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LOS ARCHIVOS FOTOGRÁFICOS

diciembre 11, 2009

La fotografía como documento y los archivos como servicio son el el punto de partida para exponer este tema, cuya finalidad es apuntar las directrices fundamentales para el tratamiento, gestión y difusión de los fondos fotográficos, independientemente de su naturaleza, temática y procedencia.
Aqui pretendemos aportar una metodología de trabajo, adaptando las normas y estándares existentes en el campo de la documentación y los archivos a la gestión y tratamiento de las colecciones y fondos fotográficos.

Los archivos fotográficos, a diferencia del resto de instituciones documentales donde se conservan y tratan documentos textuales y/o audiovisuales, afrontan un problema en la automatización no siempre fácil de resolver: el tamaño de las imágenes; esto es, el espacio que ocupan tanto los originales como los soportes donde se almacenan una vez tratadas (discos magnéticos, discos ópticos, etc.). El tratamiento de las imágenes fotográficas en los archivos pasa por la digitalización (transformar la información del soporte original en información digital), lo que supone una doble ventaja:

APUNTE IMPORANTE

Tus archivos fotograficos personales, corren peligro cuando los pones en la red, pues estas sometido a que cualquier persona inescrupulosa las baje y haga cuanto se le antoje con tus fotos…

Aqui les dejo este video para qu vean lo facil que es bajar las fotos que colgamos en la web….Asi que antes de colgar fotos en la web lo mejor es imprimirlar o guardarlas en un soporte fisico para que nuestros amigos y familiares tengan acceso a ellas.

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LOS ARCHIVOS

diciembre 9, 2009

REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS   

 Texto aprobado por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación                                                      

  PRESENTACIÓN

La legislación archivística es tan esencial a los archivos que su propia existencia y el papel social que cumplen dentro de un Estado de Derecho dependen de la normatividad que regule su labor.

La noción de legislación archivística se deriva de los propios archivos y resulta indispensable dado el valor legal, administrativo y fiscal de los documentos activos y el carácter de bien cultural de los archivos históricos.

La larga historia de los archivos en el mundo occidental pone en evidencia cómo la permanente preocupación por la normatividad, la legislación y los reglamentos, se genera por la naturaleza jurídica de los documentos y del valor probatorio y testimonial que se les ha reconocido a lo largo de los siglos.

El ordenamiento jurídico de los centros documentales ha estado estrechamente ligado a las estructuras políticas y administrativas del estado desde sus propios orígenes que se confunden con el surgimiento de la sociedad política y más exactamente a partir de la noción de archivos públicos que deviene del concepto mismo del poder público.

En los inicios de los tiempos modernos uno de los primeros reglamentos de archivo fue el de la Corona de Aragón expedido en 1384. A partir del siglo XVI, con el surgimiento y la consolidación del Estado-Nación  la necesidad de una legislación archivística fue más evidente y sentida.

El principio de libre acceso a los archivos públicos que definiera la Asamblea Nacional Francesa en tiempos de la Revolución, hizo más perentoria una legislación concebida como un ordenamiento de interés público y un precepto social teniendo en cuenta la importancia de los archivos para la sociedad en su conjunto.

De esta forma, la normatividad lejos de ser un fin en sí misma, se constituye en un medio para lograr propósitos administrativos y sociales de rango superior. En efecto, el Estado como expresión política de la sociedad, funciona y administra tomando decisiones que quedan registradas en documentos de diverso soporte. La documentación que producen las dependencias oficiales pertenece a la Nación, interesa a la sociedad y se convierte en el testimonio histórico que se integra al patrimonio general de la humanidad.

El acceso a la información y a los documentos públicos que consagran las leyes fundamentales de los sistemas democráticos tanto como el flujo informativo de la propia administración, hacen que la relación entre Estado y sociedad sea más dinámica e integral y por lo mismo haya un mayor grado de compromiso y solidaridad entre los miembros de una comunidad.

La posibilidad de acceder a los documentos de la administración permite una mayor participación ciudadana en la vida política, hace más transparente la gestión pública y contribuye a consolidar el sentido de pertenencia a la comunidad nacional.

De lo anterior se deriva la necesidad de disponer de una legislación con fundamento en las teorías archivísticas más elaboradas y a partir de las tendencias metodológicas más depuradas. Normatividad que en primer término debe estar acorde con los principios constitucionales y las disposiciones legales vigentes, ajustarse estrictamente a la razón de ser de los archivos  -la conservación y la consulta-, tener en cuenta los requerimientos de una sociedad en permanente evolución y cambio, cuyo dinamismo demanda información permanente, abrir espacio a los avances tecnológicos y científicos y desde luego confrontar la teoría con la práctica para que los cambios sean fácilmente asimilables.

El presente reglamento ha sido construido teniendo en cuenta los anteriores presupuestos. Se ha partido de unos principios de validez universal y de unos criterios rigurosos y técnicos y asimismo se han considerado experiencias del quehacer archivístico en nuestro medio y en países con una tradición administrativa, documental y cultural similares.

Gracias a los aportes, en primer término de archivístas así como de administradores, juristas, historiadores, investigadores, técnicos y usuarios en general, esta norma aborda temas y problemas esenciales del trabajo archivístico sin ninguna pretensión de innovación y tanto menos con pruritos de novedad.

Algunos tópicos apenas se sugieren, otros no se desarrollan y no pocos requerirían una mayor discusión, pero se ha tenido el cuidado de estar a tono con la moderna concepción archivística y con los enfoques más actualizados. Asimismo se han tenido en cuenta las experiencias más probadas y una amplia información legislativa. Muchos aspectos deberán desarrollarse a partir del análisis de diversas perspectivas para llegar a soluciones en cada paso particular y otros requerirán una más amplia y profunda reflexión.

A partir de un bagaje teórico y conceptual, amplio y renovado, teniendo en cuenta los métodos, prácticas y técnicas más utilizadas en nuestro medio así como las circunstancias  y condiciones propias, se ha elaborado el presente reglamento. Este ha sido concebido como un instrumento de trabajo en busca de la normalización de las diversas tareas y homogenización del lenguaje propio del quehacer archivístico que es indispensable para la construcción de una política de conservación en los archivos históricos y de administración de documentos en los archivos activos.

A partir del concepto de «Archivo Total», que alude no sólo a las diferentes etapas del ciclo vital del documento sino a los distintos soportes en que se pueda hallar la información, el presente reglamento da pautas sobre los aspectos más importantes del trabajo archivístico, con el objeto de que se establezca un control racional y ordenado tanto de la producción como del trámite documental. Desde luego, muchos de los principios que lo inspiran y muchos conceptos que se adoptan como el propio de archivo, siguen siendo objeto de una gran controversia.

Las disposiciones acordadas definen pautas para la prestación de servicios archivísticos y buscan superar la informalidad, variabilidad y subjetividad de los criterios y técnicas seguidas en el trabajo de archivos que tanto daño ocasionan y que van desde un deficiente servicio hasta la desaparición de gran cantidad de documentos esenciales para la administración y valiosos para el patrimonio cultural del país.

Las diferencias conceptuales que pueden darse, están acorde con la naturaleza de una disciplina en formación como la archivística y asimismo surgen gracias a la profunda renovación metodológica de un quehacer de larga tradición o por las aplicaciones tecnológicas y de la informática que se están dando en el trabajo de los archivos. La discusión teórica y metodológica que suscite el presente instrumento de trabajo será bienvenida porque permitirá refinar principios, actualizar conceptos y elaborar nuevas normas hasta llegar a una Ley General de Archivos que tanta falta hace al país.

El Archivo General de la Nación espera que este Reglamento General ayude a los archivos colombianos, en el umbral del siglo XXI, a cumplir sus objetivos esenciales de ser apoyo para la administración y elementos de la cultura, lograr su pleno desarrollo como centros de información, modernizar su trabajo para hacerlo más eficiente y eficaz, coadyuvar en la consolidación de una democracia y en el establecimiento de sistemas de control, reafirmar su propia institucionalidad y servir con calidad al ciudadano para la salvaguarda de sus derechos y la defensa de sus intereses.

Quisiéramos agradecer, finalmente, a quienes de una u otra forma colaboraron con la preparación del documento sometido a consideración de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Es del caso destacar las sugerencias de muchos archivístas, las propuestas de algunos grupos de trabajo, la discusión dada en el Segundo Seminario del Sistema Nacional de Archivos y en particular la tarea del equipo de trabajo de la entidad integrado, entre otros, por Jacqueline Murillo Sánchez, Julio Parra, Gilberto Villa, Jorge Caicedo, William Martínez, Myriam Mejía, José Alberto Giraldo, Clara Inés Casilimas y Julia Godoy así como los aportes de la asesora Myriam Marín.

Jorge Palacios Preciado

Director

Archivo General de la Nación de Colombia

VIDEO
En este video puedes ver la importancia que tienen los archivos para la Administración ( Los cristales de datos)

 INTRODUCCIÓN

El Reglamento General de Archivos se constituye en un importante punto de partida en desarrollo de la Ley 80 de 1989 y responde a una necesidad sentida en la

comunidad archivística del país.

El objetivo de este reglamento es proporcionar a las diferentes instituciones y personas comprometidas con el desarrollo y la investigación archivística, una herramienta conformada por una serie de parámetros y lineamientos de aplicación general y un marco conceptual que permitan el mejor desempeño de las tareas archivísticas y la posibilidad de hablar un lenguaje común.

 ANTECEDENTES

El presente documento se inició en febrero de 1992 con fundamento en la Ley y en la observación de una serie de experiencias de países con una tradición archivística similar a la de Colombia, como España, México, Cuba, Costa Rica, y teniendo en cuenta las recomendaciones y directrices que en esta materia ha dado la UNESCO, a través de su Programa General de Gestión de Documentos y Administración de Archivos para los Sistemas Nacionales de Archivos.

Igualmente se hizo un análisis concienzudo de la teoría archivística más actualizada, elaborada por tratadistas de reconocida trayectoria internacional como Theodore Schellemberg, Frank B. Evans, Michael Duchein, Aurelio Tanodi, Artel Ricks, Charles Kesckemeti, Antonia Heredia y Manuel Vázquez, entre otros.

