuales: transmiten información mediante texto escrito.

Documentos gráficos: la información está representada por formas y colores.

Documentos en imagen: fotografías, diapositivas, películas.

B) Caracteres internos: la calidad del autor establecerá dos categorías diplomáticas: públicos y privados.

El documento público es el realizado por el funcionario público o representante del gobierno.

El documento privado es el realizado por y entre particulares sobre un asunto privado sin intervención de la autoridad pública o su representante legal.

C) Esta es la diplomática, será la que nos contraponga al documento dispositivo y al documento de prueba o probatorio.

Valor del documento.

Cruz Mundet y Antonia Heredia van a identificar dos valores: primario y secundario.

Archivística
Valor primario: también se le llama administrativo o legal, tiene como función plasmar la gestión de una actividad determinada, servir de garantía o de prueba de algo.

Valor secundario: o histórico, sirve como medio para la investigación cultural e hist

Ventajas y desventajas de los soportes para guardar fotos, videos, música y documentos.

Muchos tenemos en alguna parte una caja o un álbum lleno de viejas fotografías, preciosos recuerdos de tiempos y personas que guardarnos como tesoros. Gracias al papel en el que están impresas esas fotos esas memorias están intactas. Pero ¿qué pasará en las futuras generaciones? ¿Tendrán el equipo necesario para leer CDs y DVDs, por ejemplo? Y es que en realidad, las diversas formas de soportes de memoria actuales no solo son frágiles, sino que además se vuelven velozmente obsoletos.

CDs y DVDs. Estos discos son la primera opción cuando se piensa en copiar archivos y preservarlos a futuro. Pero esta solución tiene muchas contras. Primero, una longevidad muy variable: algunos de los primeros CDs gravables, que se suponía iban a durar 40 anos o más, quedan ilegibles tras apenas un par de años. Pero aquí no termina la cosa. Y es el que la segunda dificultad pasa por el hecho de que lo que nadie sabe si lo que alguien almacena hoy será legible con los equipos del futuro. Hace 20 años, los diskettes de 5 1/4 pulgadas estaban por todas partes, pero ahora es casi imposible hallar lectores de discos de ese formato.

Discos RIGIDOS. Cuando el espacio que ocupan los recuerdos digitales es mucho, lo mejor es recurrir a esta opción, para lo cual hay que comprar un disco rígido externo (en tamaños de hasta 1 .5 terabytes) y conectarlo a la computadora vía cable USB. En este caso, es preciso actualizar el disco regularmente; cuando se usa, mantenerlo desconectado para preservar su expectativa de vida. El problema con los discos rígidos es que son relativamente frágiles. Un “crash” (el choque de los cabezales de lectura contra las placas que rotan a toda velocidad) puede volver ilegibles los datos en segundos. Sólo un caro servicio de recuperación puede salvar los datos y no siempre. Las memorias de estado sólido (SSD) en cambio, no son tan frágiles. En lugar de placas magnéticas rotatorias, guardan los datos en chips de memoria flash como las que se usan con las cámaras digitales. Pero son caras: mientras que un rígido de 1 terabyte cuesta 100 dólares, una SSD de sólo 64 gigabytes (GB) esta un precio de 150 dólares (la capacidad máxima por ahora es de 128GB).

ONLINE. Guardar en Internet tiene la ventaja de que no hay riesgo de que se estropee el soporte de almacenamiento, y tampoco hay peligro de obsolencia. Con la facilidad de que, en teoría, es factible acceder a los archivos desde cualquier computadora con conexión a Internet. ¿Donde están las contras? En el costo, en la velocidad de trasferencia y en la duda de si la empresa de almacenamiento online elegida seguirá existiendo a futuro. Aunque muchas de estas firmas brindan cantidad limitada de espacio gratuito, las fotos digitales, los videos y los archivos de audio son pesados, de manera que suelen sobrepasar la cantidad gratuita de memoria, y hay que pagar por espacio adicional. Como todo tipo de soporte digital para guardar archivos tiene tanto ventajas como desventajas, lo mas aconsejable es salvar al menos dos copias en soportes diferentes. Es factible, por ejemplo, mantener una copia en un SSD y otra en un servicio online. Los especialistas aconsejan, además, escribir instrucciones: que tipo de archivos están guardados, los programas usados para crearlos y una orden de migrarlos a nuevos soportes si cambia la tecnología. Aunque todavía lo mas seguro sigue siendo echar mano “viejas técnicas”, como el papel. La caja en el fondo del placard sigue siendo irremplazable.

PROBLEMAS

• Durabilidad. Se creía que CDs y DVDs durarían 40 años, pero no llegan al10%.
• Precio. Las memorias de estado sólido o SSD son confiables, pero caras y pequeñas.
• Fragilidad. Los discos rígidos externos corren el riesgo de sufrir un crash.
• Espacio. El almacenamiento online ofrece poca capacidad y, es costoso.

Jay Dougherty Febrero de 2009 / Revista Noticias
Publicado por Juan Luis Reyna en 14:06
Etiquetas: Consejos

Un archivo digital, también denominado Fichero, es una unidad de datos o información almacenada en algún medio que puede ser utilizada por aplicaciones de la computadora.

Cada archivo se diferencia del resto debido a que tiene un nombre propio y una extensión que lo identifica. Esta extensión sería como el apellido y es lo que permite diferenciar el formato del archivo y, asimismo, interpretar los caracteres que conforman el contenido del archivo. De esta manera, un archivo de texto, podrá tener la extensión .txt (el nombre completo sería: ARCHIVO.txt); uno de documento enriquecido, .doc, .pdf; uno de imágenes, .jpg, .gif; y lo mismo ocurre con cada formato.

Por otra parte, al estar conformados por caracteres, de la cantidad que contenga dependerá el tamaño del archivo, el que se podrá medir en Bytes, Kilobytes, Megabytes, etc.

En cuanto a su ubicación, se guardan en subdirectorios o directorios y para poder acceder a ellos, la ruta está conformada por los diversos subdirectorios que lo contienen, hasta llegar al directorio contenedor.

Existen diversos tipos de archivos, pero los dos grupos principales en los que se suelen dividir son ejecutables y no ejecutables. Los primeros, los ejecutables, se refieren a aquellos que corren por sí mismos. En cuanto a los no ejecutables, por el contrario, necesitan de algún programa para poder funcionar.

También se puede hablar de archivos de texto plano, que son los que contienen sólo caracteres; de texto enriquecido, que además de caracteres, permiten utilizar otras aplicaciones como estilos, pero no imágenes; de Hiper Texto, los que se utilizan como base en las páginas web; etc
Actualmente existen muchas clases de archivos del tipo informático, pero para guardar el archivo existen muchísimos formatos y cada programa informático utiliza su propio tipo de archivo o formato

En este apartado explicaremos algunos de los formatos de archivos de imágenes que utilizan las cámaras digitales, así como los archivos que utilizan diferentes clases de software, programas informáticos.

Imagínese una aplicación que electrónicamente captura, almacena y administra literalmente todos los documentos generados o recibidos por su institución / compañía, tales como papeles, informes, arc…

Conservación de los Archivos Digitales

La conservación de las fotografías es un tema central para quienes estamos involucrados en su producción y difusión. Las colecciones artísticas, los trabajos comerciales, los álbumes familiares, todo lo que pueda definirse como un patrimonio o un “activo” visual debe ser tratado con los cuidados que los expertos de nuestro país y de todo el mundo recomiendan. La elección del medio de trabajo y de los materiales, y el modo de archivar las fotos condicionan la duración y la calidad de esta conservación.

Pero hoy se plantea un serio interrogante cuando hablamos de la conservación de la fotografía digital.

Copias digitales

En primer término debemos establecer una diferencia entre la conservación de archivos digitales y la de impresiones digitales. En el caso de las impresiones digitales estamos creando un objeto del mundo físico, que llevará la impronta de su creación digital pero cuyos cuidados de archivo siguen las mismas reglas que aplicamos a los materiales fotográficos tradicionales.

Vemos irrumpir entonces a todo un conjunto de sistemas de impresión que hasta hace poco eran desconocidos para los fotógrafos. Chorro de tinta, sublimación de tinta, láser, son sistemas que compiten con las copias en papel color fotosensible, antes procesado en laboratorio “óptico” o tradicional y ahora en el minilab digital.

La prevalencía de un sistema sobre otro estará determinada en el futuro por su calidad, su capacidad de permanencia en el tiempo y su facilidad y accesibilidad de uso, concepto que incluye al precio de la copia.

Actualmente en Argentina la mejor combinación de precio, calidad, y seguridad de conservación es la que ofrecen los sistemas de impresión por luz (Láser o LED) sobre papel color tradicional: los minilab digitales.

Los sistemas de sublimación de tintas tienen un costo operativo superior, empleando un equipo de menor precio.

El sistema de chorro de tinta, en sus versiones de alta calidad promete, mediante la utilización de tintas especiales, tiempos de conservación casi iguales a los del papel fotográfico tradicional a un costo operativo mayor. Debemos tener en cuenta que los papeles llamados “Fotográficos” para impresoras chorro de tinta presentan un pH bastante lejano del neutro, siendo generalmente ácido, lo que le da una menor estabilidad con el paso del tiempo.

Las tintas originales provistas por los fabricantes de las impresoras ofrecen más garantías que las tintas usadas para rellenado de cartuchos.

Es importante para el fotógrafo la información de consultores independientes como Wilhelm Imaging Research, Inc, de los Estados Unidos, que nos informa acerca de sus estudios sobre la permanencia de las impresiones fotográficas. Los datos pueden consultarse en

Los Archivos

El tema más complejo se plantea cuando debemos considerar la conservación de archivos digitales que no se han impreso, o sea equivalen a negativos, es decir, son la matriz a partir de la cual se hacen las copias.

La conservación de estos archivos está afectada por varios peligros que ponen en riesgo la transmisión de nuestra herencia visual hacia el futuro.

Hasta el presente se planteaba un tema menor: la conservación de los archivos escaneados a partir de fotos en los que siempre existía un material “real” de referencia, una copia original, una diapositiva o un negativo. Siempre quedaba la copia o la película, como material de base sobre el cual volver. Pero hoy el problema mayor es la conservación de los materiales “nacidos digitales”

Las innovaciones aportadas por la digitalización de la fotografía son enormes, pero esto no significa la eliminación de políticas de conservación efectiva a lo largo del tiempo.

Fragilidad de los soportes

Los soportes digitales son frágiles. Y es difícil conseguir estadísticas respecto a su estabilidad.

Un disco rígido es un dispositivo en riesgo permanente de fallas eléctricas o mecánicas, y de ataques voluntarios o involuntarios por parte de quienes tienen acceso a él. Aunque esté desconectado de la computadora, no hay mucha información acerca de cuanto tiempo pueda mantenerse su superficie correctamente magnetizada si no se accede periódicamente a él. El nivel de magnetización de los platos del disco puede decrecer a lo largo del tiempo.

En cuanto a los materiales con soportes plásticos, se han reportado casos de CD atacados por hongos y/o degradación del policarbonato que envuelve a la membrana metálica en la que están grabados los datos. Esta capa metálica es susceptible de oxidación a lo largo del tiempo. Hay estudios que hablan de estabilidades de 10, 20 y 100 años para este soporte, con lo que vemos que el panorama es bastante confuso, al tiempo que no hay un standard mundial acerca de cómo medir esta estabilidad .

Otro riesgo es la abrasión que sufre un CD o DVD que se coloca regularmente en una lectora. Para comprobar esto, baste una mirada a la superficie de nuestros CD más usados.

También debemos saber que la vida útil de un CD se cuenta desde su fecha de fabricación y no desde su fecha de grabación.

En cuanto a los CD regrabables, no es aconsejable su uso para conservación a largo plazo dado que para su fabricación se emplean tintes que pueden no ser estables en el tiempo.

Las tarjetas de las cámaras también presentan poca estabilidad en el largo plazo.

Obsolescencia del dispositivo

¿Quién se acuerda de los diskettes de 8 pulgadas, anteriores a 1970 y fabricados por IBM o del más contemporáneo floppy de 5 pulgadas creado por los Laboratorios Wang y difundido por todo el mundo?

Si alguien quiere recuperar datos grabados en un dispositivo de este tipo deberá recorrer depósitos de chatarra informática en busca de una diskettera o de una computadora completa que sea compatible.