Se inició como una tarea prioritaria del Archivo General de la Nación, aún en su etapa de consolidación, ejecutada por la Dirección General y la Oficina de Planeamiento Archivístico. Así surgió el primer documento de trabajo que se presentó a la Junta Directiva de la Entidad.

Por decisión de la Dirección General del Archivo, se conformó un Grupo de Trabajo que retomó el documento con sus antecedentes. Su estudio y análisis dio como resultado la primera versión provisional del documento, entregada al Comité de Normalización, el 21 de octubre de 1993.

La oficina de Planeamiento Archivístico, como coordinadora del Comité de Normalización, dentro del marco del Sistema Nacional de Archivos, consideró necesario, además de oportuno, presentarlo al Segundo Seminario del Sistema Nacional de Archivos realizado el 3 de diciembre del mismo año, como una propuesta que le permitiera iniciar sus labores desarrollando tareas concretas.

Habiendo recogido y analizado las observaciones sobre el documento, durante el primer trimestre del año 1994 y tras su estudio y aprobación por parte de la Junta Directiva del Archivo, se entrega al país y a la comunidad archivística el presente Reglamento General de Archivos.

 ORGANIZACIÓN DEL DOCUMENTO

El Reglamento General de Archivos está organizado por partes, las cuales se dividen en capítulos y éstos a su vez en artículos.

La parte preliminar formula inicialmente los principios rectores sobre los cuales se estructura el desarrollo del presente Reglamento y contempla una serie de disposiciones generales relacionadas con algunos conceptos fundamentales que resultan esenciales para la normalización del quehacer archivístico.

Asimismo, se especifican las fases de formación de los archivos y categorización de los oficiales, precisando que éstos dependerán de las entidades en cuya estructura se encuentran ubicados y es obligación de aquellas la aplicación y cumplimiento del Reglamento, a través de una coordinación a nivel directivo o al más alto nivel ejecutivo, sin perjuicio de las funciones asignadas por la ley al Archivo General de la Nación.

Se establece el campo de aplicación de este reglamento que abarca todas las instituciones archivísticas oficiales de los órdenes nacional, departamental, municipal, distrital, los territorios indígenas, las entidades territoriales que se creen por ley, las divisiones administrativas y los archivos históricos especiales.

Finalmente en esta parte, se define la responsabilidad que tienen los servidores públicos de entregar y recibir los documentos de archivos públicos debidamente inventariados. Igualmente, establece las obligaciones y criterios que deben observar los funcionarios de archivo, con el fin de dar a este bien mueble el valor que tiene para la gestión de las entidades, los derechos ciudadanos y como potencial patrimonio documental del país.

En la parte I se establecen los Órganos de Dirección, Coordinación y Asesoría de la función archivística a nivel nacional y se determina su composición, objetivos y funciones.

En concordancia con la Ley, se define al Archivo General de la Nación como el Organo de Dirección y Coordinación y se crean un Comité Evaluador de Documentos, órgano asesor de esta materia, y los comités técnicos asesores necesarios para el desarrollo de la política archivística, en el marco del Sistema Nacional de Archivos. Por otra parte se precisa la creación del Comité de Archivo al interior de cada institución, como un grupo asesor de alta dirección encargado del desarrollo técnico-administrativo del archivo.

La parte II: «Organización y Funcionamiento de los Archivos y Servicios Archivísticos», se divide en ocho capítulos que corresponden a tareas propias de la Gestión Archivística.

El capítulo I trata de la Gestión de Documentos, se precisa que las entidades oficiales son las responsables del trámite documental, desde su producción o recepción hasta su preservación y disposición final y de la administración de sus archivos.
Se habla del concepto de eliminación de documentos y del papel que corresponde al Archivo General de la Nación y al Comité Evaluador de Documentos de esta tarea.

El capítulo II, denominado «Estructura de los Fondos», trata lo relativo a la Clasificación de los fondos documentales, tarea que debe adelantarse con un criterio orgánico-funcional con fundamento en el principio de procedencia; se refiere también a la ubicación de las unidades documentales.

El capítulo III: «Entrada y Salida de Documentos en los Archivos», se refiere a dichos eventos y da las pautas a seguir en tales casos. Se establecen varios registros, como los de entrada y salida de documentos, registro de depósitos y salidas temporales.

El capítulo IV que se refiere a «La Descripción de los Documentos» señala y define los diferentes instrumentos de Control y Consulta: Guías, Inventarios, Catálogos e Índices de los Fondos Documentales, de acuerdo con la naturaleza de éstos y las prioridades del servicio. Establece que el Archivo General de la Nación formulará las normas técnicas necesarias sobre la elaboración de los instrumentos de control, descripción y consulta, con el fin de lograr homogeneidad en los diferentes archivos.

De otro lado determina que los archivos oficiales deben incluir en sus programas de trabajo proyectos de descripción de documentos o análisis de información.

El «Acceso a los Documentos de Archivo», que corresponde al capítulo V, hace referencia al derecho que tienen los ciudadanos de acceder a los documentos de archivos públicos, de conformidad con el artículo 74 de la Constitución Política y al derecho de petición que puede ejercer para tener acceso a los documentos públicos o a la información contenida en éstos.

Se señala la restricción general consagrada en el mismo artículo de la Constitución Política, de negar la consulta sólo a aquellos documentos respecto de los cuales exista ley que les de carácter de restringidos. Adicionalmente, se establecen restricciones especiales frente a aquellos documentos que, por su estado de conservación, puedan ser afectados por el acceso directo, con la aclaración que, deberá suministrarse la información contenida en ellos.

Se reafirma el cese de la reserva legal sobre los documentos de archivos públicos a los treinta años de expedidos, de acuerdo con lo establecido en la Ley 57 de 1985.

Por otra parte, se mencionan aspectos relacionados con el ingreso a las sedes de los archivos y los requerimientos para la consulta de los documentos.

El capítulo VI titulado «Reprografía de los Documentos» hace referencia a los servicios de reprografía y al trámite para la duplicación de documentos. Señala que los directores de archivos podrán establecer los procedimientos técnicos de reproducción en los casos en que así lo requieran las características físicas de los soportes y, por otra parte, que el Archivo General de la Nación, a través del servicio de reproducción de documentos, coordinará y supervisará los proyectos de reproducción sistemática de fondos documentales realizados por personal especializado. Finalmente, se expone la necesidad de crear un Archivo de Seguridad, dotado de condiciones especiales para la conservación de los nuevos soportes documentales.

El capítulo VII se refiere a la «Conservación de los Documentos»; en él se enfatiza sobre los procesos de conservación preventiva, conservación y restauración de documentos.

Se especifica que los documentos de archivo se deben contener en unidades de conservación adecuadas que faciliten su consulta y preservación.

Se insiste también en la necesidad de adoptar medidas de conservación preventiva frente al deterioro normal de los documentos y se reitera la obligación y responsabilidad de las entidades públicas frente a la conservación de sus archivos y documentos originales, sin importar su soporte.

Igualmente se señala que las condiciones de los edificios y locales destinados a archivos deben garantizar la conservación de los mismos y subraya la necesidad de adoptar todas las medidas conducentes a asegurar la preservación del patrimonio documental del país.

Para finalizar la parte II, el capítulo VIII, titulado «Disposiciones Varias», expone algunas consideraciones a tener en cuenta para la adopción y aplicación del Reglamento.

La parte III, contempla la presentación del glosario que condensa el vocabulario técnico empleado y las definiciones que fueron consideradas y discutidas como propias de este instrumento normativo.

Para facilitar la consulta del cuerpo del Reglamento se preparó un índice, organizado alfabéticamente por los títulos del articulado y ciertas palabras claves que remiten al número del artículo en el cual se hallan desarrolladas.

Con el fin de sustentar y dar un relevamiento a las fuentes documentales y de información que apoyaron la configuración de la presente reglamentación, se esboza la bibliografía general que obedece en su organización a los criterios bibliotecológicos establecidos para tal efecto.

Con  información complementaria y explicativa (serie de anexos actualizados), se acompaña el texto del presente Reglamento.

 CONSULTA

Para la Consulta se recomienda leer la presentación y el contenido. En caso de duda sobre cualquier concepto de tipo archivístico, se sugiere remitirse al Glosario.

Para la preparación del glosario se seleccionaron los términos del texto central del Reglamento y se relacionaron en orden alfabético.

  

 REGLAMENTO GENERAL DE ARCHIVOS

 

Acuerdo 07 de 1994

Por el cual se adopta y se expide el Reglamento General de Archivos

La Junta Directiva del Archivo General de la Nación de Colombia

en uso de sus facultades legales y en especial las conferidas por la Ley 80 de 1989 y el Decreto 1777 de 1990.

Considerando:

Que el artículo segundo de la Ley 80 de 1989, señala las funciones del Archivo General de la Nación y en su literal b) preceptúa: «fijar políticas y expedir reglamentos necesarios para organizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de la Nación, de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la Junta Directiva».

Que el numeral d) del citado artículo estipula que es función del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION: «Formular, orientar, coordinar y controlar la política nacional de archivos…»

Que el artículo tercero del Decreto 1777 de 1990, señala los objetivos del ARCHIVO GENERAL DE LA NACION y en su numeral a) manifiesta: «Velar por la conservación, incremento y difusión del patrimonio documental de la Nación mediante la planeación y la formulación de la política archivística a nivel Nacional…»

Que el artículo cuarto del Decreto Ibídem, precisa las funciones del ARCHIVO
GENERAL DE LA NACION y en su numeral h) indica: «regular y racionalizar la producción, gestión y administración de los archivos de la Administración Pública».

Que el artículo octavo del Decreto 1777, establece las funciones de la Junta Directiva, y en su numeral a)dispone: “Adoptar y evaluar periódicamente la política archivística a nivel nacional, y que en su literal c) taxativamente manifiesta: «Expedir normas y reglamentos generales sobre organización de los archivos, administración y gestión de documentos, descripción, investigación, consulta, reprografía, certificación, transferencias, retención, selección y conservación de documentos y en general sobre aquellos aspectos que exija la racionalización y normalización del trabajo archivístico a nivel nacional».

Que en desarrollo de lo dispuesto en la Ley 80 de 1989 y en el Decreto 1777 de 1990,

Acuerda:

ARTICULO PRIMERO. Adoptar y expedir el presente Reglamento General de Archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico del país.