La constante presión de los fabricantes por introducir nuevos modelos genera una obsolescencia prematura y la recuperación de los datos está ligada a la disponibilidad en el mercado del dispositivo de lectura correspondiente.

Como esa obsolescencia está programada en el diseño de estos componentes, sabemos que se los construye con una resistencia mecánica sólo suficiente para su período de vigencia como tecnología de punta.

Obsolescencia del sistema

Los datos digitales dependen no solamente de un dispositivo de almacenamiento sino de un software adecuado. Por eso es que los programas siempre incluyen funciones de compatibilidad retrógrada, para poder abrir archivos muy viejos, creados con programas en desuso. El programa Excel abre archivos creados por el dBase III, aunque este programa haya sido superado hace varios años. Photoshop abre los viejos PCX y las primeras versiones de EPS.

Para asegurar una correcta recuperación de los datos digitales en el futuro confiamos en que los fabricantes de programas continúen incluyendo este tipo de compatibilidad.

Dependencia de la energía

Si se planteara una catástrofe mundial que dejara a nuestras ciudades con acceso restringido o nulo a la energía eléctrica, todos nuestros “activos digitales” estarían en peligro. Si alguien decidiera dejarnos sin energía eléctrica, nos dejaría también sin memoria. Pero en el caso de una catástrofe como esa vamos a estar preocupados en conseguir comida y agua potable, así que los archivos serían nuestra menor preocupación.

Integridad

Una característica de los archivos digitales es su necesidad de una integridad absoluta. ¿Que significa esto? Que sólo podremos acceder a un archivo en la medida en que todos los datos originales están presentes. Si hay alguna alteración, aunque sea mínima, no es posible, en primera instancia acceder a los datos. Dicho de otra manera: si una fotografía sobre papel pierde un 1 % de su tamaño por una rotura o mancha, podemos seguir disfrutando del 99 % restante. No ocurre lo mismo con los sistemas digitales. La perdida de un 1 % de los datos por rotura del archivo o del soporte puede causar la perdida total del archivo.

No hay archivos cerrados

Cuando miramos una foto impresa, antigua o moderna, vemos también la voluntad de alguien de “cerrar” esa pequeña obra. Alguien decidió imprimir la imagen, pasar de negativo a positivo, valorar la imagen a través de una ampliación.

Pero mientras el archivo sea digital, estará expuesto muy fácilmente a la posibilidad de sucesivas ediciones o modificaciones. No hay un formato de archivo digital “cerrado”. Todo archivo digital puede ser editado una y otra vez de manera rápida y relativamente sencilla. Esto también es fragilidad

Concepto de archivo

El mismo concepto de archivo cambia. Antes de la era digital, una foto podía o no ser “archivada” de acuerdo a la valoración que alguien (familia, museo, empresa, escuela) hiciera de ella.

Ahora, en la era de las cámaras integradas a través de las redes inalámbricas, la unidad de archivo de la cámara es vista como un disco más de la red, de modo que esa foto ya está integrando un archivo en el momento de ser tomada.

Nivel de calidad

Con la digitalización de la fotografía el concepto de calidad ha pasado de perseguir la mayor calidad posible a buscar la menor calidad aceptable.

Esto ocurre en muchos medios de prensa, que hacen producir a los fotógrafos imágenes con el nivel mínimo de calidad publicable. Que pasará cuando alguien quiera hacer un libro o simplemente estudiar esas imágenes en el futuro?

Si hoy contamos con buenas fotos de nuestro pasado es porque muchos fotógrafos cargaron como burros con sus cámaras y sus placas de vidrio, que aún hoy preservan detalles asombrosos.

Nombres de archivo, metodatos y búsqueda

El concepto de conservación debe extenderse a los nombres con que se archivan las fotos, y a los metadatos en forma de texto que se incluyen dentro del archivo. La pregunta consistiría entonces en qué datos incluir, y qué nombre dar a los archivos. Tengamos presente que las cámaras actuales nombran a los archivos con secuencias de números al azar, y puede ser difícil que alguien recupere información basada sólo en nombres de archivo abstractos.

A estos criterios de búsqueda debemos agregar la búsqueda por patrones vectoriales o funciones matemáticas derivadas de esquemas visuales existentes en las fotos. Así podríamos buscar en un conjunto de fotos determinadas imágenes de cielos o de ramas, pero también determinados patrones de rostros o personas. Los fotógrafos deberíamos evaluar esta perspectiva si nuestras fotos están en una red a las que alguien puede tener acceso.

Imaginar que alguien puede navegar la base de fotos de un medio periodístico para encontrar todas las imágenes en que aparezca una determinada persona no es ciencia ficción (en nuestro país lo hacen los sistemas de seguridad visual de las canchas de fútbol).

Imaginemos esta arma en manos de una dictadura. Deberíamos buscar que estas tecnologías sean compatibles con la preservación de los derechos individuales de las personas.

Conclusión

Una política razonable es la de la migración permanente. Cada vez que aparece un nuevo medio de almacenamiento, debemos migrar todo nuestro archivo hacia él. Por ejemplo, si contamos con una colección de fotos en CD, hoy deberíamos pensar en copiarla en DVD. De este modo actualizamos el hardware y software correspondiente. Por supuesto el tema se complica con las colecciones grandes, pero un archivo de imágenes digitales sólo puede ser seguro si esta “vivo” y bien cuidado.

Las bibliotecas de las universidades de Cornell y Yale así como la NARA (National Archives and Records Administration) de los Estados Unidos plantean la necesidad de contar con archivos híbridos. Vale decir, en el caso de la fotografía, contar con la fotografía en papel y el correspondiente archivo digitalizado. Esto permite una amplia distribución de la información y garantiza una buena conservación en el tiempo. El problema se plantea aquí con las imágenes “nacidas digitales”.

Debido a la fragilidad de los soportes digitales en el tiempo, los fotógrafos debemos evaluar seriamente esta realidad: la única manera de preservar las fotos en el estado actual de la tecnología es hacer impresiones sobre materiales fotográficos de estabilidad comprobada.

Dora A. Duque Molina

BIBLIOGRAFIA

MACIONIS, John J; PLUMMER, Ken. Sociología. Editorial Prentice Hall. Madrid 1999, PP 484- 502

“¡DESPERTAOS!”: Fragmento de La rabia y el orgullo, libro-testimonio de Oriana Fallaci tras los ataques terroristas del 11 de septiembre de 2001. Publicado en España por La Esfera de los Libros (15-09-06)
http://www.mercaba.org/FICHAS/Articulos/la_rabia_y_el_orgullo_1.htm Enero 24 de 2008 09:20 AM

http://www.libertaddigital.com/php3/noticia.php3?cpn=1276288016 Enero 24 de 2008 09:25 AM

VIDEO DE LAS RELIGIONES DEL MUNDO

De las diversas ramas en que se divide la religión cristiana, la más extendida es la católica romana. Ésta es la religión mayoritaria en América Latina y buena parte…

Administración de documentos y archivos
Planteos para el siglo XXI

CONTENIDO

Manuel Vazquez Murillo

Los documentos que usa nuestra sociedad nos rodean y sumergen. Sin ellos no podemos vivir. Esta característica, agudizada y en crecimiento contínuo después de la segunda mitad del siglo XX, ¿no puede ser usada para elevar el nivel de vida democrática mientras mientras están vigentes y activos? ¿Por qué hemos de esperar a que se conviertan en Históricos para descubrir su utilización práctica? Las sociedades iberoamericanas -en mayor o menor grado- estamos padeciendo enfermedades de nuestros sistemas democráticos. Los llamados “documentos de archivo”, su tramitación, y la circulación de la información en ellos contenida tienen una vinculación poco observada con lo que se llama burocracia. ¿Qué pasaría si nosotros, los Administradores de Documentos y Archivos, buscáramos convertir la tramitación y la circulación de información en una red de autopistas, en ves de una telaraña? En este libro se alinean los conceptos y definiciones de los términos fundamentales de la antigua Archivística -hoy Ciencia de la Administración de los Documentos y Archivos-, en prosecución de los objetivos arriba sugeridos. De ninguna manera desconocemos o menospreciamos los aportes anteriores. Tomamos de su virtualidad y riqueza lo que nos pide el tiempo y lugar al que nos toca servir.

CONTENIDO

Precio de venta: US$ 15.-
Solicite su ejemplar a: nuevoparhadigma@citynet.net.ar

Manuel Vázquez Murillo

E-Mail: r

Nacido en Tucumán (Argentina) en 1932, ostenta dos títulos universitarios: uno de juventud, Licenciado en Teología, de 1956, y otro de 1973, Archivero, por la Universidad Nacional de Córdoba, que ha sido su profesión y materia de su docencia universitaria desde esa fecha. Se especializó en Selección Documental de documentos de archivo y en Teoría Archivística. Para la primera especialización escribió, en 1982, el Manual de Selección Documental, publicado en modesta edición en Córdoba y reeditado luego en Bogotá en 1992, con ampliación y actualización, y en 1995, en Sevilla, otra vez renovado. En 2002 replanteó el tema en un libro titulado Cómo seleccionar Documentos de Archivo, publicado en Córdoba, en una cuidada edición. Sobre Teoría Archivística, escribió Introducción a la Archivología, que vio la luz en Bogotá, en 1997, libro que es el antecesor del que tiene el lector en sus manos, Administración de Documentos y Archivos. Planteos para el siglo XX, publicado por Editorial Alfagrama. Entre las obras del autor podemos citar también El Patrimonio Documental, 1981; Estudio del Carácter Original de los documentos, 1988; Política de la Administración de Documentos y Archivos, 2003, y gran cantidad de artículos en revistas archivísticas iberoamericanas, traducciones del francés e inglés, etc. Actualmente jubilado, sigue preparando cursos y escritos cuyo denominador común es la adecuación de la Archivología a las necesidades y exigencias del siglo XXI en Iberoamérica. .

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Los archivos de empresas qué son y cómo se tratan
Autor principal:
González Pedraza, José Andrés
Materias a las que pertenece:
Fuentes de información: Biblioteconomía y Documentación > Archivística > Gestión y organización
Empresa. Parte general > Empresa. Varios > Obras diversas
Las empresas cumplen una misión esencial en la vertebración de nuestra sociedad por el impacto de sus actividades en los ámbitos económico, social y técnico. Para el cumplimiento de sus objetivos y el control de todas las actividades de su negocio, las empresas han necesitado y necesitan documentar todos los procesos que llevan a cabo. En la actualidad, los archivos de las empresas ocupan un papel importante dentro de la profesión, su acceso es demandado por los ciudadanos y los investigadores y las empresas han asumido su importancia desde los puntos de vista administrativo, legal y para la creación de una imagen corporativa ante la sociedad. Por estas razones, era necesaria la redacción de un manual de lectura y de consulta, para introducir al lector en la naturaleza y características específicas de los archivos de las empresas, ofrecer las pautas para la organización de sus documentos y responder a los interrogantes que plantean el tratamiento de las series documentales y los permisos de acceso a la información. El libro está dirigido a distintos lectores. Para el archivero profesional, esta obra es un punto de partida para el intercambio de opiniones y experiencias y el necesario contraste con las situaciones particulares; para el estudiante o el opositor, se ofrece una síntesis sobre la teoría y la práctica archivísticas dentro de las empresas. Para el investigador que se aproxima por primera vez a estos archivos, se ofrece una amplia relación de centros en los que, con seguridad, se abren numerosas expectativas de investigación en los más diversos campos. Para el gestor y el responsable de las empresas, en fin, se analizan las razones por las que un archivo es necesario y tiene su razón de existir dentro de la estructura de la entidad.