Parte Preliminar

ARTICULO 1°. Principios rectores. Los Archivos harán suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a la comunidad y garantizar la efectividad de principios, derechos y deberes consagrados en la Constitución y los de facilitar la participación de la comunidad y el control ciudadano en las decisiones que los afecten en los términos previstos por la Ley.

Los documentos que conforman los archivos son importantes para la administración y la cultura porque son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes y porque pasada su vigencia se convierten en fuentes de la historia y componentes valiosos del patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Los archivos son parte fundamental y constitutiva de la Administración Pública, órganos consultivos esenciales del Estado, instrumentos básicos para su modernización, manifestaciones concretas de su gestión, su política y sus finalidades.

Los archivos, por su propia naturaleza, son consustanciales a la gestión gubernamental; son parte legítima y necesaria para el funcionamiento del Estado; constituyen una herramienta indispensable para la administración de la justicia y para la gestión económica, política y administrativa del mismo; son testimonio de los hechos y las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones; favorecen la acumulación de los elementos necesarios para la comunicación de las ideas y la continuidad de los pueblos. Como centros de información institucional contribuyen a la eficacia y secuencia de las agencias del gobierno en el servicio al ciudadano.

En un sistema democrático los archivos son tribunal de última instancia con relación a la gestión y la moral administrativa. Son garantía de la transparencia en el desarrollo de la gestión pública; el acceso a la información que conservan estimula el debate, la participación ciudadana y el necesario control político en un Estado de Derecho.

Los archivos no agotan su razón de ser para el saber como fuente de la historia social, económica, política, de la administración, de las ideas, de las mentalidades o de los valores. Como entes de información acumulativa, resultan decisivos para correr las fronteras del conocimiento en todas las disciplinas científicas.

Los documentos de archivos oficiales son potencialmente parte del patrimonio documental de la Nación. Por tanto, los funcionarios públicos son responsables del manejo de los documentos disciplinaria, administrativa, civil y penalmente, son responsables de organizarlos y conservarlos de acuerdo con las normas y criterios que para el caso existan.

Los archivos garantizarán, velarán y promoverán el derecho a la información, la investigación, la educación y la cultura, con un criterio amplio y democrático; sólo por razones constitucionales y legales restringirán el acceso a la información y por razones de conservación a los documentos.

Los archivos contribuirán a la realización de programas de sensibilización de la comunidad, sobre la importancia, el uso y el alcance administrativo, científico y cultura de aquellos, con el objeto de constituir mecanismos de participación ciudadana, conocimiento y conservación del patrimonio documental de la Nación.

El Archivo General de la Nación es la entidad delegada por el poder central para salvaguardar el patrimonio documental del país, como parte integral de las riquezas culturales de la Nación, cuya protección es obligación del Estado, según lo dispone el Título I de los principios fundamentales de la Constitución Política.

Disposiciones Generales

ARTICULO 2°. Objeto del Reglamento General de Archivos. El presente Reglamento tiene por objeto suministrar las pautas y principios que regulan la función archivística en las entidades oficiales.

ARTICULO 3°. Conceptos fundamentales. Para efectos de este Reglamento y con miras a obtener unidad en la definición de criterios y alcances de los términos más generales empleados en materia de archivos, se adopta el glosario como parte integral del mismo.

ARTICULO 4°. Fases de formación del archivo. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se forman a través de las siguientes fases:

1. Archivos de gestión o de las oficinas productoras de documentos, en los que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que la soliciten.

2. Archivos centrales o intermedios, en los que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo urgentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

3. Archivos permanentes o históricos, a los que se transfiere desde el archivo intermedio la documentación que, por decisión del respectivo Comité de Archivo previsto en el artículo 19, debe conservarse permanentemente, dado el valor que cobra para la investigación, la ciencia y la cultura.

ARTICULO 5°. Categorización de archivos oficiales. Los archivos de carácter oficial, de acuerdo con la documentación que conservan, se tipifican en las siguientes categorías:

1. Archivo General de la Nación. Está integrado por los fondos documentales procedentes de entidades oficiales del sector central y aquellos que por su especial valor reciban en custodia.

2. Archivos del Orden Nacional. Están integrados por los fondos documentales procedentes de organismos del orden nacional y aquellos que reciban en custodia.

3. Archivos del Orden Departamental. Están integrados por fondos documentales procedentes de los organismos del orden departamental y aquellos que reciban en custodia.

4. Archivos del Orden Municipal. Están integrados por fondos documentales producidos por los organismos del orden municipal y aquellos que reciban en custodia.

5. Archivos del Orden Distrital. Están integrados por fondos documentales de los organismos de la Administración Distrital y aquellos que reciban en custodia.

ARTICULO 6°. Campo de aplicación. El presente reglamento se aplicará en todos los archivos oficiales del orden nacional, departamental, distrital, municipal; de las entidades territoriales indígenas; de las entidades territoriales que se creen por Ley; de las divisiones administrativas y en los archivos históricos especiales.

ARTICULO 7°. Subordinación y dependencia. Los archivos del sector público dependerán, para todos los efectos, de las entidades en cuya estructura se encuentren ubicados, las cuales serán las responsables del desarrollo institucional de sus archivos, de la aplicación y cumplimiento de este reglamento, a través de una coordinación a nivel directivo o al más alto nivel ejecutivo, sin perjuicio de las funciones asignadas al ARCHIVO GENERAL DE LA NACION.

ARTICULO 8°. Responsabilidad especial. Los documentos de los archivos de gestión e intermedios son potencialmente parte integral del patrimonio documental de la Nación, lo que genera la obligación de los funcionarios responsables de su manejo, de recibir y entregar los documentos debidamente inventariados.

ARTICULO 9°. Responsabilidad general de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de archivo trabajarán sujetos a los más rigurosos principios de la ética profesional, a las leyes y disposiciones que regulan su labor y actuarán siempre guiados por los valores de una sociedad democrática que les confía la misión de organizar, conservar y servir la documentación que hace o hará parte del patrimonio documental de la Nación.

ARTICULO 10°. Obligaciones de los funcionarios de archivo. Los archivistas tienen la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y son responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos.

ARTICULO 11. Selección del personal de archivo. El personal de archivo deberá cumplir los requisitos exigidos de acuerdo con la naturaleza del cargo y las funciones propias del trabajo en los archivos.

ARTICULO 12. Capacitación para los funcionarios de archivo. Las entidades tienen la obligación de capacitar y actualizar a los funcionarios de archivo. Deberán facilitar su participación en los eventos programados por el Archivo General de la Nación y otras instituciones que propicien dichas actividades, con el fin de que puedan realizar un trabajo óptimo.

Parte I

Organos de DirecciOn, CoordinaciOn y AsesorIa

ARTICULO 13. Entidad de dirección y coordinación. La entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel nacional es el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 13A. (Adicionado por el Artículo 1° del Acuerdo 12 de 1995). Entidad de dirección y coordinación en los departamentos. La entidad encargada de dirigir y coordinar la función archivística a nivel departamental es el Consejo Departamental de Archivo, el cual será el órgano encargado de aplicar las políticas y normas trazadas por el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 14. Intervención en la aplicación. Además de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación en la aplicación del presente reglamento intervienen como cuerpos colegiados, el Comité de Archivos de cada entidad, el Comité Evaluador de Documentos y los Consejos y Comités Asesores que establezca el Sistema Nacional de Archivos.

ARTICULO 15. Funciones del Archivo General de la Nación. Las funciones del Archivo General de la Nación serán las fijadas por la Ley 80 de 1989.

ARTICULO 16. Integración de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. La Junta Directiva del Archivo General de la Nación, estará integrada en la forma prevista en el artículo 5° de la Ley 80 de 1989.

ARTICULO 17. Funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Las funciones de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación se derivan de la 80 de 1989 y son las establecidas en el artículo 8° del Decreto 1777 de 1990.

ARTICULO 17A. (Adicionado por el Artículo 2° del Acuerdo 12 de 1995). Funciones del Consejo Departamental de Archivo. Las funciones del Consejo Departamental de Archivo serán: a) Darse su propio reglamento; b) Desarrollar y supervisar el cumplimiento de las políticas y normas archivísticas en el departamento;
c) Desarrollar normas archivísticas aprobadas a nivel nacional; d) Proponer programas y proyectos al Consejo Regional; e) Programar y coordinar acciones a nivel departamental acordes con las políticas, planes y programas propuestos por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y bajo la coordinación de la Dirección del Sistema Nacional de Archivos; f) Promover y vigilar la aplicación de criterios comunes para la evaluación, selección, descarte y traslado de documentos a los archivos correspondientes; g) Propiciar la formación y capacitación del personal vinculado a los archivos en los diferentes niveles y áreas de trabajo.

ARTICULO 18. (Reglamentado por el Acuerdo 06 del 7 de febrero de 1996). Creación del Comité Evaluador de Documentos. Mediante Acuerdo expedido por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación se creará el Comité Evaluador de Documentos, como un Comité Asesor del Archivo y formará parte del Sistema Nacional de Archivos. El Comité Evaluador de Documentos será el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y preparar los lineamientos sobre selección y eliminación de éstos. Asimismo deberá sugerir el régimen de acceso y de transferencia y resolver con base en las disposiciones de la Junta Directiva las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las oficinas de las entidades públicas. En consecuencia será el órgano encargado de tramitar el concepto ante la Junta Directiva de las propuestas de eliminación de documentos de las entidades del sector público.

PARAGRAFO: El Comité Evaluador de Documentos estará integrado por el Director del Archivo General de la Nación o su delegado, quien lo presidirá, el Jefe de la División de Clasificación y Descripción y un Funcionario de esta División nombrado por el Director; el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentación y un reconocido historiador nombrado por la Junta Directiva.

Cuando la naturaleza del asunto lo requiera, el Comité podrá invitar a los funcionarios o especialistas que considere del caso.

ARTICULO 18A. (Adicionado por el Artículo 3° del Acuerdo 12 de 1995). Creación del Comité Evaluador de Documentos en los Departamentos. El Consejo Departamental de Archivo creará el Comité Evaluador de Documentos del Departamento, como un comité asesor del Consejo Departamental de Archivo.

El Comité Evaluador de Documentos del Departamento será el órgano encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos y de preparar los lineamientos sobre la selección y eliminación de éstos, para los archivos del orden departamental  y municipal, según las políticas generales trazadas por la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Asimismo, deberá sugerir el régimen de acceso y el de transferencia y resolver con base en las disposiciones generales de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación las consultas sobre eliminación de documentos producidos por las oficinas de las entidades públicas del orden departamental y municipal. En consecuencia será el órgano encargado de tramitar ante el Consejo Departamental de Archivo el concepto de las propuestas de Tabla de Retención Documental y de Eliminación de Documentos de las entidades del sector público del orden departamental y municipal.

PARAGRAFO. (Modificado por el Artículo 1° del Acuerdo 002 de 1996).El Comité Evaluador de Documentos del Departamento estará integrado de acuerdo con las necesidades del mismo, pero como mínimo deberá conformarse por el Presidente del Consejo Departamental o su delegado, quien lo presidirá; el Jefe de Archivo de la entidad productora de la documentación; un reconocido historiador nombrado por el Consejo Departamental de Archivo, el Jefe del Archivo de la Gobernación y un Archivísta de profesión.

ARTICULO 19. (Modificado por el Artículo 4° del Acuerdo 12 de 1995). Creación del Comité de Archivo. Cada entidad establecerá un Comité de Archivo, legalizado mediante el acto administrativo correspondiente, como un grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

PARAGRAFO: El Comité de Archivo estará conformado, entre otras por las siguientes personas: El funcionario de nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad (Secretario General o Subdirector Administrativo, entre otros) o su delegado, quien lo presidirá; el jefe de la Oficina Jurídica o su delegado; el jefe de la Oficina de Planeación o su delegado; el jefe de la Unidad de Organización y Métodos o su delegado; el jefe de la dependencia productora de los documentos que se evaluarán y el jefe de la unidad administrativa u operativa del archivo, quien actuará como secretario. Además podrán asistir como invitados aquellos funcionarios o particulares que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes (jefe de la Unidad de Control Interno, técnicos, historiadores o usuarios externos, entre otros). En las entidades donde no existan estos funcionarios serán integrantes del Comité de Archivo aquellos funcionarios que desempeñen labores similares o afines

                PARTE II

ORGANIZACIÓNY FUNCIONAMIENTO

 DE LOS ARCHIVOS Y SERVICIOS ARCHIVÍSTICOS

CAPITULO I.

GESTION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 20. Responsabilidad. Las entidades oficiales serán responsables de la gestión de documentos y de la administración de sus archivos y ejercerán el control de la documentación durante todo su ciclo vital.

PARAGRAFO: Dentro del concepto de Archivo Total, el proceso de gestión de documentos comprende : La producción o recepción, la distribución, la consulta, la retención, el almacenamiento, la recuperación, la preservación y su disposición final.

ARTICULO 21. Organización de los archivos administrativos. La organización de los archivos administrativos de las entidades, estará fundamentada en las normas y reglamentaciones dadas por la unidad de coordinación del nivel directivo o ejecutivo del más alto nivel jerárquico de quien dependa de forma mediata el archivo de la entidad.

ARTICULO 22. Sistemas empleados para la gestión de documentos. Los sistemas empleados para la gestión de documentos deberán incluir planes de organización de los diferentes tipos documentales que se manejan en cada entidad, así como su normalización y control.

ARTICULO 23. Valoración documental. Las entidades oficiales elaborarán la respectiva tabla de retención de documentos a partir de su valoración y será adoptada por el Comité de Archivos.

ARTICULO 24. Transferencia de documentos con valor permanente. Los documentos que han cumplido su primera y segunda edad, y que cumplido su proceso de selección y valoración ameriten su conservación permanente, deberán incluirse en un plan de transferencias al archivo que corresponda, con su tipología documental y series perfectamente identificadas. (Concordancia: Decretos 1382 de 1995 y 998 de 1997)

ARTICULO 25. Eliminación de documentos. Para la aplicación del presente reglamento, se entiende por eliminación la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología.

ARTICULO 26. Proceso de eliminación. El proceso de eliminación se ajustará en su realización a las pautas establecidas por la Junta Directiva del Archivo
General de la Nación, previo pronunciamiento delo Comité Evaluador de Documentos y se respetará el resultado de la valoración documental, que estará expresado en tablas de retención adoptadas por el correspondiente Comité de Archivo.

ARTICULO 27. Autorización para eliminación. La autorización para eliminación de documentos será de responsabilidad del Comité de Archivo de cada entidad, el cual deberá levantar en cada caso un acta de eliminación que contenga las firmas autorizadas.

El Archivo General de la Nación se reserva el derecho de ordenar que se efectúen los muestreos que considere oportunos y convenientes, a fin de garantizar la conservación de la información que juzgue pertinente.

PARAGRAFO. El Archivo General de la Nación aprobará o improbará, previo estudio del Comité Evaluador de Documentos, las solicitudes de eliminación presentadas por los diferentes archivos de las entidades del sector central del orden nacional.

CAPITULO II.

ESTRUCTURA DE LOS FONDOS

ARTICULO 28. Clasificación de los fondos documentales. La clasificación de los fondos se realiza mediante un proceso de identificación y organización de los mismos en secciones y series.

Los fondos de los archivos oficiales deberán ser clasificados con un criterio orgánico funcional, teniendo como base la estructura orgánica de cada entidad y respetando el principio de procedencia.

ARTICULO 29. Ubicación de los documentos. Los documentos se colocarán en las unidades de conservación adecuadas, que se identificarán por la correspondiente signatura topográfica. (Reglamentado por el Acuerdo 011 de 1996).

CAPITULO III.

ENTRADA Y SALIDA DE DOCUMENTOS EN LOS ARCHIVOS

ARTICULO 30. Ingreso de documentos en los archivo intermedios e históricos. El ingreso de documentos en los archivos se hará en los siguientes eventos:

1. Por las transferencias regulares de fondos.

2. Por donación o legado aceptados por el archivo respectivo.

3. Por depósito voluntario.

4. Por expropiaciones de documentos por razones de utilidad pública o de interés social en los términos fijados por el legislador, de conformidad con lo establecido en el artículo 58 de la Constitución Política.

PARAGRAFO: El Archivo General de la Nación designará la institución archivística en que se conservarán los documentos adquiridos o recibidos con fundamento en los numerales 2, 3 y 4 del presente artículo.

ARTICULO 31. Ingreso de documentos. Todo ingreso de documentos en los archivos se hará mediante acta de entrega del archivo de la entidad remitente y deberá ajustarse al modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 32. Registro general de ingreso de fondos. Las instituciones o dependencias que reciban archivos de otras, deberán llevar un Registro General de Ingreso de Fondos o Series, que corresponda a los documentos que ingresen, en virtud de las actas de entrega establecidas en el artículo anterior y ciñéndose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 33. Depósito de documentos. Los archivos podrán admitir en deposito documentos de propiedad privada a de otras administraciones de acuerdo con las normas vigentes.

PARAGRAFO. Los documentos objeto de contratos de depósito, que ingresen a los archivos, se someterán al régimen general del tratamiento, acceso y conservación que se establece en este reglamento.

ARTICULO 34. Registro de depósito voluntario. Los archivos que lo requieran llevarán un registro especial de los documentos recibidos en depósito voluntario, en el cual se hará constar los plazos de permanencia en el archivo acordados en el respectivo convenio, ciñéndose al modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 35. Salida temporal de documentos. Sólo el Archivo General de la Nación autorizará, por motivos legales, por exposición y por procesos técnicos especiales, la salida temporal de documentos de un archivo, fuera del territorio nacional.

Cada archivo será autónomo pero responsable para autorizar, dentro del territorio Nacional, la salida de los documentos que conserva y adoptará las medidas pertinentes para garantizar la integridad, seguridad y conservación de los mismos en los siguientes eventos :

1. Motivos legales.

2. Procesos Técnicos.

3. Petición de la entidad productora por conducto de su correspondiente archivo.

4. Exposiciones.

Los archivos facilitarán a los organismos productores de los documentos que conservan, copias autenticadas, si fuere necesario, para los siguientes fines: información o consulta administrativa, de trámite, búsqueda de antecedentes y resolución de expedientes. Sólo en los casos en que sea imprescindible se prestarán los documentos originales, los cuales deberán ser devueltos al archivo en el menor tiempo posible.

PARAGRAFO: El organismo o entidad productora que desee consultar documentos originales con fines distintos a los mencionados, deberá someterse a las normas de consulta en los archivos. En consecuencia, cuando la propia entidad se proponga realizar publicaciones o investigaciones de tipo científico o fines similares, deberá hacer la consulta en las instalaciones de los archivos receptores.

ARTICULO 36. Registro de salida temporal de documentos. Las salidas temporales de documentos se anotarán en un libro de registro según el modelo normalizado por el Archivo General de la Nación.

CAPITULO IV.

DESCRIPCION DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 37. Instrumentos de control y consulta. Como instrumentos de control, consulta y descripción, los archivos elaborarán guías, inventarios, catálogos e índices de sus fondos documentales, de acuerdo con la naturaleza de éstos y con las prioridades del servicio. Asimismo de llevarán registros de transferencias, relaciones de entrega, libros de registro, radicadores y tablas de retención.

PARAGRAFO: Los instrumentos de control, descripción, consulta e información, se ajustarán a las normas formuladas por el Archivo General de la Nación.

ARTICULO 38. Proyectos de descripción. Los archivos oficiales incluirán en sus programas de trabajo los proyectos de descripción de documentos o análisis de información atendiendo las necesidades de cada entidad.

ARTICULO 39. Acceso a los instrumentos de consulta.

1. Los elementos de consulta existentes en los archivos serán de libre acceso para las personas que los soliciten.

2. Para salvaguardar los derechos de propiedad, queda prohibida la reproducción y distribución, sin la debida autorización, de los instrumentos de descripción, consulta e información que hayan sido elaborados por los archivos para su propio servicio.

CAPITULO V.

 ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO

ARTICULO 40. Acceso a los documentos de archivo. Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos de archivos públicos en los términos consagrados por el artículo 74 de la Constitución Política. Los archivos garantizarán el derecho a la intimidad personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y demás derechos consagrados en la Constitución y la Ley.

ARTICULO 41. Derecho de petición. Para acceder a los documentos administrativos de los archivos públicos o a la información contenida en éstos, es necesario esgrimir un interés de carácter particular o general, de conformidad con el ejercicio del Derecho de Petición, consagrado en el artículo 23 de la Constitución Política y normas reglamentarias.