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Archivos y Derechos Humanos
Autor principal:
Alberch Fugueras, Ramón

Materias a las que pertenece:
Fuentes de información: Biblioteconomía y Documentación > Archivística > Gestión y organización
El extraordinario impulso experimentado en la vinculación de la información contenida en los archivos con la defensa de los derechos humanos es un hecho trascendental para la teoría y la práctica archivísticas, en la medida en que reafirma y resitúa el tradicional valor testimonial y probatorio de los documentos y los emplaza en una dimensión plenamente democrática. En este sentido, la centralidad de los archivos en las políticas de recuperación de la memoria y en los procesos de transición de regímenes autoritarios a sistemas democráticos ha sido asumida por los medios de comunicación que tratan las noticias relacionadas con los archivos y los documentos cada vez con una mayor amplitud y notoriedad. Asimismo, la creciente sensibilidad y adhesión del colectivo profesional a los principios que rigen los derechos humanos está generando una producción y una difusión pública muy notable de proyectos, actividades e investigaciones. Por esta razón, parecía recomendable llevar a cabo una compilación de toda la intensa y variada producción erudita y periodística sobre los archivos y los derechos humanos para dotar a los profesionales de un trabajo de síntesis que sistematizara los conocimientos actuales y aglutinara las numerosas directrices y propuestas de acción derivadas de los organismos internacionales y que procediera al análisis de diferentes modelos de estudio y reflexión. En último término, este trabajo no solo pretende introducir en el tema a los profesionales de los archivos y de otros sectores próximos, como historiadores, museólogos, bibliotecarios o documentalistas, sino que entiende que las sinergias que necesariamente deben producirse en un desafío de tanta centralidad como los derechos humanos pueden propiciar que sectores como los antropólogos, juristas, periodistas y defensores de los derechos humanos perciban la utilidad de los archivos en este reclamo colectivo de dignidad y justicia universales.

Sistemas de informacion para la administracion
de James A. Senn

Acerca de “Sistemas de informacion para la administracion”

Contenido del índice:

Capítulos:

1 – Introducción a sistemas de información.
2 – Conceptos de información administrativo o gerencial.
3 – Conceptos de sistemas.
4 – Sistemas de información en la organización.
5 – Introducción a los computadoras personales y a las maxicomputadoras.
6 – Como funciona una computadora? Suplemento 6: Sistemas numéricos y operaciones aritméticas.
7 – Programática (software) para sistemas de información. Suplemento 7: El ciclo de programación.
8 – Archivos y procesamiento de archivos. Suplemento 8: Técnicas de validación de entrada de datos.
9 – Administración de bases de datos.
10 – Comunicaciones de datos.
11 – Sistemas de procesamiento de transacciones.
12 – Sistemas de manejo de información.
13 – Sistemas de apoyo de decisiones y sistemas expertos.
14 – Sistemas de información para oficina.
15 – Análisis de necesidades. Suplemento 15A: Plan para la estructuración de sistemas. Suplemento 15B: análisis de costo beneficio para los sistemas de información.
16 – Estructuración del diseño de sistemas. Suplemento 16: ingeniería del software y desarrollo.
17 – Desarrollo de sistemas de información de usuario final.
18 – Implementación de los sistemas de información.
19 – El impacto de los sistemas de información en la estrategia corporativa.
20 – Sistemas de información en el futuro Modulo de estudio de casos.

Administración de documentos y archivos. Planteos para el siglo XXI.
Tabla de contenido

Introducción
Claves del libro

Los autores elegidos como compañeros permanentes

Portada

Capítulo 1.

Comunicación, información, documento

1.1. Definiciones
1.1.1. Comunicación
1.1.2. El mensaje
1.1.3. Información
1.2. Concepto de documento
1.2.1. Documento para documentólogos
1.2.2. Documento para historiadores
1.2.3. Documento para museólogos
1.2.4. Documento para bibliotecarios
1.2.5. Documento para juristas
1.2.6. Documento para diplomatistas
Notas del Capítulo 1. De la 1 a la 8

Capitulo 2.

El documento de gestión o de archivo

2.1. Definición
2.2. Términos relacionados
2.2.1. Pieza documental
2.2.2. Registro
2.2.3. Record
2.2.4. Registratur
2.3. Clasificación de los documentos de gestión o de archivo
2.3.1. Clasificación por el tipo documental
2.3.1.1. Documentos dispositivos o informativos
2.3.1.2. Documentos testimoniales o registrales
2.3.1.3. Documentos meramente probatorios
2.3.2. Clasificación por la tradición documental
2.3.2.1. Original
2.3.2.2. Copia
2.3.2.3. Borrador
2.3.2.4. Minuta
2.3.3. Clasificación por el tipo de función a la que sirven
2.3.3.1. Documentos sustantivos o característicos
2.3.3.2. Documentos comunes o facilitativos
2.3.4. Clasificación por el grado de accesibilidad a los usuarios
2.3.5. Clasificación por el ámbito jurídico al que pertenecen (públicos y privados)
2.3.6. Clasificación por la relación temporal
2.3.7. Clasificación de los documentos por el soporte del texto
2.3.8. Clasificación por el sentido humano que percibe el mensaje
2.3.8.1. Documentos visuales o visibles
2.3.8.2. Documentos sonoros o audibles
2.3.8.3. Documentos audiovisuales
Notas del Capítulo 2. De la 9 a la 20

Capítulo 3.

El ciclo vital de los documentos de gestión o de archivo

3.1. Introducción
3.2. Primera edad
3.2.1. Momento de planificación
3.2.2. La tramitación
3.3. Segunda edad
3.3.1. Momento de vigencia
3.3.2. Momento de plazo precaucional
3.4. La fase permanente o histórica
3.5. Síntesis de otros planteos del ciclo vital
3.6. Comentario sobre los planteos
3.7. Algunas consecuencias prácticas sobre el ciclo vital
Notas del Capítulo 3. De la 21 a la 2

Capítulo 4.

Casos especiales. Documentos de gestión o de archivo

4.1. Documentos que son comunes a archivos y bibliotecas
4.1.1. Lugar de archivamiento
4.1.2. La descripción de estos documentos
4.1.3. La biblioteca de archivo
4.2. Documentos tridimensionales
4.3. Expedientes, formularios y computadora
4.3.1. Expedientes
4.3.2. Formularios
4.3.3. Tramitación por computadora
4.4. La oficina sin papeles
4.5. Los documentos vitales
4.5.1. Definición estadounidense
4.5.2. Definición canadiense
Notas del Capítulo 4. De la 23 a la 28

Capítulo 5.

La archivalía

5.1. Introducción
5.2. Definiciones de archivalía
5.3. Definiciones de archivalía bajo el nombre de archivo
5.4. Términos relacionados
5.4.1. Fondo documental
5.4.2. Documentación
5.4.3. Colección documental
5.5. Cuándo nace la archivalía
5.6. La archivalía como recurso para el desarrollo de la comunidad
5.6.1. Recursos jurídicos. Documentos dispositivos del Estado
5.6.2. Recurso registral. Documentos testimoniales del Estado
5.6.3. Recursos técnicos I. Documentos científico-técnicos
5.6.4. Recursos técnicos II. Documentos sobre obras públicas
5.6.5. Recursos onomásticos. Listas de personas por categorías
5.7. La archivalía como Patrimonio Documental
Notas del Capítulo 5. De la 29 a la 38

Capítulo 6.

El archivo

6.1. El término archivo
6.2. Definición
6.3. Términos relacionados
6.4. Clasificación de los archivos
6.4.1. Por el tipo de institución a las que sirven
6.4.2. Por la cantidad de instituciones a las que sirven
6.4.3. Por la cantidad de uso de los documentos que albergan
6.4.4. Por la fase del ciclo vital de los documentos que guardan
6.4.5. Por la relación con el destino final de los documentos
6.4.6. Por las características de los conjuntos documentales que contienen
Notas del Capítulo 6. De la 30 a la 43

Capítulo 7.

Los sistemas de administración de documentos y archivos

7.1. Acuerdo terminológico
7.2. Elementos que constituyen el Sistema de Administración de Documentos y Archivos
7.2.1. Archivo General, Nacional y permanentes
7.2.2. Archivo intermedio
7.2.3. Archivo central
7.2.3.1. Archivos centrales en un gran sistema
7.2.3.2. Archivo central en un sistema pequeño
7.2.4. Archivos sectoriales
7.2.5. Archivos de trámite
7.3. Circulación de información en un sistema de archivos
7.3.1. Circulación interna de la información
7.3.2. Circulación externa de la información
7.4. Dónde ubicar la dirección del sistema
7.4.1. En el Archivo General
7.4.2. En el Archivo Intermedio
7.4.3. En un órgano externo y por encima del archivo general y del archivo intermedio
7.4.4. De quién hacer depender el sistema
7.5. Objetivos del Sistema de Administración de Documentos y Archivos
7.5.1. Objetivos de la política para los documentos en sus dos primeras edades
7.5.2. Objetivos sobre el patrimonio documental
7.5.3. Objetivos sobre la circulación externa de la información
7.6. La informática en un Sistema de Administración de Documentos y Archivos
7.7. Algunos asuntos de interés
7.7.1. ¿Conviene que los tres poderes del Estado formen parte de un inmenso sistema?
7.7.2. Dependencia jerárquica y dependencia funcional dentro del sistema
7.7.3. Planes de estudio adaptados a la conducción política de sistemas de archivos
Notas del Capítulo 7. De la 44 a la 45

Capítulo 8.

La Política de Administración de Documentos, Información y Archivos

8.1. Definiciones
8.2. Objetivos de la Política Documental para el siglo XXI
8.2.1. Introducción a los objetivos
8.2.2. Objetivos que atienden a la vertiente administrativa
8.2.3. Objetivos que atienden a la vertiente del patrimonio documental
8.3. Recursos de la Política Documental para el siglo XXI
8.3.1. El poder de los documentos de gestión
8.3.2. La apertura o clausura de información contenida en los documentos de gestión
8.3.2.1. Documentos de difusión obligatoria
8.3.2.2. Documentos de libre acceso
8.3.2.3. Documentos confidenciales
8.3.2.4. Documentos secretos
8.3.2.5. Modos prácticos de usufructuar la información
8.3.3. Los manuales de procedimiento.
8.4. La legislación sobre Administración de Documentos y Archivos
8.4.1. Legislación sobre documentos de archivo
8.4.2. Legislación sobre administración de documentos en fase administrativa
8.4.3. Legislación sobre Patrimonio Documental y documentos de valor permanente
8.4.4. Legislación sobre sistemas de administración de documentos y archivos
8.4.5. Legislación sobre el uso de la información
8.4.6. Legislación sobre los administradores de documentos y archivos o archiveros
Notas del Capítulo 8. De la 46 a la 47.

Capítulo 9.

Política sobre los usuarios

9.1. Usuarios clásicos y nuevos
9.1.1. La sociedad civil como usuaria
9.1.2. La entidad productora / receptora como usuaria
9.1.3. Las personas o entidades implicadas en la tramitación
9.1.4. Los investigadores del Patrimonio Documental
9.2. Dos usuarios característico
9.2.1. Las estadísticas y los estadígrafos
9.2.2. La investigación periodística
Bibliografía del Capítulo 9
Capítulo 10.

El administrador de documentos y archivos o archivero

10.1. Definición
10.2. Términos relacionados
10.3. Incumbencias profesionales de los administradores de documentos y archivos
10.3.1. Incumbencias en relación con los documentos de gestión y con los que integran el patrimonio documental
10.3.2. Incumbencias en relación con la circulación de la información contenida en los documentos en gestión y en el patrimonio documental
10.3.3. Incumbencias en relación con los archivos y los sistemas de administración de documentos y archivos
10.3.4. Incumbencias sobre el servicio a los usuarios
10.3.5. Incumbencias en relación con las asociaciones de archiveros
10.3.6. Incumbencias del administrador de documentos y archivos en relación con la docencia de su profesión
10.4. Desarrollo explicativo de algunas incumbencias
10.4.1. Incumbencias del archivero frente al patrimonio documental
10.4.2. Incumbencias más detalladas del administrador de documentos y archivos cuando es director de un sistema de archivos
10.4.3. Incumbencias de las asociaciones de administradores de documentos y archivos o archiveros
Notas del Capítulo 10. De la 49 a la 59

Capítulo 11.

Ciencia de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología

11.1. Definición y términos relacionados
11.2. La Administración de Documentos y Archivos o Archivología es una ciencia
11.2.1 Territorio de la Administración de Documentos y Archivos o Archivología
11.2.2. Relación de la administración de documentos y archivos con otras ciencias
11.2.2.1. El derecho
11.2.2.2. La sociología
11.2.2.3. La administración de empresas
11.2.2.4. La historia
11.2.2.5. La diplomática
11.2.2.6. La informática
11.2.2.7. La microfilmación
11.2.2.8. La arquitectura
11.2.2.9. La química
11.2.2.10. La biología
11.2.3. La terminología
11.2.4. El método de la ciencia de la Administración de Documentos y Archivos
11.3. Usuarios de los documentos de gestión
11.4. Cómo experimenta la ciencia de la Administración de Documentos y Archivos
11.5. La carrera de Administración de Documentos y Archivos o Archivología
Notas del Capítulo 11. De la 60 a la 72
Apéndice
Índice de autores citados
Índice de temas

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ARCHIVISTICA

Concepto y definición.