ARTICULO 42. Reserva legal. La reserva legal sobre los documentos de archivos públicos cesará a los treinta años de su expedición de conformidad con lo dispuesto en el artículo 13 de la Ley 57 de 1985.

ARTICULO 43. Restricciones por razones de conservación. Con fundamento en el artículo 2° de la Ley 80 de 1989, a criterio de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación y por razones de conservación, no todos los documentos históricos serán de libre acceso.

Cuando el mal estado de conservación de los documentos impida su acceso directo, las instituciones archivísticas suministrarán la información contenida en éstos mediante cualquier sistema de reproducción, certificando su autenticidad cuando fuere el caso, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 20 de la Constitución.

 ARTICULO 44. Acceso a las sedes de archivo.

1. El acceso a los archivos será gratuito y en las condiciones que se indican en el presente reglamento.

2. El público que visite los archivos tendrá acceso sólo a las dependencias debidamente autorizadas.

3. Se permitirá el acceso a las salas de investigación y consulta a las personas que estén debidamente acreditadas.

4. Salvo en los casos debidamente autorizados, no se permitirá la entrada al público ni a los funcionarios del archivo a las zonas de depósitos de los documentos.

5. El Director del archivo podrá sancionar con restricción o impedimento de acceso o pérdida del carné de investigador a los usuarios que por cualquier motivo infrinjan el presente reglamento y el reglamento particular de cada archivo, sin perjuicio de las responsabilidades penales o civiles que puedan derivarse de su conducta.

PARAGRAFO: Los archivos que hagan parte el Sistema Nacional de Archivos deberán comunicar los casos de cancelación de carné.

ARTICULO 45. Requisitos para la consulta

1. Quienes deseen realizar trabajos de investigación en los archivos deberán obtener el correspondiente carné de investigador expedido por el funcionario competente, de conformidad con las pautas que sobre el particular expida el Archivo General de la Nación.

2. Quienes posean carné de investigador expedido por un archivo del Sistema Nacional de Archivos podrán usarlo en cualquiera de los archivos integrantes del mismo.

3. Entre tanto no se establezca la comunicación en línea entre los archivos del Sistema Nacional de Archivos, éstos deberán abrir un expediente de investigador a cada persona que acuda a consultar sus fondos.

ARTICULO 46. Horario de atención al público. Los archivos establecerán un horario que facilite y garantice la oportuna consulta e investigación de los documentos que custodian, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 283 y siguientes del Código de Régimen Político y Municipal.

ARTICULO 47. Salas de consulta

1. La investigación y consulta de documentos se realizará en las salas o dependencias especialmente acondicionadas para ello.

2. Cuando las características del archivo lo permitan se habilitarán salas para la ubicación y manejo de los instrumentos de consulta, para investigaciones en grupo y para la utilización de aparatos que requieran condiciones especiales de instalación.

ARTICULO 48. Normas de consulta. Cada archivo deberá expedir y hacer cumplir el reglamento de servicio y consulta de sus documentos.

ARTICULO 49. Servicio de documentos. El servicio de documentos a la entidad u organismo productor y a los diferentes usuarios del archivo será efectuado exclusivamente por personal de la sala de consulta.

Los documentos que se presten al público serán reintegrados a sus lugares en los locales de depósito el mismo día, bajo la responsabilidad de los encargados de este servicio.

PARAGRAFO. Cuando el usuario requiera consultar los documentos en más de una unidad de conservación o decida proseguir la consulta de éstos en un tiempo no superior a tres días, podrá solicitar su reserva.

ARTICULO 50. Restricciones en el préstamo de originales.

1. Como norma general, se prestarán reproducciones de los documentos solicitados cuando éstas existan en el archivo.

2. Cuando la materia y circunstancias de la investigación lo justifiquen y el estado de conservación de los documentos lo permita, se prestarán los originales.

3. Cuando a juicio del respectivo Comité de Archivo, el estado de conservación de los documentos impida su manejo directo, éstos se excluirán del servicio al público.

ARTICULO 51. Obligaciones del investigador.

1. Cumplir con el reglamento de consulta del archivo en el cual investiga.

2. Cumplir con las demás disposiciones atinentes al manejo de los documentos de archivo.

3. Remitir al archivo un ejemplar del estudio realizado o de las obras publicadas a partir de fuentes documentales consultadas en él.

CAPITULO VI.

REPROGRAFIA DE LOS DOCUMENTOS

ARTICULO 52. Solicitud de reproducción de los documentos. En la medida de lo posible, las copias solicitadas por los investigadores y usuarios deberán hacerse a partir de las reproducciones existentes.

Los archivos proporcionarán las reproducciones que les sean solicitadas, de los documentos excluidos de la consulta pública por razones de conservación o por estar sometidos a tratamientos técnicos, en la medida de la capacidad de sus medios reprográficos y en las condiciones que se indican en el presente reglamento.

La solicitud para reproducción de documentos se tramitará a través de impresos normalizados que para el efecto se adopten.

ARTICULO 53. Servicios de reprografía. Las reproducciones serán realizadas por los servicios de reprografía de los archivos.

No se autorizará el empleo de aparatos o materiales ajenos al archivo sin expresa autorización del Director.

ARTICULO 54. Servicio a entidades públicas. En todos los casos, las entidades públicas tendrán prelación en la prestación de servicios por parte de los archivos.

ARTICULO 55. Coordinación del servicio de reproducción. La Dirección de los archivos, a través del Servicio de Reproducción de Documentos, coordinará y supervisará los proyectos de reproducción sistemática de fondos que se desarrollen en el archivo con las siguientes finalidades: seguridad, consulta, complemento, sustitución y difusión.

ARTICULO 56. Programas de reproducción de documentos. En lo posible, los archivos adoptarán programas de reproducción de seguridad del material documental que conservan.

No se adelantarán formas de reprografía de aquellos documentos cuyo estado de conservación no permita su realización sin daño para los mismos.

Los programas de reproducción de documentos de los archivos, serán realizados por personal especializado de acuerdo con las normas técnicas expedidas por el Archivo General de la Nación.

Los archivos y colecciones particulares de carácter histórico que se microfilmen en los archivos oficiales, deberán dejar en éstos una copia para la consulta pública.

Los archivos que autoricen la microfilmación de algunos de sus fondos en un volumen superior al 50% de los mismos, deberán hacerlo mediante contrato en el que se especifiquen las obligaciones y contraprestaciones a que se obliga el interesado.

ARTICULO 57. Archivo de seguridad. Las unidades de reprografía de los archivos constituirán un archivo de seguridad integrado por:

1. Los primeros negativos o matrices de todas las reproducciones, realizadas en ejecución de los programas del correspondiente archivo.

2. Los primeros negativos y matrices de las reproducciones, realizados a solicitud de los usuarios.

3. Cualesquiera otras que les sean remitidas para su custodia.

Dichas reproducciones no podrán ser utilizadas para la consulta pública, restringiéndose su utilización para la emisión de nuevas copias.

El archivo de seguridad estará dotado de las especiales condiciones ambientales y de protección para la conservación de los soportes y en lo posible situado en lugar diferente de aquel en el que se conserven los documentos originales.

ARTICULO 58. Nuevas tecnologías. En los archivos se podrán utilizar las tecnologías que permitan el registro y recuperación ágil de la información, siempre y cuando los sistemas no impliquen la destrucción de originales o copias únicas de documentos, excepto cuando la Ley lo autorice expresamente.

CAPITULO VII.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ARTICULO 59. Conservación preventiva, conservación y restauración documental. El Archivo General de la Nación establecerá los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación de los bienes documentales.

PARAGRAFO PRIMERO. Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.

PARAGRAFO SEGUNDO. Con la conservación se ejecutarán principalmente tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.

PARAGRAFO TERCERO. En la restauración se restituyen los valores estéticos del material documental, siendo por ello una acción optativa para el tratamiento de obras específicas que requieran una intervención de este tipo.

PARAGRAFO CUARTO. En ningún caso se podrán efectuar trabajos de restauración de documentos oficiales fuera de los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General dela Nación.

ARTICULO 60. Conservación integral de la documentación de archivos. Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

PARAGRAFO: En las transferencias de documentos deberán considerarse todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como la manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.

ARTICULO 61. Condiciones de edificios y locales destinados a archivos. Los edificios y locales destinados a ser sede de los archivos deberán cumplir las condiciones técnicas mínimas que garanticen la conservación de sus documentos.

PARAGRAFO PRIMERO. El Archivo General de la Nación evaluará los requerimientos para la adopción de las normas de carácter técnico relacionadas con edificios y locales destinados a archivos así como a sus instalaciones, procedimientos de control y demás aspectos que garanticen su funcionalidad y la conservación de sus fondos. Adicionalmente, actualizará de forma periódica las mencionadas directrices, de conformidad con lo establecido en el literal k) del artículo 4° del Decreto 1777 de 1990.

PARAGRAFO SEGUNDO. Las entidades públicas serán responsables de la adecuada instalación y custodia de sus archivos y de la debida prestación de los servicios archivísticos.

ARTICULO 62. Responsabilidad de la información de archivos. Las entidades productoras de documentos oficiales, serán responsables del manejo directo y conservación de sus documentos y adoptarán las medidas que sean necesarias para garantizar la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información contenida en ellos.

ARTICULO 63. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación. Los archivos adoptarán estrategias técnicas y materiales que garanticen la conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de conservación.

PARAGRAFO: Los documentos de los archivos deberán estar contenidos en las unidades de conservación más adecuadas y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación del Patrimonio Documental.

ARTICULO 64. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Los archivos adelantarán controles sistemáticos y periódicos de las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de los fondos, entre otros.

PARAGRAFO: Los archivos establecerán planes de prevención de desastres que contemplen sistemas de seguridad tanto para la salvaguarda de los bienes documentales, como para la protección del personal que en ellos labora.

ARTICULO 65. Conservación de documentos originales. La documentación en su soporte original, considerada de valor permanente, deberá mantenerse en dicho soporte aún cuando se regule la validez y utilización de otros medios de almacenamiento de la información.

PARAGRAFO PRIMERO: En relación con la consulta y manipulación de los documentos originales, se establecerán disposiciones que garanticen su integridad; éstas serán de obligatorio cumplimiento tanto para usuarios como para funcionarios de archivos.

PARAGRAFO SEGUNDO: Para la adecuada protección de los bienes documentales, todas las dependencias de los archivos deberán contar con una vigilancia constante para evitar pérdidas y alteraciones de los documentos.

CAPITULO VIII.

DISPOSICIONES VARIAS

ARTICULO 66. Divulgación del presente reglamento. En todos los archivos oficiales existirá al menos un ejemplar del presente reglamento a disposición del público. Extractos del mismo en lo que afecta sus derechos y obligaciones figurarán en lugar visible al público, en las Salas de Investigación y para consulta en cualquier otra dependencia donde sea de utilidad.

PARTE III

GLOSARIO

  

ARTICULO 67. El glosario de términos archivísticos, de conformidad con el artículo 3° del presente Reglamento, es parte integral del mismo, lo complementa y permite dar claridad a una norma determinada.

Esta elaborado con base en los conceptos archivísticos de distintos autores, o tomados de otros glosarios, diccionarios y manuales. Algunos conceptos son aportes y adaptaciones del Archivo General de la Nación.

Uso del Glosario

Los términos que conforman el glosario fueron extractados del texto general del Reglamento y se ordenaron alfabéticamente para facilitar su búsqueda y consulta.

A 

ACCESO A LOS ARCHIVOS. Derecho de los ciudadanos a consultar la información que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la Ley.

ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad de los documentos de archivo mediante los instrumentos de consulta de la información.

ACERVO DOCUMENTAL. Conjunto de los documentos de un archivo (Véase además: FONDO).

ADMINISTRACION DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación, preservación y servicios de todos los archivos de una institución.

ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería, cajas, archivadores, legajos, etc., para su conservación física y con el fin de ser extraídos posteriormente para su utilización.

ARCHIVO. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

ARCHIVO ACTIVO. (Véase Archivo de Gestión).

ARCHIVO ADMINISTRATIVO. (Véase Archivo de Gestión).

ARCHIVO CENTRAL. Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que siguen siendo vigentes y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general.

ARCHIVO DE GESTION. Aquel en el que se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas oficinas u otras que las soliciten.

ARCHIVO DE OFICINA. (Véase Archivo de Gestión).

ARCHIVO DEL ORDEN DEPARTAMENTAL. Archivo integrado por fondos documentales procedentes de organismos del orden departamental y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN DISTRITAL. Integrado por fondos documentales de los organismos del orden distrital y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN MUNICIPAL. Integrado por fondos documentales producidos por organismos del orden municipal y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEL ORDEN NACIONAL. Integrado por los fondos documentales procedentes de los organismos del orden nacional y aquellos que recibe en custodia.

ARCHIVO DEPARTAMENTAL. (Véase Archivo del Orden Departamental).

ARCHIVO DISTRITAL. (Véase Archivo del Orden Distrital).

ARCHIVO EN CUSTODIA. (Véase Custodia de Documentos).

ARCHIVO GENERAL DE LA NACION. Desde el punto de vista institucional y de acuerdo con la categoría de archivos oficiales, es el establecimiento público encargado de formular, orientar y controlar la Política Archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación del Sistema Nacional de Archivos.

ARCHIVO HISTORICO. Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo central o del archivo de gestión que por decisión del correspondiente comité de archivos, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura.

ARCHIVO HISTORICO ESPECIAL. Es el constituido por fondos documentales referidos a épocas, lugares o personas determinadas de la historia regional y nacional; entre otros se puede mencionar. Archivo Histórico de Antioquia, Archivo Regional de Boyacá, Archivo Central del Cauca, Archivo Histórico de Cartagena de Indias y Archivo Histórico del Magdalena Grande.

ARCHIVO INTERMEDIO. (Véase Archivo Central).

ARCHIVO MUNICIPAL. (Véase Archivo del Orden Municipal).

ARCHIVO NACIONAL. (Véase Archivo del Orden Nacional).

ARCHIVO OFICIAL. Es el conformado por documentos oficiales.

ARCHIVO PERMANENTE. (Véase Archivo Histórico).

ARCHIVO PRIVADO. Es el conformado por documentos privados.

ARCHIVO PRIVADO DE INTERES PUBLICO. Aquel que por su valor para la historia, la investigación, la ciencia y la cultura es de interés público y es declarado como tal.

ARCHIVO PUBLICO. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se deriven de la prestación de un servicio público por entidades privadas, así como los archivos privados, declarados de interés público.

ARCHIVO TOTAL. Concepto que hace referencia al ciclo vital de los documentos. Proceso integral de la formación del archivo en su ciclo vital. Producción o recepción, distribución, consulta, retención, almacenamiento, preservación y disposición final.

ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos.

ASISTENCIA TECNICA. Prestación de servicios por personal especializado en diferentes áreas del quehacer archivístico.

AUTENTICACION DE DOCUMENTOS. Es la autorización o legalización de documentos por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades, según lo establecido por la Ley.

AUTOMATIZACION. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de almacenamiento y recuperación de la información documental.

C

  

CARPETA. Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

CATALOGO. Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

CERTIFICACION DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de determinados datos en los documentos de archivo.

CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o integración a un archivo permanente.

CLASIFICACION. Labor intelectual de disposición de cualquier elemento según un esquema, plan o marco preestablecido. Puede ser. Clasificación de fondos en el interior de un depósito de archivo.

Clasificación de piezas en el interior de un fondo.

Clasificación de documentos individuales en el interior de una pieza.

CLASIFICACION DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

CODIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno de los cuales representa ciertos datos previamente convenidos.

COLECCION DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un individuo, familia o institución.

COLECCION DOCUMENTAL. (Véase Colección de Archivo).

COMITE ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística y disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos como técnicos.

COMITE DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS. Organo asesor del Archivo General de la Nación, encargado de estudiar los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos.

COMITE EVALUADOR DE DOCUMENTOS DEL DEPARTAMENTO. Organo asesor del Consejo Departamental de Archivos, encargado de estudiar los asuntos relativos al valor secundario de los documentos.

COMITE TECNICO. Grupo de profesionales calificados que asesoran la normalización de terminología, instrumentos y procesos técnicos ARCHIVÍSTICOS.

CONSERVACION DE ARCHIVOS. Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos que alberga un archivo.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS. Conjunto de medidas tomadas para garantizar el buen estado de los documentos. Puede ser preventiva o de intervención directa.

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Análisis de información: Etapa inicial de ‘transformación de información documental’ y no documental, que consiste, fundamentalmente, en el estudio de las fuentes de información documentales y en la extracción de los datos más esenciales de los mismos. Se debe subrayar que el proceso de análisis es prácticamente inseparable del de síntesis y por lo tanto incluye también la síntesis de la información. La profundidad y el carácter del estudio analítico/sintético de las fuentes de información dependen del tipo de ‘transformación’. El ‘análisis’ puede comprender (desde el punto de vista de trasferencia de información) dos tipos de ‘información’: la comunicada (explícita) y la supracomunicada (tácita).

Archivo : Institución, local o mueble donde se custodian y coleccionan de forma ordenada y clasificada documentos originales, públicos y privados, producidos por una persona física o jurídica, acumulados en el curso de sus actividades, que son preservados con determinados fines: jurídicos, económicos, culturales, científicos, religiosos o políticos; así como dichos documentos.

Archivología: Ciencia social que estudia los principios de la creación, desarrollo, organización, administración y funciones de los archivos, sus fundamentos, legales y jurídicos, así como sus problemas teóricos-históricos y métodos lógicos referentes a los documentos de archivo, los cuales resuelve de manera netamente práctica.

Asiento bibliográfico: Relación de datos mínimos indispensables de un documento, ya sea título, autor, materia, etc., que se realiza atendiendo a reglas determinadas y que permite identificar dicho documento.

B

Banco de datos: Colección de datos interrelacionados almacenados y procesables de forma independiente de los ficheros o programas estructurados que los utiliza, así como del tipo de soporte y sistema de acceso / Sistemas creados para almacenar un conjunto de datos del mismo tipo, de modo que se puedan actualizar y utilizar en cualquier momento y ocupen el menor espacio posible.
Bibliografía: Ciencia social que trata sobre la estructura y propiedades de la información bibliográfica, los libros o colecciones de estos, las regularidades de los procesos de su creación, difusión y utilización / Rama del conocimiento y de la actividad práctica que tiene como fin el registro, descripción, clasificación y análisis cualitativos de publicaciones, para lo cual elabora métodos y medios / Conjunto de asientos bibliográficos presentados en forma de listas, que permiten de la identificación de un conjunto de documentos de publicación corriente o retrospectiva, sobre una materia o autor determinado, las cuales están contenidas en una publicación bibliográfica. Estas listas también pueden aparecer en una obra indicando los documentos que le sirvieron al autor de la misma como fuente de documentación o referencia, o que esté recomendada a los lectores. Dichas listas se componen de datos que describen los libros que los incluyen.


Bibliología:
Ciencia o rama del conocimiento que abarca tanto el estudio de la historia del libro y la imprenta como el estudio general del libro en su aspecto teórico-práctico.
Bibliometría: Disciplina métrica de la Bibliotecología que se apoya en métodos matemáticos y estadísticos para calcular la extensión o medida de las bibliotecas y sus propiedades, además para cuantificar el desarrollo de los procesos relacionados con las bibliotecas como fenómenos sociales, así como el estudio del volumen, desarrollo y difusión de la bibliografía científica y la estructura social de sus destinatarios.

Biblioteca: Institución que reúne, procesa y asegura la disponibilidad de libros, publicaciones periódicas y documentos similares, así como la colección de dichos materiales impresos, es decir, el conjunto formado por el local(institución bibliotecaria) y los materiales que trata / Colección de obra semejantes entre sí por las materias que tratan
Biblioteca electrónica: es la que se encuentra ricamente dotada de equipo de microelectrónica y de instalaciones de telecomunicaciones, que permitirán acceder a la información en formato electrónico in sito o a larga distancia; y en las colecciones de estas bibliotecas convivirán todo tipo de materiales y formatos.