Objeto, fin y método.

Principios y normas.

Evolución histórica de la ciencia archivística.

Ciencias y técnicas auxiliares.

Paleografía

Diplomática

Cronología

Historia

Derecho

Técnica de la información

Lingüística

1. EL NACIMIENTO DE LA ARCHIVÍSTICA
La archivística es una ciencia relativamente moderna con origen en el siglo XIX. Se inicia con el nombre de archivología. Se comienza como una ciencia que se va a encargar del arreglo y la conservación de los archivos.

La independencia de la archivística de otras ciencias históricas es relativamente moderna. En 1898 se publica, en inglés, el primer manual sobre archivística, que se traduce al español en 1940.

Aún no están definidos los campos de la archivística, no tiene un lenguaje propio; el que tiene es prestado de la historia, de la paleografía y la biblioteconomía. El nacimiento como disciplina es reciente.

Partiendo de la experiencia ha desembocado en la fijación de unos principios esenciales, en una metodología y en un lenguaje propio que la identifica como una ciencia diferente a otras. La archivística, hoy en día, se encuadra dentro de las ciencias técnicas de la documentación e información. Es una disciplina práctica.

En sus orígenes, la archivología nace unida a la diplomática, a la paleografía y a la biblioteconomía. Es una dependencia negativa, no la deja avanzar y apenas tendrá distinciones en cuanto a metodología y terminología. La formación de los archiveros se producía en la escuela diplomática del siglo XIX.

Se desarrolla la idea de que los documentos se pueden organizar de acuerdo a la estructura de la institución de la que proceden, diferenciándose de las bibliotecas.

2. CONCEPTO Y DEFINICIÓN

La archivística es la ciencia de los archivos. Como tal, se ocupará de la historia, la creación, la organización, el servicio de la sociedad… Y que llegue a quien solicite la información. Tiene como base el documento.

El documento es el objeto de atención de la archivística. Lo comparte con la diplomática que estudia el documento uno por uno, documentos antiguos, pormenorizando su formulario y sus cláusulas. La archivística lo ve como un conjunto, la paleografía ve los caracteres gráficos, la sigilografía los aspectos de validación de un documento…

La archivística es la ciencia que estudia la naturaleza de los archivos, los principios de su conservación y organización y los medios para su utilización. Los medios son guías y catálogos…

El diccionario de archivística es la disciplina que trata de los aspectos teóricos y prácticos de los archivos y da su función. La ciencia práctica que requiere unos conocimientos teóricos.

Es la ciencia que estudia el nacimiento del archivo, sus principios de conservación, organización y ponerlo al servicio del público. Es importante la organización del archivador.

El archivo:

Lugar donde se guardan los documentos de cada información. Y hay un edificio donde se guardan.

Conjunto de documentos portadores de información, el objeto de la archivística y de los archivos.

3. OBJETO, FIN Y MÉTODO
La finalidad principal es el servicio: ofrecimiento de una información a una persona, a una institución… suministrar información.

El método: se utilizan procedimientos y tareas del archivero para conseguir el servicio que se pretende. Estas tareas tienen etapas:

Acoger la información según va llegando a la institución. Suele tener unas características históricas. Ya viene catalogado y ordenado.

Conservación en un lugar adecuado, sin humedad, sin sol

Organizar lo recibido.

Servir el documento: ofrecerlo. A veces serán los originales, o por catálogos.

El documento es parte de un todo estructurado y aislado no tiene sentido. Este carácter seriado es fundamental y marca las diferencias con otras ciencias como la biblioteconomía y la documentación.
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4. PRINCIPIOS Y NORMAS

Los archivos tienen un carácter eminentemente jurisdiccional y por ello van a necesitar unas técnicas que aseguren el sistema. Estas técnicas responden a una institución. Y es diferente al de una biblioteca o a un museo.

El sistema seria el principio de procedencia o respeto y origen del archivo. Este principio es aceptado por todo el mundo, ya esté desarrollado o no.

Definición: aquel según el cual cada documento debe estar situado en el fondo documental del que procede, y este fondo en su lugar de origen.

Los documentos se producen en un orden secuencial y lógico.

Este origen y este orden es la consecuencia de la naturaleza jurisdiccional del archivo y de su fondo.

Este simple principio mantendrá la unidad y la independencia del fondo, su integridad y la característica serial de los documentos. Por ninguna razón se permitirá que se agrupen por materias o por motivaciones onomásticas documentos que integran diferentes seriales documentales. Esta agrupación solo se permitirá mediante índices y ficheros a parte, fuera de la documentación original.

Es válido porque el fondo de archivo: antiguo, moderno, pequeño, grande…

Hay que conocer la historia de la institución y el principio de procedencia obliga a describir un documento, la clase, el nombre…

El desarrollo y la aplicación de este principio ha dado lugar a un conjunto de normas para tratar la documentación. No son comunes a todos los archivos, no hay un único sistema, porque dentro de una nación igual no hay una lengua igual, depende también de los departamentos. En el área de los archivos.

5. EVOLUCIÓN HISTÓRICA.

Antes del nacimiento de la archivística como ciencia existía, los archivos estaban organizados y servían a un objetivo. Los archivos eran en principio un depósito de testimonio escrito. Había archivos móviles, aquellos que indicaban como se movía el rey, la documentación.

En un principio los libros y los documentos se conservaban unidos. No hay noción de biblioteca y de archivo. Poco a poco se separan y se lleva a cabo fundamentalmente con el auge de las chancillerías, depósitos de documentación. Su organización es preferentemente cronológica. También hay documentos organizados alfabéticamente o por materias.

En España, al iniciarse la edad moderna hay una tendencia a agrupar la información geográficamente y en series.

Archivo de las indias, serie de peticiones, consultas y de imposiciones. En el siglo XIX se formula el principio de procedencia, pero en España aún se usan técnicas bibliotecarias, por lo que hay un retroceso en esta materia.

En los primeros años de la archivología en los siglo XIX y XX, esta ciencia reviste un carácter historicista y erudito, con lo cual se manifiesta su dimensión histórica, que no estaba abierto al público, el archivo además no tienen importancia.

En esta primera etapa prevalece la función de conservar. Un aspecto era que estaba restringido, solo parta el uso del archivero y eruditos. El centro de atención era el documento y no el archivo como institución. La preferida es la documentación medieval. Casi no se consulta la documentación contable y demográfica o sociológica.

En este momento surgen los regestos, la copia sintetizada de documentos, no enteros, para que no se perdieran.

En España se afianza en 1950 para una ciencia de siglos. La archivística en el mundo tiene una existencia de unos 150 años, aproximadamente.

La imagen de un archivero y defensor de datos hadado lugar a la imagen de un archivero preparado profesionalmente y que emplea unas técnicas concretas para abrirlo al público.

Materia donde prima el servicio público. La archivística como ciencia tiene unos métodos, fines y características que le distinguen de la biblioteconomía y la paleografía.

Tiene un sentido de servicio y apertura a la sociedad que proporciona información. Se une el tratamiento científico de los documentos.

Antiguamente el archivo se custodiaba porque era muy valioso.

Los instrumentos de descripción son mejores y se ayudan de tipologías documentales junto con los avances tecnológicos (ordenadores). Ahora es más completa y ágil. La normalización está llegando a la organización, gestión y administración del archivo. No es una materia aislada sino que trabaja con otras ciencias en las que se apoya para alcanzar sus fines.

6. CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES

Conjunto de conocimientos, métodos para la consecución de unos fines. Pero necesita el complemento de las ciencias auxiliares a las que recurre con diferentes amplitudes.

Para todas estas ciencias, el documento es la base del conocimiento aunque e sirven de él de manera diferente.

La paleografía ayuda al conocimiento a través de la escritura.

La diplomática. Los diferentes tipos documentales nos ayudan a describir quien es el autor, cuando se escribió, etc. A veces necesita la ayuda de la cronología y la cronografía, que la sitúa en un tiempo y en un lugar. Mediante diferentes elementos, el papel, la tinta, la escritura…

La historia nos sirve para la comprensión de un documento en su contexto. Nos permite situar la institución que lo ha creado en su contexto.

Del derecho, el carácter legal y la necesidad de saber los procedimientos legales.

Se recurre a la lingüística que consigue gran fuerza, porque nos permite concretar en una palabra un conjunto de conocimientos.
Continuar leyendo
CIENCIAS Y TÉCNICAS AUXILIARES.

Se tiene un conjunto de métodos para llegar a unos fines. Necesita el complemento de ciencias auxiliares a las que recurre con diferentes amplitudes.

Para las ciencias el documento es la base del trabajo. Cada una de las ciencias se acerca desde una postura diferente: la paleografía ayuda al conocimiento tras la escritura, la diplomática diferencia los tipos de documentos, para ver el autor, el tiempo, las características…

A veces necesita la ayuda de la cronología y la cronografía, lo sitúa en un tiempo y en un lugar. Por lo diferentes elementos como el papel, la escritura, la tinta…

Es necesaria la ayuda de la historia para la comprensión en un contexto determinado. Sitúa la institución en un contexto histórico.

Del derecho, de carácter legal y se necesitan saber los procedimientos legales. Se recurre a la lingüística que da gran fuerza, porque en una palabra hay mucho conocimiento.

Paleografía.

Procede del griego PALEOS antiguo y GRAFIA escritura. Tratado de la escritura antigua trazada sobre soportes materiales suaves. Estos serían el papel, papiro, pergamino. La epigrafía se ocuparía de los soportes duros como el mármol, la piedra, el bronce.

Los objetivos:

1- leer y descifrar los signos gráficos.

2- hacer examen sistemático de las escrituras y situarlas en el espacio y el tiempo. A fin de sacar material seguro de la historia.

3- analizar la naturaleza de los signos gráficos para conocer el desarrollo intrínseco de la propia escritura, su origen, evolución, cambios y variantes. Tiene un inicio en un lugar y de ahí se expande y evoluciona.

Hay dos tipos de escritura una elegante y otra más normal. Un archivero necesita saber paleografía como complemento.

Diplomática

Palabra griega igual a doblado o plegado en dos partes, diploma, hace referencia a la forma a la que eran sometidos los escritos para guardar el contenido. Este lleva consigo firmas, sellos, y un escrito.

Estudia el documento y lo analiza en su forma, (solemnes, simples, reales) génesis, conservación, evolución, tradición.

Cada documento tiene su estilo.

El objeto lo constituyen todos los documentos aunque se prefieren los antiguos y medievales. Aunque normalmente son jurídicos, la diplomática tiene en cuenta más el fondo que la forma. Los caracteres internos, las firmas, estructuras, fórmulas que emplea…

Permite conocer la veracidad del documento.

1-sirve a la archivística para conocer la tradición documental: original o copia, solemne o simple, público o privado.

2 -para evaluar su autenticidad

3 -para conocer la tipología diplomática: el estilo del documento.

Cronología

Cronos = tiempo y logos = tratado. Ciencia que permite conocer la medida del tiempo. Ayuda a situar un documento en el tiempo, resulta muy útil.

En los países musulmanes se emplea el calendario lunar que comienza en el año 632 d.C. que corresponde al siglo VII de nuestro calendario. Para ellos el año tiene 12 lunas y el siglo 97 años solares.

En occidente nuestro calendario se normaliza en 1582 y es obra del Papa Gregorio XIII y se extiende por todo occidente. Antes de esta decisión existían otros.

Primero era el cristiano, sistema inventado por Dionisio Exiguo monje del siglo VI que señala el nacimiento del tiempo con el nacimiento de Jesucristo y a partir de ahí se empezaría a contar.

Hasta entonces existían otras formas. Año de la circuncisión, el uno de enero.

Otros empezaban el año con la natividad, el 25 de diciembre.

El día de la encarnación o anunciación, el 25 de marzo.

Era hispana, calendario en España que se inicia en el año 38 a.C. el año de la conquista de Hispania por los romanos. Aparece en vigencia en el siglo IV y desaparece en el XIV. Y al que hay que sumar 38 años.

Los doce meses son de origen romano, dentro del calendario Juliano, y se emplea igual que en la actualidad.

También se usó el cómputo de calendas, nonas e idus.