Biblioteca digital: Estas bibliotecas digitalizan sus colecciones y adquirirán información sólo en formatos electrónicos, magnéticos y discos ópticos y ya no tendría información registrada en papel (generalmente son bibliotecas pequeñas en cuanto al número de usuarios, con una colección básica, con un espectro de materias reducido, y una cobertura acotada en cuanto a tiempo y temas)

Biblioteca virtual: Incorpora los avances de la realidad virtual; sus equipos de cómputo tendrán que reflejar la tecnología de punta y las representaciones en hipermedia serán las adquisiciones más representativas, para relacionar y dirigir al usuario a colecciones específicas que no se encuentran en un solo sitio, y administrando su uso remoto.

Bibliotecario: Persona que tiene a su cargo la colección, cuidado, ordenación, conservación, organización, dirección y funcionamiento de una biblioteca; es decir, aquel que trata con el saber formalizado por la escritura en sus diferentes formas y sustentos, así como la administración de las instituciones, además en la actualidad su función se amplía, convirtiéndose en educador, guía y preceptor de lecturas; por lo cual debe poseer las condiciones de cultura y técnica.


Bibliotecología:
Ciencia social que abarca el conjunto sistemático de conocimientos referentes al libro y a la biblioteca estudiando sus objetivos, principios, contenido, sistema y leyes de desarrollo. También trata la formación y acumulación de fondos, operaciones técnicas y utilización de riquezas literarias en interés de la sociedad, así como la gerencia de bibliotecas.

Biblioteconomía: Rama de la Bibliotecología que comprende el conjunto de conocimientos teóricos y técnicos relativos al establecimiento, organización y mantención de la biblioteca; la administración (política de la administración para realizar en con la mayor eficacia y el menor esfuerzo los fines específicos de la institución) y al uso adecuado de las colecciones documentales.

C

Catalogación: Proceso técnico mediante el cual se representa en forma sintética o condensada todos los detalles técnicos, gráficos, tipográficos y bibliográficos de una obra determinada, con el propósito de ubicarla dentro de una colección determinada y de identificarla y recuperarla rápidamente.


Catálogo:
Lista o inventario de cualquier tipo de objetos o documentos existentes en una colección, fondo o unidad de información que se caracterizan por reflejar en forma sucinta el contenido de dichos materiales a través de la enunciación y descripción metódica y dispuestas en un orden determinado. Dicha lista se confecciona de acuerdo a un plan determinado, con el objetivo de orientar a los usuarios en la búsqueda informativa y al mismo tiempo auxilia a los trabajadores de la información en la búsqueda y recuperación de los documentos.

Centro de documentación: Organización orientada a la preparación de compilaciones de documentos, además anuncian, seleccionan, procesan, a través del resumen y la extratanción y la indización, recuperan y diseminan determinados documentos en respuesta a las demandas y necesidades de información específicas de los usuarios

Centro de información: Institución de información especializada que tiene la función de detectar, reunir, procesar (analítica y sistemáticamente), recuperar y difundir información, así como la edición y reproducción del contenido de los documentos; en respuesta a las solicitudes de los usuarios.


Ciencia de la información:
Ciencia interdisciplinaria que estudia la estructura y propiedades, comportamiento y regularidades de la información; las fuerzas que gobiernan el uso y flujo de la misma y los métodos y medios de procesarla para su uso óptimo. El proceso incluye la generación, diseminación, recolección, organización, almacenamiento, recuperación, interpretación y uso de la información. Se deriva o se relacionan con la Matemática, Lingüística, Psicología, Sociología, Tecnología de la Computación, Investigación de Operaciones, Artes Gráficas, Comunicación, Economía, Bibliotecología, Archivlogía, Administración y algunos otros campos.

Clasificación: Técnica que se utiliza para la identificación, agrupación y distribución sistemática de documentos o cosas semejantes, con características comunes o sistema determinado y que pueden ser con posterioridad diferenciadas según su tipología fundamental. dicho proceso se aplica de acuerdo a un esquema lógico predeterminado para señalar su ubicación. Tratándose de documentos, permite además, definir los temas contenidos en ellos.

Cliente: Usuario que debe pagar directamente por los servicios/productos de la entidad de información, o sea, cuando media una relación monetario-mercantil directa entre ambas partes.


Cliente Actual:
Equivalente a Usuario Real, pero cuando media una relación monetario mercantil directa.
Cliente Potencial: Aquel que es objeto de una estrategia para la venta de un producto/servicio por la entidad de información y que se toma como punto de partida para el cálculo de los recursos que la organización debe poner a disposición del mercadeo. Puede ser Actual, o no. Este autor no suele utilizar este término sino simplemente Cliente, de no ser para enfatizar el carácter Potencial de dicho cliente.
Cliente Interno: Persona, grupo o entidad dentro de la organización que se toma como punto de referencia para el análisis de sistema. Cuando este autor utiliza este término siempre es referido al contexto del análisis interno del sistema que constituye la entidad de información, suponiendo que lo lógico es que no existan relaciones monetario-mercantiles directas entre cliente y proveedor, por cuanto pertenecen a la misma entidad, su funcionamiento es mutuamente necesario y, en última instancia, financiado a partir de los mismos fondos. En el caso de una entidad de información, son los propios trabajadores de la información y sus agrupaciones.
Cliente Externo: Siempre que sea utilizado por este autor, se refiere a la persona, grupo o entidad que no está subordinada ni administrativa ni metodológicamente a la entidad de información o que posee una entidad intermedia para los servicios de información. Sería utilizado siempre en el contexto del análisis de sistema e independientemente de si se establecen o no relaciones monetario – mercantiles directas o no y de si son actuales o potenciales.

Comunicación: Acción y efecto de comunicarse / Proceso de interacción social basado en la transmisión de mensajes de información de un ente a otro a través de símbolos, señales y sistemas de mensajes como parte de al actividad humana, y se expresa a través del nexo, relación o diálogo que se establece entre las personas / Enlace, relación que existe entre objetos en la cual la acción de uno repercute sobre las características de otros.

Conocimiento: Reflejo de la realidad objetiva por el hombre a través de sus formas fundamentales sensoriales, racionales verificado por la práctica y de manera individualizada. Su difusión e intercambio se produce mediante el lenguaje.

D

Datos: Información que generalmente se expresa en forma numérica y se utiliza para el procesamiento posterior empleando métodos matemáticos; así como la forma convencional que forma dicha información cuando se trata con la maquina / Todo antecedente necesario para el conocimiento exacto de las cosas o para deducir consecuencias legitimas de un hecho o los principios que le sirven de base de razonamiento o punto de partida a una ciencia o investigación.

Demanda o solicitud de información: Esta constituye la expresión verbal al sistema de información, de los intereses de información.

Descarte (m) de documentos de la colección: Proceso de depuración, en una colección, de los documentos que por cualquier causa hayan perdido su ‘significado’ científico y práctico. La depuración en un fondo es, de hecho, un tipo de ‘completamiento’ del fondo, entendiéndose éste en el sentido más amplio. El descarte de documentos en las colecciones debe basarse en estudios bibliométricos con un enfoque sinergístico para darle una ‘argumentación’ científica objetiva, para esto deben considerarse diversos factores. V.a.: Adquisición permanente de la colección; adquisición inicial de la colección; Desarrollo de colecciones hemerotecarias; Formación de la colección; Fuentes para el completamiento de la colección.

Diseminación selectiva de la información: Procedimiento por el cual se suministra a cada usuario o grupo de estos referencias de documentos que sean de su interés actual, previamente conocidos; fundamentalmente material científico y técnico. Esta información se realiza con carácter selectivo y en un período determinado.


Documentación:
Ciencia que tiene como objeto de estudio el proceso informativo-documental y desarrolla la aplicación técnica de: selección y compilación, análisis y tratamiento sistemático, almacenamiento y/o diseminación rápida de los registros del conocimiento humano ya sea en su forma original o interpretada; síntesis, traducción, para la obtención del nuevo conocimiento o de otra utilidad para los usuarios / Conjunto de documentos con los que se realiza esta actividad / Documento o conjunto de documentos reunidos para fines determinados.

Documentalista: Especialista cuyo trabajo consiste en el procesamiento de documentos; los transcribe; clasifica; cataloga a través de nuevas técnicas y sistemas de clasificación, análisis, indización, síntesis, reproducción, y difusión. Cumpliendo de este modo una función social; intermediar entre los documentos y la información y asegurar el almacenamiento y recuperación de esos documentos.

Documento: Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc.

E

Epígrafe: Cita, resumen o sentencia alusiva a la obra y se coloca a la cabeza del texto, después del título inicial, al principio de cada capítulo, parte o volumen de una obra y refleja el contenido temático de la misma / Término que se utiliza en catalogación para designar la palabra o palabras que sirven de encabezamiento en las fichas de materia o asuntos de los catálogos diccionarios y expresan de qué trata la obra.

F

Facsímile: Reproducción exacta de un texto original manuscrito o impreso; firma; imagen gráfica; dibujo que se realiza utilizando medios mecánicos.

Ficha catalográfica: tarjeta de papel o cartulina de forma rectangular y dimensiones pequeñas en la que se fija de forma sintetizada el contenido y los caracteres externos de un documento o libro. De este modo se ofrece una idea de la materia, partes constitutivas, etc., de los mismos desde un punto de vista gráfico y tipográfico con la idea de facilitar el trabajo de los investigadores.

Folio: Hoja de libro o cuaderno / Titulillo o encabezamiento de las páginas de un libro / En tipografía es l número de orden o palabra que se coloca a cada página y que generalmente aparece en la parte superior.

Fuente de información: Toda materia que genere, contenga, suministre o transfiera información / En la rama bibliotecológica: objeto o sujeto del cual un individuo obtiene la información que satisfaga sus necesidades

Flujos de información: Es la secuencia lógica de los procesos para representar los limites del sistema en estudio y mostrar el movimiento de los datos y su transformación a través del sistema.

G

Glosario: Instrumento en forma de diccionario, vocabularios, léxicos, listas o catálogos, cuyo objetivo consiste en aclarar el sentido de las palabras raras, en desuso, oscuras o técnicas a través de definiciones con palabras de la misma lengua, más claras y usuales, traducciones a otras lenguas, sinónimos o vinculados a un tema específico.

Gestión: Es el proceso mediante el cual se obtiene, despliega o utiliza una variedad de recursos básicos para apoyar los objetivos de la organización.
Gestión de información: Es todo lo relacionado con la obtención de la información adecuada, en la forma correcta, para la persona indicada, al costo adecuado, en el tiempo oportuno, en el lugar apropiado, para tomar la acción correcta.