En el siglo XIII y XIV aparece una nueva forma, los días andados ( 1-15) y los días por andar ( 15-30).

Los días de la semana: son de origen romano, menos el sábado que es hebreo, el día sagrado.

En la alta edad media se sustituye por ferias, feria 1ª el domingo, lunes…

El último intento se produce en la revolución francesa y lo ofrece la convención del 22 de septiembre de 1792 como fecha de inicio de la república francesa. El año constaba de 12 meses según el clima y las labores agrícolas, cada mes tenía 30 días y cada día 10 horas de 100 minutos. El minuto 100 segundos. En 1806 esto se acaba con Napoleón.

Para la archivística tener conocimiento de cronología es importante.

Historia.

Ciencia que, como memoria de la evolución de la humanidad, es de gran ayuda. Acude a la historia para elaborar su propia historia aunque no sea la única perspectiva. La relación es estrecha.

Los documentos son la fuente básica para la información e investigación histórica.

Por otro lado los documentos son fruto de la actividad de las personas físicas o morales que los producen en el tiempo. Por eso la historia permite conocer la evolución de los acontecimientos y concretarlos en el tiempo.

Para que sirve:

Para comprender la forma y el orden en que se han producido los documentos.

Conocer la estructura orgánica, funciones y actividades desarrolladas. Conocer la historia de las instituciones.

Comprender el significado de los documentos de las agrupaciones documentales especialmente cuando están desordenadas. Para dotarles de un organigrama objetivo y estable en el tiempo.

Derecho.

Gran parte de la documentación produce o son reflejo de actividades sujetas a la ley. Sirve para conocer la legislación básica del Estado. Nos permite conocer la legislación completa de esa institución o del ámbito donde nace. Nos da la legislación específica para el archivo.

Nos permite conocer la legislación de los procedimientos administrativos, públicos…

Nos da las leyes de las instituciones y pautas.*

Tecnologías de la información.

Conjunto de medios informáticos que sirven para la captura, almacenamiento, tratamiento y difusión informatizada de la información así como las telecomunicaciones.

Existe una terminología de medios. Esta ciencia es imprescindible para el conocimiento del archivo. En España se comienza a utilizar en 1970. Son útiles y hay que aplicarlas cuanto antes a los fines de la archivística.

Lingüística

Proporciona un conocimiento a través de términos útiles para conocer o dar razón a los contenidos de un documento. Existe ya un lenguaje característico de cada época y documental organizado. Cuando se rige por una norma, ayuda a la normalización.

TEMA 4

EL ARCHIVO: Concepto, Fines, Funciones y Medios. Clases de archivos.

1. CONCEPTO DE ARCHIVO.

Es el conjunto orgánico de documentación custodiada por un ente (público, privado…), producida o recibida por él y por diversas instituciones, a cualquiera de sus niveles, en el ejercicio normal de su actividad.

En 1947, h. Jenkimson: Los archivos son documentos acumulados por un proceso natural en el curso de la tramitación de los asuntos de cualquier tipo, público o privado en cualquier fecha y conservado después para su consulta bajo la custodia del responsable de los asuntos en cuestión.

En 1956, T. R. Schellenberg (otra definición).

En 1970, E. Lodolini

La ley francesa de archivos de 1979.

Ley del patrimonio histórico español: conjunto orgánico de documentos o reunión de varios de ellos por personas jurídicas, públicas o privadas en el ejercicio de sus actividades al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, información y gestión administrativa.

COMPOSICIÓN DEL ARCHIVO.

Los documentos son un conjunto en el que no importa la fecha ni el material. Desde el punto de vista de sus caracteres internos o externos.

¿Quién crea, produce, genera un archivo? Cualquier persona física o jurídica.

¿Cómo se forma? Mediante el ejercicio de la actividad propia de esa entidad que da lugar a la tramitación de asuntos diverso cuya materialización se plasma en forma de documentos.

¿Para que se producen? Para cubrir diversas necesidades:

1- la gestión administrativa, la más importante (información a los cuidadnos).

2- Como fuente de información para la investigación y para la difusión cultural.

3- Además esta documentación debe conservarse de forma adecuada, organizada, que debe respetar el orden según el cual fueron creados, manteniéndolos ligados por un vínculo necesario.

4- Tienen que tener capacidad de tener información recuperable para su uso.

Además el termino archivo admite otras realidades reflejadas en el diccionario. Por archivo hablamos también del continente: locales e instalaciones.

Servicio que presta tanto el fondo documental como el edificio.
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2. FUNCIONES DE UN ARCHIVO.

Son tres fundamentalmente:

Recoger, conservar y servir los documentos.

El archivero, personal realiza una serie de tareas para realizar estas funciones:

Organización y puesta en servicio de la documentación administrativa, es la más lenta pero la más necesaria.

Asegurar la transferencia periódica al archivo aquella documentación que ya no es de uso corriente. Cada administración tiene fijado un número de años para la transferencia (cada cinco o siete años pasan al fondo).

Aplicar los principios y técnicas modernas de valoración, para que con el tiempo se conserve o se destruya la documentación. Cuando se trata de documentación histórica no hay que destruir nada.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentación de acuerdo con los principios de la archivística.

Describir la documentación para hacer fácilmente accesible la información mediante los instrumentos de descripción documental valiéndose de las ventajas de las nuevas tecnologías.

Instalar adecuadamente los documentos mediante unos locales y equipamientos que garanticen su conservación íntegra en el tiempo.

Regirse por un reglamento que obligue a todos, a los que trabajan y a los que acuden.

Todo ello para estar al servicio de:

La administración, entidad o persona generadora del archivo. Le proporciona los documentos para el desenvolvimiento con mayor eficacia en la gestión.

Los ciudadanos, como servicio público. El privado se realiza a menor escala, investigados, historiados…

La investigación y la difusión cultural. De gran importancia porque pone a disposición de los ciudadanos material histórico (testimonios del pasado).

ETAPAS DEL ARCHIVO

Entendido como fondo universal pasa por diversas fases desde su recepción hasta la llegada de solución del que ha generado el documento. Con el tiempo pierde valor según los fines para el que había sido creado. Hasta que se plantea una solución: su destrucción o su conservación.

Principales: archivo de gestión, administrativo, intermedio e histórico.

A. Gestión: documentación en fase de tramitación así como los que son de uso frecuente, se mantienen en la oficina. Tradicionalmente debe permanecer en esta fase cinco años al menos.

A. Administrativo: algunas instituciones que a la vez del archivo de gestión mantienen este archivo. Normalmente tiene unas instalaciones diferentes como fase previa al archivo histórico. El responsable de él cuando llegue será el archivero. La permanencia aquí es de 15 años aprox.

A. Intermedio: cuando la documentación deja de tener valor de gestión pasa a esta fase. Sería un lugar parecido al administrativo, donde son depositados de manera masiva los documentos. Aquí se procede a la valoración, selección y expurgo (positivo o negativo). Está de 15 a 30 años.

A. Histórico: una vez que se valora culturalmente se conserva en el archivo histórico a perpetuidad en condiciones que garanticen su integridad y trasmisión a generaciones futuras.

CLASIFICACIÓN.

1- por el productor: público o privados. También según la actividad, municipal, militar, académico…

Los públicos: titularidad estatal (5 archivos generales) y competencias autonómicas

2- la categoría de los archivos: viene dada por el ámbito y los archiva desde los más complejos de acuerdo con la jurisdicción a los más simples.

Archivos Nacionales o generales.

Archivos Regionales, archivos provinciales o archivos locales.

3- tipo: a la edad de los documentos. Archivos de gestión, archivo intermedio e archivo histórico.

4- por su finalidad: administrativo o histórico.

Existen otras clasificaciones, audiovisuales, cartográficas, especiales de literatura o arte, temáticos…
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HISTORIA DE LOS ARCHIVOS.***

Los archivos van unidos a la historia del hombre. La entrada del hombre en la historia está vinculada al primer testimonio escrito, los archivos tienen un protagonismo importante, serán la memoria de la vida pública y privada. Van a nacer como una conveniencia para hacer perdurables las acciones de los hombres.

La primera finalidad es garantía de dios, conservar títulos de propiedades…, como fuente para la historia, es algo muy posterior y muy reciente.

La historia de los archivos tienen una relación.

El primer archivo son tablas de la ley en el templo de Jerusalén. Los más antiguos en Egipto y Mesopotamia. Son archivos patrimoniales, su utilidad era recoger la contabilidad de las cosechas. El soporte era de papiro y tablillas de barro u otros materiales más duros, hecho por los escribas.

En nínibe han aparecido 20.000 tablillas de escritura cuneiforme que contienen contratos, sentencias, y órdenes de los gobernadores.

Las excavaciones en Siria han aparecido documentos de los reyes hititas. Estas excavaciones se centran en la ciudad de Ugarit.

Los chinos hacen remontar los documentos al siglo XVI a.C. conservándose en bacubú y madera de las dinastías Kiu y Hau.

En Grecia, ARKEIOU es donde se guardan las escrituras públicas, política, administración, notarial, como garantía para los ciudadanos. Tiene un archivo civil. Esta palabra pasa al latín como ARCHIVIUM, Grecia y Roma conservan los archivos testimoniales de uso público. En el capitolio existía un edificio, Tabularium, la figura del archivero era igual al conservador de estos documentos.

En el siglo X-XII una nueva importancia del archivo, para defender los dominios. Son archivos normalmente nobiliarios, títulos y privados. Empiezan a ser archivos viajeros, van con el propietario dentro de un arcón. En esta época la iglesia tendrá un papel importante. Los monasterios conservan los documentos escritos y aseguran su perduración. Los reyes no tienen lugar fijo para sus documentos. En España Carlos V fija un lugar para dejar los archivos en simancas y Felipe II lo confirma.

A partir del concilio de Trento se establecen los archivos parroquiales en 1545. los archivos Vatica.

Nos se reorganizan a partir de 1611.

Hay un momento trascendente que es la aparición del papel y la imprenta. En 1154 en España la primera imprenta en Játiva Valencia. Con el papel empieza un nuevo comercio y una actividad industrial. También aparecen cartularios o celularios para conservar los documentos originales.

En el siglo XVI el crecimiento de la burocracia y de la documentación escrita. En España la preocupación por los archivos porque salvaguardan los dominios pero no hay organización.

En 1454 el primer invento en España de revivir y organizar los documentos en Simancas.

Todas las instituciones conservan los archivos.

En el siglo XVIII tienen tendencia a la concentración de documentos. En 1749 el archivo imperial de Viena, en España en 1785 el archivo de las Indias. A finales hay un cambio de mentalidad y los archivos se abren al público, con la revolución Francesa. En 1789 los archivos nacionales y los archivos de estado.

E. Cantem nace la ciencia de la archivística en la que van surgiendo técnicas. Se crean escuelas que dan un impulso a los estudios de documentos. La primera es la scola de Chartres. En España en 1844 con Isabel II, se declaran abiertos los archivos a la consulta de toda la sociedad, se pone en práctica en 1858 cuando se crea el cuerpo facultativo de archiveros.

SECCIÓN, SERIE Y UNIDADES ARCHIVÍSTICAS.

Sección: el conjunto de documentación producida por una institución según la división que esa institución tiene en sus actividades.

Serie: subdivisión de la sección donde se reúnen los 7y tipos de documentos producidos por cada uno de los organismos pertenecientes a la entidad superior. Puede haber subseries.

Unidad archivística: el expediente que engloba a diferentes documentos con unidad temática, el documento aísla o unipersonaliza. También se les conoce como legajos o cajas.

EL DOCUMENTO

1 Concepto.

2 caracteres del documento

externo

interno

3 valores del documento

4 el expurgo

evaluación histórica

principios que rigen el expurgo

sustitución

valoración

selección

5 conclusión

Concepto

Procede de DOCERE enseñar, pasa al significado de prueba. Ya es un elemento jurídico, sobre papel o pergamino.

Combinación de un soporte y la información registrada en él, que puede ser utilizado como prueba o consulta. Tendríamos tres elementos caracterizadores:

1 soporte que confiere una corporeidad, papel, pergamino, madera…

2 información

3 registro o fijación de la información en el soporte, tinta, cinta magnética…

el documento de un archivo tiene unos elementos diferenciadores:

1 el carácter seriado, la fecha. La unión de varios documentos dan la noticia.

2 la génesis, se producen dentro de un proceso natural de la institución, surgen como reflejo de las tareas de su productor.

3 la exclusividad, estos documentos aportan una información que rara vez aparece en otro documento con la misma extensión y densidad.

4 interrelación, en un archivo los documentos están relacionados, no hay piezas aisladas, son el fondo archivístico.
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CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS

Podemos encontrarnos documentos muy variados.

1 textos manuscritos, únicos

2 impresos (antiguos o modernos) dibujos, mapas, fotos, discos…

En los manuscritos sobresale el aspecto externo o la estructura física.

En otros precisamos los caracteres internos o el contenido

EXTERNO clase, tipo, formato, cantidad y forma.

INTERNO entidad productora, orígenes funcionales, fecha y lugar de producción, contenido sustantivo.

Clase

La determina mediante texto escrito el procedimiento empleado para trasmitir la información.

. procedimiento textual, manuscritos, mecanografiados…

Iconográfico, emplea las imágenes, colores o signos no textuales.

Sonoros, permiten reproducir o grabar cualquier sonido.

Audiovisuales, imagen en movimiento y sonido.

Electrónicos o informáticos generados en torno a ordenadores.

TIPO carácter que va más allá de lo físico y externo, ya que revela el contenido y su estructuración en el documento y deriva de la acción representada.

FORMATO, en función del soporte y de la forma de reunirse.

CANTIDAD número de unidades y el espacio que ocupan, volúmenes, legajos, y el espacio se mide por metros lineales.

FORMA, la palabra que se usa es la tradición documental; es decir, señala si se trata de un original o una copia y sus variantes.

ENTIDAD PRODUCTORA

El autos del documento es una persona física o moral, institución pública o privada.

ORÍGENES FUNCIONALES razones por las que se ha producido el documento. Se dan normalmente tres pasos: función, actividad y trámite realizado.

FECHA Y LUGAR DE PRODUCCIÓN, datación cronológica, que nos permite situar el documento. Normalmente se data primero el año luego el mes y finalmente el día.

CONTENIDO SUSTANTIVO el asunto o tema que trata el documento.

Valores del documento

1 primario o administrativo.

2 secundario o histórico.

El fin para el cual ha sido creado, además puede ser útil para la posteridad para convertirse en un valor secundario o histórico. Posee un valor primario en su nacimiento y tras la relación escrita, sirve en la administración que pierde valor con el tiempo y así alcanza un valor para el servicio a la historia o al valor cultural.

Los valores del documento están relacionados con el ciclo de la vida documental y al mismo tiempo con las etapas del archivo.

Asimismo desempeña un papel fundamental en el proceso de valoración de los documentos previo a la selección y expurgo.

EL EXPURGO

El incremento de la actividad humana, la intervención de las instituciones públicas en muchos aspectos de la vida social, tanto en el ámbito privado como en el público. Todo ello genera una inflación documental. Los métodos administrativos son cada vez más complicados, existe la práctica de dejar constancia de todo mediante documentos. La necesidad de obtener datos para fundamentar actuaciones. La exigencia de comunicar la información en distintos niveles, todos de difusión y multiplicación, generan una gran masa documental de grandes dimensiones imposible de conservar en su totalidad e innecesaria.

Todo ello nos lleva a detectar un problema, adecuar el número de documentos a las personas disponibles, se necesita edificios y personal. Si pudiesen conservar todo se volverían inutilizables por la cantidad de material.

EVOLUCIÓN

Todas las entidades eliminan parte de esos documentos, periódicamente por ser inservibles o de falso valor.. También cuando son abandonados en graneros, bodegas y almacenes. Igualmente se destruye cuando hay traslados o se remodela un espacio.

Hace unos años existía una corriente de conservarlo todo para no privar a las generaciones futuras de fuentes de información. Este hecho no es operativo.

Los recursos para conservar son limitados más que para producir documentos.

Sería prácticamente imposible conservar todo para generaciones futuras, cuanto más material más larga la búsqueda.

PRINCIPIOS QUE RIGUEN EL EXPURGO

Organicidad de los documentos, los documentos están unidos al proceso de vida de la documentación organizada. Respetar la organicidad es el primer principio. Hay tres períodos:

Período de utilidad corriente, el documento está en los archivos administrativos.

Período de utilidad intermedia, archivo internacional.

Período de utilidad definitiva.

Principio de inalienabilidad, toda documentación está sujeta a unos registros legales orientada a la conservación del documento que puede integrar el patrimonio histórico y la inalienabilidad y defensa de derechos colectivos e individuales contenidos en ellos.

Aparentemente hay una contradicción, mientras los organismo público

Os producen documentos que integran el patrimonio histórico de la nación, el propio estado anima a la destrucción del patrimonio documental. Esta contradicción es aparente porque o todo documento puede formar parte del patrimonio, si con el tiempo puede valer.

Es diferente destruir documentación pública y documentos privados puesto que hay documentación más vigilada y requiere comisión, criterios y hay cautela. Si en esa documentación hay algo importante, si es privada el perjudicado es esa persona pero si es pública el daño se hace a toda la sociedad.

El documento de archivo no es un fin en sí mismo, es un valor o un tesoro documental. Todo documento cuando pierde su valor en nivel administrativo intermedio pierde su valor.

Conservar para informar, es decir, el principio de conservación es importante siempre que la documentación esté organizada de manera que sirva para informar. La documentación se conserva para informar y decidir si se conserva o se destruye según este principio.

Sustitución.

Hay una tendencia a usar las nuevas tecnologías para evitar el expurgo. Se pretende que con microfilmación y digitalización se resuelva el problema del espacio.

Pretende trasladar a distinto soporte el documento que no presenta valor alguno, no deja de ser una visión simple del problema, la cual no pasa ningún análisis.

Conviene aclarar que la documentación inútil no hay que conservarla, los procedimientos de sustitución son operativos cuando se aplican sobre documentos necesarios pero no en otro caso. Es conveniente duplicar el documento útil para el servicio que pueda prestar, pero hacerlos con aquellos que nunca serán consultados carece de lógica.

VALORACIÓN DEL DOCUMENTO.

Es el proceso donde se intenta apreciar los valores de esa documentación y su graduación. Tienen que ser un elemento esencial, la documentación total de la entidad. Para ello se necesita estudiar las series que lo componen, su tipología, el valor que han tenido y que tienen y la información que puede ofrecer para la investigación o cultura. Es necesario conocer el valor administrativo, legal e histórico y de ahí valorar el posible valor documental que pueda tener en el futuro.

CRITERIOS PARA LA VALORACIÓN.

Jerarquía administrativa y funcional, valorar el documento conociendo la entidad, oficina que ha producido dependiendo del lugar.

Valores primarios, valor que poseen los documentos para el organismo de origen y que persisten después de haber perdido su valor en gestión. Directivas, normas, presupuestos, documentación bancaria…

Valores secundarios, tienen importancia para la investigación, son de dos tipos: testimoniales e informativos.

Testimoniales; aquellos datos que nos hablan del origen de la evolución histórica de una entidad, su función, su estructura administrativa…

Informativos; aquellos que ayudan y contribuyen y colaboran sustancialmente en la investigación y el estudio en cualquier campo del saber.

SELECCIÓN.

La tarea por la cual se determina el destino de los documentos, por su valor, sus plazos, límites para su conservación o destrucción y señala el modelo empleado en este caso. Entra la labor del archivero ayudado por un equipo que le asesore.

Se centraliza en varias etapas, unas conceptuales y otras prácticas. Dependiendo del valor de la documentación se fijan en una estancia u otra. Un número de años conceptual. La segunda etapa se sitúa sobre las series concretas aplicando el método de selección apropiado para cada caso. Práctica, como no todos tienen el mismo color se establecen plazos de delimitación señalados teniendo en cuenta si el documento tiene valor imperecedero o no. Hay documentos cuya importancia la dan los plazos, por tanto, cumplido ese plazo ya no tiene importancia.

Hay documentos que se conservan en su totalidad y de otras se guardan fragmentos o parte de ellos.
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CONCLUSIÓN

Es necesario destruir parte de la documentación contemporánea pues dado su volumen es materialmente imposible conservarla en su integridad y de manera que pueda ser utilizable.

Esto no se puede hacer de cualquier manera, son necesarios criterios y procedimientos, es una tarea ineludible que si no se hace de forma institucional u ordenada otros la harán de manera incontrolada.

Siempre queda el responsable en duda si ha obrado correctamente.

ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
1 la clasificación.
2 sistemas
Clasificación funcional.
Clasificación orgánica.
Clasificación por material.
3 elección del sistema.
4 cuadro de clasificación.
• Niveles
• Principios de clasificación
delimitación
unicidad
estabilidad
simplicidad
5 la ordenación, métodos:
Cronológico.
Alfabético.
Numérico.
Alfanumérico.
6 la instalación

CLASIFICACIÓN

Proviene de clasis facere, agrupar los documentos en un fondo.

Aparecen tres criterios de cara a la clasificación de documentos:

Acciones, estructura orgánica y asuntos o materias.

ACCIONES.

Cualquier institución tiene unos fines, para conseguirlos se dota de unas competencias. El desarrollo de estas para conseguir fines se expresa en acciones. Estas acciones hay que tenerlas en cuenta para la clasificación.

ESTRUCTURA ORGÁNICA

Cada institución necesita una organización para el buen mantenimiento de las entidades, que le permitan llegar a unos fines.

ASUNTOS O MATERIAS.

Este no depende directamente de la entidad pero es objeto de la vida de una entidad.

SISTEMAS DE CLASIFICACIÓN.

De acuerdo con estos criterios se establecen tres sistemas:

1 el funcional, las funciones de la entidad que ha generado el fondo de un archivo son elementos que se toman en consideración para los archivos. Se agruparían los documentos de acuerdo a las actividades de las que son resultado.

Una vez agrupados en series se tendría un gran fondo, esta se reúne en clases de una forma más amplia y que recoja las actividades en relación unas con otras.

Las funciones se agrupan en clases más amplias derivado de la acción de la entidad.

El sistema funcional lo que hace es plasmar en un esquema las funciones y conforme con estas se crean las clases y los sistemas documentales. De acuerdo con la importancia de las funciones tendríamos

La clasificación orgánica; este sistema agrupa las series de acuerdo con las divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad. Reproduce sus servicios, secciones, unidades… el sistema reproduce el sistema orgánico de una entidad.

Secciones, desde las más amplias a las más básicas.

La clasificación por materias. Es el resultado del análisis del contenido de los documentos. De los asuntos o materias sobre las que se versan.
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ELECCIÓN DEL SISTEMA.

Depende de varios elementos del trabajo archivístico:

1 debe ser lo más estable posible de modo que la clasificación dure en el tiempo.

2 debe ser objetiva, es decir, que no dependa de los criterios personales del archivero.

3 debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos y del proceso administrativo del que son resultado.

El sistema de materias se descartaría por carecer de estabilidad, porque está sujeto a la perfección particular del archivero y porque es independiente del proceso que da lugar a los documentos.

El sistema orgánico es objetivo ya que la estructura organizativa de una entidad es ajena al archivero y esta determinada por los fines de la entidad. Las series son establecidas deacuerdo con el proceso administrativo del cual resultan. Sin embargo, la estructura organizativas varían en el tiempo, no cumple con la exigencia de estabilidad.

El sistema funcional se sustenta en la naturaleza de los documentos deacuerdo con la cual definen las series. Es objetiva como lo es el criterio empleado por las actividades, las funciones, acciones derivan de los fines de la entidad. Pero tiene una dificultad de clasificación en algunos momentos, dependiendo de la persona. La estructura de la organización, las clases las establece en base a las acciones, la bases secundarias en base a las funciones y las clases documentales.

El sistema aún no siendo perfecto permite riesgos mínimos de confusión, de interferencias y de ambigüedad. Asegura mejor el respeto a los fondos en su continuidad. Sería el más apropiado.

CUADRO DE CLASIFICACIÓN.

Por clasificación entendemos: una estructura jerárquica y lógica que presenta las actividades y funciones de una organización, funciones que generan la creación de documentos. La clasificación es un sistema que organiza intelectualmente la información y que nos permite relacionar los documentos. El requisito previo e indispensable para la elaboración de un buen sistema de clasificación es conocer el organismo o entidad que genera el documento. Conocimiento de la historia de la organización y procedimiento de la entidad. Esto permitirá al archivero identificar y clasificar las series así como las determinadas organizaciones documentales.

El cuadro de clasificación se debe establecer una vez conocida la documentación.

Desempeña un valor fundamental en el proceso de valoración previo a la selección y al expurgo o destrucción.
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NIVELES DE CLASIFICACIÓN.

Dependiendo de los tipos de archivo y los criterios del archivero se tienen diferentes niveles: los más frecuentes: FONDO, COLECCIÓN, SECCIÓN, SERIE, EXPEDIENTE o legajo, documento o pieza o unidad documental.

Se va de lo más amplio a lo más concreto.

FONDO, dividido en fondos; conjunto de documentos con independiente de su tipo documental o soporte, producidos orgánicamente o acumulados y utilizados por una persona física (familia o entidad)en el trascurso de sus actividades y funciones de su productor.

Dentro de este tenemos secciones y dentro de las secciones, series y en cada serie uno o varios expedientes y dentro de estos unidades documentales.

En el conjunto hay también COLECCIÓN que es un conjunto artificial de documentos acumulados sobre la base de una característica común sin tener en cuenta si procedencia.

PRINCIPIOS DE CLASIFICACIÓN.

Principios que orientan una clasificación:

Delimitación.

Llamamos delimitación a que los documentos deben expresar su pertenencia a un tipo, época, entidad, persona. Tiene que tener unos límites que queden en el cuadro de clasificación claramente delimitados. A este se une la UNICIDAD que es que se mantenga una línea única en el cuadro que no quede rota por el tiempo ni la edad del documento, sino que sea marcado por la cronología, de lo más antiguo a lo más moderno.

Estabilidad

Con el fin de conferirle estabilidad, el cuadro debe basarse en las funciones de la entidad. Cuya perduración en el tiempo permita lograr una clasificación más segura y estable.

Simplificación

Esta es un imperativo de su universalidad y flexibilidad. El cuadro ha se ser lo más sencillo posible, con las divisiones necesarias, no más.

A nivel de bibliotecas se mantienen unos sistemas, pero en archivos no se tienen unos conceptos claros y universales. Los archivos están sujetos a particularidades de las instituciones. No existe un sistema de clasificación, hoy en día.

En el conjunto de los archivos hay semejanzas en las cuales es posible crear un sistema de unificación estable y que se puede universalizar.

Ordenación.

Normalmente una vez clasificados los documentos, se ordenan. Es un proceso material consistente en relacionar unos elementos con otros de acuerdo con un criterio establecido de antemano. Bien sea la fecha, letras del alfabeto, números…

Se aplica en los distintos niveles, documentos, expedientes… se ordenan siguiendo una lógica de su tramitación que suele coincidir con su secuencia cronológica.

Loa expedientes a su vez dentro de las series y dentro de la misma lógica. Series de acuerdo con la cronología. En el resto de las agrupaciones documentales se ordenan según su jerarquía, empezando por los principales y siguiendo por los accesorios. Tanto en volumen como en cantidad.
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MÉTODOS:

Dependen del criterio que establezca la entidad.

A través de la fecha, cronológico.

A través del alfabeto, alfabético.

A través de números, el numérico, suele ser árabe normalmente.

Y una mezcla de números y letras.

Cronológico

Orden dentro del cuadro. La fecha es el criterio de ordenación, siguiendo los tres componentes: año, mes y día. De mayor a menor. Los elementos se suceden, primero años luego meses y si no se conoce el día se coloca al final del mes. Si no se sabe el mes, al final del año. Y si no se conoce el año, se coloca al final de la década o del siglo.

c. igual a: alrededor de:

Alfabético.

Utiliza las letras del abecedario como elemento de ordenación. Se toma la palabra o la frase. Cuando se trata del nombre de una persona primero va el primer apellido luego el segundo y finalmente el nombre. Es el sistema más apropiado para los expedientes personales.

Si se consideran nombres de lugar, topográfico o topónimo, según la agrupación, comienza de los mayores a los menores. Si no es factible se sigue el nombre de los topónimos.

Se ordena por materias, en ellos se puede emplear el alfabético, pero ya no hay unidad.

Numérico.

Ordenación siguiendo la serie de guarismos del uno en adelante o por bloques. Las tablas de contabilidad están llenos de ellos. Es un sistema para documentación contable.

Alfanumérico

Combinación de letras y números para seguir los códigos de ordenación.

LA INSTALACIÓN.

En el depósito es una tarea relacionada con la organización de los fondos. Consiste en la ubicación física de todo el fondo mediante unidades de instalación ya sean cajas, legajos o libros.

Copias o legajos, agrupación de expedientes y se ubican en estanterías, pueden ser clásicas, metálicas… dentro de la ubicación puden estar en legajos, archivadores para proteger los documentos.

Antes de esto se produce una identificación y el lugar que va a ocupar y se sigue con una asignatura que hace mención a la unidad de la instalación y su orden dentro de esta.

El sistema de numeración continua parece el más indicado para cualquier archivo en crecimiento, pues muestra las unidades de instalación mediante dígitos arábigos de uno en adelante.

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Ahora, bien en Colombia hay una Normatividad Archvistica y comienza con la siguiente ley.

LEY 594 DE 2000
(julio 14)
por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones.
El Congreso de Colombia
DECRETA:
T Í T U L O I
OBJETO, ÁMBITO DE APLICACIÓN, DEFINICIONES
FUNDAMENTALES Y PRINCIPIOS GENERALES
Artículo 1°. Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del Estado.
Artículo 2°. Ambito de aplicación. La presente ley comprende a la administración pública en sus diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones públicas y los demás organismos regulados por la presente ley.
Artículo 3°. Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, así:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo público. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas.
Archivo privado de interés público. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia o la cultura es de interés público y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital.
Documento de archivo. Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.
Función archivística. Actividades relacionadas con la totalidad del quehacer archivístico, que comprende desde la elaboración del documento hasta su eliminación o conservación permanente.
Gestión documental. Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histórico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la información, según los materiales empleados. Además de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotográficos, fílmicos, informáticos, orales y sonoros.
Tabla de retención documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente primaria de información con todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Artículo 4°. Principios generales. Los principios generales que rigen la función archivística son los siguientes:
a) Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información institucional sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control del ciudadano en las decisiones que los afecten, en los términos previstos por la ley;
b) Importancia de los archivos. Los archivos son importantes para la administración y la cultura, porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente parte del patrimonio cultural y de la identidad nacional;
c) Institucionalidad e instrumentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
d) Responsabilidad. Los servidores públicos son responsables de la organización, conservación, uso y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
e) Dirección y coordinación de la función archivística. El Archivo General de la Nación es la entidad del Estado encargada de orientar y coordinar la función archivística para coadyuvar a la eficiencia de la gestión del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza cultural de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el título I de los principios fundamentales de la Constitución Política;
f) Administración y acceso. Es una obligación del Estado la administración de los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que establezca la ley;
g) Racionalidad. Los archivos actúan como elementos fundamentales de la racionalidad de la administración pública y como agentes dinamizadores de la acción estatal. Así mismo, constituyen el referente natural de los procesos informativos de aquélla;
h) Modernización. El Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos;
i) Función de los archivos. Los archivos en un Estado de Derecho cumplen una función probatoria, garantizadora y perpetuadora;
j) Manejo y aprovechamiento de los archivos. El manejo y aprovechamiento de los recursos informativos de archivo responden a la naturaleza de la administración pública y a los fines del Estado y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra práctica sustitutiva;
k) Interpretación. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarán de conformidad con la Constitución Política y los tratados o convenios internacionales que sobre la materia celebre el Estado colombiano.
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SISTEMA NACIONAL DE ARCHIVOS
ÓRGANOS ASESORES, COORDINADORES Y EJECUTORES
Artículo 5°. El Sistema Nacional de Archivos:
a) Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de Archivos: el Archivo General de la Nación, los archivos de las entidades del Estado en sus diferentes niveles de la organización administrativa, territorial y por servicios.
Los archivos privados podrán hacer parte del Sistema Nacional de Archivo. Las entidades del Sistema actuarán de conformidad con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de la Cultura;
c) El Sistema Nacional de Archivos se desarrollará bajo los principios de unidad normativa, descentralización administrativa y operativa, coordinación, concurrencia y subsidiariedad;
d) El Sistema Nacional de Archivos buscará esencialmente la modernización y homogenización metodológica de la función archivística y propiciará la cooperación e integración de los archivos. Así mismo, promoverá la sensibilidad de la administración pública y de los ciudadanos en general acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de información esenciales para la misma, y de los históricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
e) Los proyectos y programas archivísticos de las instituciones que conformen el Sistema Nacional de Archivos se acordarán, ejecutarán y regularán siguiendo los principios de participación, cooperación, descentralización y autonomía;
f) El Archivo General de la Nación orientará y coordinará el Sistema Nacional de Archivos.
Artículo 6°. De los planes y programas. Las entidades integrantes del Sistema Nacional de Archivos, de acuerdo con sus funciones, llevarán a cabo los procesos de planeación y programación y desarrollarán acciones de asistencia técnica, ejecución, control, seguimiento y coordinación, así:
a) La planeación y programación la formularán las instituciones archivísticas de acuerdo con el Plan Nacional de Desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades territoriales;
b) La asistencia técnica estará a cargo del Archivo General de la Nación, los consejos territoriales de archivos, los comités técnicos, las entidades de formación de recurso humano, las asociaciones y las entidades públicas y privadas que presten este servicio;
c) La ejecución, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo serán responsabilidad de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e indirectas del Estado;
d) La coordinación corresponde al Archivo General de la Nación,
de conformidad con lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.

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CATEGORIZACIÓN DE LOS ARCHIVOS PÚBLICOS
Artículo 7°. Archivos desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia. Los archivos, desde el punto de vista de su jurisdicción y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nación;
b) Archivo General del Departamento;
c) Archivo General del Municipio;
d) Archivo General del Distrito.
Parágrafo. El Archivo General de la nación tendrá las funciones señaladas en la Ley 80 de 1989, en el Decreto 1777 de 1990 y las incorporadas en la presente ley.
Artículo 8°. Archivos territoriales. Los archivos, desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del orden departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f) Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de las nuevas entidades territoriales que se creen por ley;
h) Archivos de los territorios indígenas, que se crearán cuando la ley los desarrolle.
Artículo 9°. Los archivos según la organización del Estado.
a) Archivos de la Rama Ejecutiva;
b) Archivos de la Rama Legislativa;
c) Archivos de la Rama Judicial;
d) Archivos de los Organos de Control;
e) Archivos de los Organismos Autónomos.
Artículo 10. Obligatoriedad de la creación de archivos. La creación de los archivos contemplados en los artículos 8° y 9° de la presente ley, así como los archivos de los organismos de control y de los organismos autónomos será de carácter obligatorio.

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ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS
Artículo 11. Obligatoriedad de la conformación de los archivos públicos. El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística.
Artículo 12. Responsabilidad. La administración pública será responsable de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos.
Artículo 13. Instalaciones para los archivos. La administración pública deberá garantizar los espacios y las instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construcción de edificios públicos, adecuación de espacios, adquisición o arriendo, deberán tenerse en cuenta las especificaciones técnicas existentes sobre áreas de archivos.
Artículo 14. Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos públicos. La documentación de la administración pública es producto y propiedad del Estado, y éste ejercerá el pleno control de sus recursos informativos. Los archivos públicos, por ser un bien de uso público, no son susceptibles de enajenación.
Parágrafo 1°. La administración pública podrá contratar con personas naturales o jurídicas los servicios de custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo.
Parágrafo 2°. Se podrá contratar la administración de archivos históricos con instituciones de reconocida solvencia académica e idoneidad.
Parágrafo 3°. El Archivo General de la Nación establecerá los requisitos y condiciones que deberán cumplir las personas naturales o jurídicas que presten servicios de depósito, custodia, organización, reprografía y conservación de documentos de archivo o administración de archivos históricos.
Artículo 15. Responsabilidad especial y obligaciones de los servidores públicos. Los servidores públicos, al desvincularse de las funciones titulares, entregarán los documentos y archivos a su cargo debidamente inventariados, conforme a las normas y procedimientos que establezca el Archivo General de la Nación, sin que ello implique exoneración de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Artículo 16. Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estén los archivos de las entidades públicas. Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igual o superior jerarquía, pertenecientes a las entidades públicas, a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.
Artículo 17. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, especialmente en lo previsto en su artículo 15, a las leyes y disposiciones que regulen su labor. Actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confíe la misión de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentación de la administración del Estado y aquélla que forme parte del patrimonio documental de la Nación.
Artículo 18. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y áreas relacionadas con su labor.
Parágrafo. El Archivo General de la Nación propiciará y apoyará programas de formación profesional y de especialización en archivística, así como programas de capacitación formal y no formal, desarrollados por instituciones educativas.
Artículo 19. Soporte documental. Las entidades del Estado podrán incorporar tecnologías de avanzada en la administración y conservación de sus archivos, empleando cualquier medio técnico, electrónico, informático, óptico o telemático, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organización archivística de los documentos;
b) Realización de estudios técnicos para la adecuada decisión, teniendo en cuenta aspectos como la conservación física, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, perdurabilidad y reproducción de la información contenida en estos soportes, así como el funcionamiento razonable del sistema.
Parágrafo 1°. Los documentos reproducidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia del documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por las leyes procesales y se garantice la autenticidad, integridad e inalterabilidad de la información.
Parágrafo 2°. Los documentos originales que posean valores históricos no podrán ser destruidos, aun cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados mediante cualquier medio.
Artículo 20. Supresión, fusión o privatización de entidades públicas. Las entidades públicas que se suprimen o fusionen deberán entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al ministerio o entidad a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
Parágrafo. Las entidades públicas que se privaticen deberán transferir su documentación histórica al ministerio o entidad territorial a la cual hayan estado adscritas o vinculadas.
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GESTIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 21. Programas de gestión documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
Parágrafo. Los documentos emitidos por los citados medios gozarán de la validez y eficacia de un documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artículo 22. Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos.
Artículo 23. Formación de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se clasifican en:
a) Archivo de gestión. Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histórico. Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de conservación permanente.
Artículo 24. Obligatoriedad de las tablas de retención. Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas tablas de retención documental.
Artículo 25. De los documentos contables, notariales y otros. El Ministerio de la Cultura, a través del Archivo General de la Nación y el del sector correspondiente, de conformidad con las normas aplicables, reglamentarán lo relacionado con los tiempos de retención documental, organización y conservación de las historias clínicas, historias laborales, documentos contables y documentos notariales. Así mismo, se reglamentará lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios públicos.
Artículo 26. Inventario documental. Es obligación de las entidades de la Administración Pública elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.
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ACCESO Y CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 27. Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los documentos de archivos públicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos públicos y privados garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y las leyes.
Artículo 28. Modificación de la Ley 57 de 1985. Modifícase el inciso 2° del artículo 13 de la Ley 57 de 1985, el cual quedará así: “La reserva legal sobre cualquier documento cesará a los treinta años de su expedición. Cumplidos éstos, el documento por este solo hecho no adquiere el carácter histórico y podrá ser consultado por cualquier ciudadano, y la autoridad que esté en su posesión adquiere la obligación de expedir a quien lo demande copias o fotocopias del mismo”.
Artículo 29. Restricciones por razones de conservación. Cuando los documentos históricos presenten deterioro físico manifiesto tal que su estado de conservación impida su acceso directo, las instituciones suministrarán la información contenida en estos mediante un sistema de reproducción que no afecte la conservación del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

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SALIDA DE DOCUMENTOS
Artículo 30. Documentos administrativos. Sólo por motivos legales las entidades del Estado podrán autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artículo 31. Documentos históricos. En los archivos públicos de carácter histórico se podrá autorizar de manera excepcional la salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo deberá tomar todas las medidas que garanticen la integridad, la seguridad, la conservación o el reintegro de los mismos. Procederá dicha autorización en los siguientes términos:
a) Motivos legales;
b) Procesos técnicos;
c) Exposiciones culturales.
Parágrafo. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, procesos técnicos especiales o para exposiciones culturales, la salida temporal de documentos de un archivo fuera del territorio nacional.
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CONTROL Y VIGILANCIA
Artículo 32. Visitas de inspección. El Archivo General de la Nación podrá, de oficio o a solicitud de parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspección a los archivos de las entidades del Estado con el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias. Advertida alguna situación irregular, requerirá a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a que haya lugar o dará traslado, según el caso, a los órganos competentes con el fin de establecer las responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Artículo 33. Organo competente. El Estado, a través del Archivo General de la Nación, ejercerá control y vigilancia sobre los documentos declarados de interés cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores sean personas naturales o jurídicas de carácter privado.
Artículo 34. Normalización. En desarrollo de lo dispuesto en el artículo 8° de la Constitución Política, el Archivo General de la Nación fijará los criterios y normas técnicas y jurídicas para hacer efectiva la creación, organización, transferencia, conservación y servicios de los archivos públicos, teniendo en cuenta lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
Artículo 35. Prevención y sanción. El Gobierno Nacional, a través del Archivo General de la Nación, y las entidades territoriales, a través de sus respectivos Consejos de Archivos, tendrán a prevención facultades dirigidas a prevenir y sancionar el incumplimiento de lo señalado en la presente ley y sus normas reglamentarias, así:
a) Emitir las órdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prácticas que amenacen o vulneren la integridad de los archivos públicos y se adopten las correspondientes medidas preventivas y correctivas.
Cuando no se encuentre prevista norma especial, el incumplimiento de las órdenes impartidas conforme al presente literal será sancionado por la autoridad que las profiera, con multas semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, según el caso, de hasta veinte (20) salarios mínimos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el incumplimiento;
b) Las faltas contra el patrimonio documental serán tenidas como faltas gravísimas cuando fueren realizadas por servidores públicos, de conformidad con el artículo 25 de la Ley 200 de 1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la destrucción o daño del patrimonio documental o por su explotación ilegal, de conformidad con lo establecido en los artículos 218 a 226, 349, 370, 371 y 372 del Código Penal, es obligación instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner inmediatamente el retenido a órdenes de la autoridad de policía más cercana, sin perjuicio de las sanciones patrimoniales previstas;
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmente documentos y archivos históricos públicos, éstos serán decomisados y puestos a órdenes del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano.

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ARCHIVOS PRIVADOS
Artículo 36. Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturales o jurídicas de derecho privado y aquellos que se deriven de la prestación de sus servicios.
Artículo 37. Asistencia a los archivos privados. El Estado estimulará la organización, conservación y consulta de los archivos históricos privados de interés económico, social, técnico, científico y cultural. En consecuencia, el Archivo General de la Nación brindará especial protección y asistencia a los archivos de las instituciones y centros de investigación y enseñanza científica y técnica, empresariales y del mundo del trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos políticos, así como a los archivos familiares y de personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la política.
Artículo 38. Registro de archivos. Las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos o archivos de cierta significación histórica, deberán inscribirlos en el registro que para tal efecto abrirá el Archivo General de la Nación. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos privados declarados de interés cultural, continuarán con la propiedad, posesión o tenencia de los mismos y deberán facilitar las copias que el Archivo General de la Nación solicite.
Artículo 39. Declaración de interés cultural de documentos privados. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se establezca para el efecto, podrá declarar de interés cultural los documentos privados de carácter histórico. Estos formará parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia serán de libre acceso.
Artículo 40. Régimen de estímulos. El Gobierno Nacional establecerá y reglamentará un régimen de estímulos no tributarios para los archivos privados declarados de interés cultural, tales como: premios anuales, asistencia técnica, divulgación y pasantías.
Artículo 41. Prohibiciones. Se prohibe a los organismos privados y a las personas naturales o jurídicas propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos declarados de interés cultural:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorización del Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cien salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Los documentos y archivos históricos privados declarados de interés cultural, objeto de la exportación o sustracción ilegal, serán decomisados y puestos a orden del Ministerio de la Cultura. El Estado realizará todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraídos ilegalmente del territorio colombiano;
b) Transferir –a título oneroso o gratuito– la propiedad, posesión o tenencia de documentos históricos, sin previa información al Archivo General de la Nación. Esta falta dará lugar a la imposición de una multa de cincuenta salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Parágrafo. El desconocimiento de estas prohibiciones dará lugar a la investigación correspondiente y a la imposición de las sanciones establecidas en la ley.
Artículo 42. Obligatoriedad de la cláusula contractual. Cuando las entidades públicas celebren contratos con personas naturales o jurídicas, nacionales o extranjeras, para desarrollar proyectos de investigación cultural, científica, técnica o industrial, incluirán en los contratos una cláusula donde se establezca la obligación de aquéllas de entregar copias de los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos, siempre y cuando no contraríen las normas sobre propiedad intelectual y no se vulneren los derechos otorgados a dichas personas por el artículo 15 de la Constitución Política.
Parágrafo. Las personas jurídicas internacionales con sedes o filiales en Colombia, en relación con sus documentos de archivo, se regularán por las convenciones internacionales y los contratos suscritos. En todo caso, el Archivo General de la Nación podrá recibir los documentos y archivos que deseen transferir.
Artículo 43. Protocolos notariales. Los protocolos notariales pertenecen a la Nación. Los que tengan más de treinta años deberán ser transferidos por la correspondiente notaría al Archivo General Notarial del respectivo círculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesoría del Archivo General de la Nación, tomará las medidas pertinentes.

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DONACIÓN, ADQUISICIÓN Y EXPROPIACIÓN
Artículo 44. Donaciones. El Archivo General de la Nación y los archivos históricos públicos podrán recibir donaciones, depósitos y legados de documentos históricos.
Artículo 45. Adquisición y/o expropiación. Los archivos privados de carácter histórico declarados de interés público, podrán ser adquiridos por la Nación cuando el propietario los ofreciere en venta.
Declárase de interés público o de interés social, para efectos de la expropiación por vía administrativa a la que se refiere la Constitución Política, la adquisición de archivos privados de carácter histórico-cultural que se encuentren en peligro de destrucción, desaparición, deterioro o pérdida.
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CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS
Artículo 46. Conservación de documentos. Los archivos de la Administración Pública deberán implementar un sistema integrado de conservación en cada una de las fases del ciclo vital de los documentos.
Artículo 47. Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, deberán elaborarse en soportes de comprobada durabilidad y calidad, de acuerdo con las normas nacionales o internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nación.
Parágrafo. Los documentos de archivo de conservación permanente podrán ser copiados en nuevos soportes. En tal caso, deberá preverse un programa de transferencia de información para garantizar la preservación y conservación de la misma.
Artículo 48. Conservación de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nación dará pautas y normas técnicas generales sobre conservación de archivos, incluyendo lo relativo a los documentos en nuevos soportes.
Artículo 49. Reproducción de documentos. El parágrafo del artículo 2° de la Ley 80 de 1989 quedará así: “En ningún caso los documentos de carácter histórico podrán ser destruidos, aunque hayan sido reproducidos por cualquier medio”.
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ESTÍMULOS A LA SALVAGUARDA, DIFUSIÓN
O INCREMENTO DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL
DE LA NACIÓN
Artículo 50. Estímulos. El Gobierno Nacional establecerá premios y estímulos no tributarios para las personas o instituciones que con sus acciones y trabajos técnicos, culturales o científicos contribuyan a la salvaguarda, difusión o incremento del patrimonio documental del país, así como a los autores de estudios históricos significativos para la historiografía nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales premios y estímulos podrán consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantías, capacitación y distinciones honoríficas.

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DISPOSICIONES FINALES
Artículo 51. Apoyo de los organismos de control. La Procuraduría General de la Nación y la Contraloría General de la República prestarán todo el apoyo en lo de su competencia al Archivo General de la Nación, para el cumplimiento de lo preceptuado en esta ley.
Artículo 52. Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicación y deroga en lo pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
El Presidente del honorable Senado de la República,
Miguel Pinedo Vidal.
El Secretario General del honorable Senado de la República,
Manuel Enríquez Rosero.
La Presidenta de la honorable Cámara de Representantes,
Nancy Patricia Gutiérrez Castañeda.
El Secretario General de la honorable Cámara de Representantes,
Gustavo Bustamante Moratto.
REPÚBLICA DE COLOMBIA – GOBIERNO NACIONAL
Publíquese y ejecútese.
Dada en Santa Fe de Bogotá, D. C., a 14 de julio de 2000.
ANDRÉS PASTRANA ARANGO
El Ministro de Hacienda y Crédito Público,
Juan Camilo Restrepo Salazar.
El Ministro de Cultura,
Juan Luis Mejía Arango.

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