Gestión de recursos de información (GRI):
Proceso dentro del segmento de la gestión de información que sirve al interés corporativo. La GRI persigue asociar la información para beneficio de la organización en su totalidad mediante la explotación, desarrollo y optimización de los recursos de información. Los intereses e la organización generalmente se manifiestan en las metas y objetivos corporativos; por tanto la GRI es el vínculo gerencial que conecta los recursos de información corporativos con las metas y objetivos de la organización.

I

Indice: Lista sistemática y ordenada alfabéticamente de nombres de materias, personas, lugares, fechas, etc., que van a proporcionar a las personas interesadas en determinada información, los datos necesarios y suficientes de la misma para su correcta utilización e identificación.
Indización: Proceso que consiste en la representación del contenido de un documento o de una parte del mismo, mediante la selección de términos apropiados y se expresa en un lenguaje de búsqueda informativa o natural para facilitar la recuperación.

Información: Conocimiento que el sujeto recibe o descubre (fortuitamente o a través de la investigación)y que representa o registra en cualquier forma para su posterior vínculo con otros hechos y fenómenos / Material original, primario que consiste en la simple reunión de datos / Conjunto o totalidad de ciertos datos y hechos conocidos que se obtienen como resultado del análisis, síntesis y evaluación de otros datos / Contenido de un mensaje ordenado que se transmite en el espacio y en el tiempo manifestándose como un cúmulo de signos al que se le imprime un significado al anunciarlo y al interpretarlo / Es la diversidad en las informaciones materiales que existen, así como el contenido de sus relaciones que se manifiesta en los cambios de estados / Los soportes en que se registra la información pueden ser el papel, por ejemplo un libro, o formatos electrónicos como un diskette, un CD-ROM.
Información científica: Información lógica obtenida en el proceso de conocimiento que refleja adecuadamente las leyes del mundo objetivo y se utiliza en la práctica histórico-social. Además para que la información sea científica deba haber sido procesada y generalizada por el procesamiento lógico abstracto.

Informática: Existen dos acepciones para este término. La primera se confunde con lo que conocemos hoy como Ciencia de la Información. La segunda la identifica como: Ciencia del tratamiento racional de la información, y el estudio de sus procesos de transmisión a través de máquinas automáticas, abarca además las esferas ligadas con la elaboración, creación, empleo y mantenimiento de los sistemas de procesamiento de dicha información, incluyendo el hardware y el software, y aspectos de organización, etc.

Interés de información: nivel subjetivo de existencia de la necesidad que se manifiesta en el deseo del usuario de obtener la información cree que le falta .

L
Lectura: Interpretación del sentido de un texto a través de un proceso de percepción visual y reconocimiento del mismo / Proceso de reprodución de la información registrada sobre un medio portador material, a través de un sistema de señales / Tratado, materia, disertación, exposición o discurso sobre temas previamente determinados.

Legajo: Atado de papeles o conjunto de las que están reunidas por tratar de un mismo asunto o un mismo expediente, que se hace necesario dividir por lo voluminoso que resulta en ocasiones y son cosidos en forma de libros.

Libro: Obra impresa o manuscrita no periódica que consta de muchas hojas (más de 49) de papel, pergamino, vitela u otro material, cosida o encuadernada que se reúne en un volumen. Puede ser científica o literaria / Cada una de las partes de dicha obra y los códigos y leyes de gran extensión.

M

Metadatos(o datos representacionales): Son definidos como el dato sobre los datos(1), es un conjunto de elementos que poseen una semántica comúnmente aceptada, o sea tratan de representar la información eletrónica tan dispersa y representan a la descripción bibliográfica de recursos electrónicos. Estos datos abarcan ámbitos tanto individuales como colectivos, también documentos, recursos de Internet e incluso objetos reales.

Microficha: Hoja transparente confeccionada con película plana que adquiere diferentes formas según el material de que se confeccione. En ella se filman o plasman documentos a tamaño reducido, que forman micro imágenes.

Microfilme: Película fotográfica en rollo que contiene micro imágenes / Métodos de preservación para los documentos y a través del mismo se hacen copias fotográficas pequeñas para que posteriormente se puedan leer con ampliación, utilizándose fundamentalmente impresos, pinturas, documentos, periódicos, etc.

Microforma: Copia fotográfica de muy pequeño tamaño que se utiliza para conservar íntegramente un documento economizando espacio y peso; se realizan sobre un material opaco o transparente en formas diversas ( rollos o tiras de películas, hojas o tarjetas de diversos tamaños, etc.) y para su lectura se requiere un aparato lector o proyector óptico especial.

N
Necesidades peculiares de informacion: Son necesidades de carácter objetivo, que para cada usuario o lector en un momento dado, están determinadas por:
- el contenido semántico de la actividad que realiza el usuario o lector, lo cual define la temática de la información que se necesita para la realización de dicha actividad (aspecto semántico),
- la estructura de la actividad (de estudio, de recreación, creadora , etc.)

las condiciones objetivas y subjetivas, materiales y sociales, para la realización de la misma y
las características socio-psicológico-culturales del usuario(conocimientos, capacidades, habilidades, actitudes, aptitudes, etc., del sujeto, con respecto a la tarea planteada), lector, categoría (segmento) o comunidad de los mismos.
Norma: Documentos técnicos normativos, comprobados científico y tecnológicamente que reglamentan determinadas propiedades que deben reunir los productos, artículos, procesos tecnológicos y son aprobados por el organismo competente que les da la oficialidad / Patrón o regla por la que se mide algo / Clásico de valor permanente en Literatura o Arte.

Notación: Conjunto de signos o serie de símbolos convencionales que representan los términos o miembros de un sistema de clasificación.

Nuevas Tecnologías de la información: Son aquellas tecnologías que favorecen la generación y transmisión de datos / Son aquellas tecnologías que favorecen la generación, el acceso y uso de información en diversos formatos.

O

Obra de referencia: Obra de impresa que contiene datos generalizados. Se utiliza como material de consulta, de ahí que tenga un uso auxiliar, para la obtención de una información breve, rápida y exacta.

Organización: Conjunto de personas organizadas con un objetivo especifico.Están constituida por un grupo de personas que interactúan entre sí, deben desarrollar un conjunto de acciones, utilizar habilidades, enfoques y técnicas que posibiliten el logro de determinados resultados. Cuando se mencionan estas acciones generalmente se les refiere como gestión.

P
Página: Cada uno de los lados o caras de la hoja del libro o cuaderno, revista, álbum, manuscrito. La que cae a la derecha de la persona que lee se llama anverso o recto y lleva numeración impar; la que corresponde al lado opuesto se llama reverso o vuelto, y tiene numeración par.

Pie de imprenta: Datos que caracterizan una obra impresa desde el punto de vista editorial, suele ponerse al principio o al final de las publicaciones e incluye lugar y año de la publicación y nombre de la editorial. También figuran el lugar de impresión y el nombre del impresor, cuando falten el lugar de publicación y el nombre del editor.

Portada: Página primera de una obra impresa que contiene los datos fundamentales de dicha publicación, o sea, el título, autor, organismo editor, lugar y año en que se publicó

Procesamiento de datos: Conjunto de diferentes operaciones en secuencia sistemática sobre el dato, las cuales se basan en la elaboración, manipuleo y tratamiento del mismo, mediante máquinas automáticas para producir los resultados esperados.

Publicación electrónica: publicación de texto, imágenes, sonido, etc., en soporte electrónico

diccionarios, enciclopedias, directorios y otras obras de referencia
bases de datos bibliográficas y factuales
normas, manuales, guías y publicaciones educativas
libros y revistas
Publicaciones periódicas: Publicación que aparece a intervalos regulares o irregulares, en forma indefinida, por lo general más de una vez al año bajo un título único (aunque este puede variar con el tiempo) y cuya presentación no varía. Cada número d dicha publicación contiene diferentes artículos, noticias o escritos independientes, generalmente de distintos autores y de información reciente sobre uno o varios temas o aspectos de un mismo tema.

Publicaciones en serie o seriadas: Documento cualquiera ( publicaciones periódicas, informes, conferencias, revistas, publicaciones anuales, boletines, diarios, actas, series monográficas) cuya publicación aparece en fechas no establecidas previamente y que está compuesto por un conjunto de obras o artículos científicos independientes cuya materia es la misma, los autores son distintos pero el estilo de publicación del editor es el mismo y la presentación es similar. También pueden aparecer divididos en diferentes fascículos o volumenes editados sucesivamente por organismos no dedicados a la actividad editorial, bajo un nombre común y diferenciados por la numeración cronológica. Este tipo de publicación aparece durante largos periodos o indefinidamente a intervalos de tiempo bastantes regulares o con poca variación.

R

Recursos: Son todos aquellos elementos necesarios, tanto tangibles como intangibles, para que una organización cumpla con sus objetivos. Principalmente al referirse a ello son clasificados en: instalaciones y equipos, materiales e insumos, (recursos físicos), energía, informaciones y datos, recursos humanos, dinero o capital.


Recurso de información:
Significa la información en sí, el contenido. Por ejemplo, la información en un fichero o registro o en un producto o servicios de informaciones tal como una publicación.
Recursos de información: Significa todas las herramientas, equipos, suministros, facilidades físicas, npersonas y otros recursos utilizados por una empresa. También el capital, la inversión y gastos involucrados en proveer los mencionados recursos de apoyo.

Referencia: Reconocimiento que hace una fuente de información a otra fuente; o sea, remisión bibliográfica hecha en una fuente de información documental a otra fuente / Breves datos compilados para dar respuesta a cualquier demanda. Puede darse en forma oral o en un documento escrito. En algunos casos la referencia puede ser un documento secundario, por ejemplo: referencia bibliográfica / Breve descripción bibliográfica que indica la fuente de la que se ha extraído una cita o una expresión, o la fuente (sección, rúbrica) que contiene datos parecidos por su tema. El procedimiento de referencia formal varía entre las diferentes publicaciones. La referencia en el texto puede estar en la forma de un signo o número que se refiere a una nota al pie de página o a una lista de notas al final, que contiene la(s) representación(es) del documento, o un nombre o número que se refiere a una lista de representaciones de documentos al final del documento.
Reseña: Documento secundario de narración sucinta sobre algún hecho notable, acontecimiento histórico o común de un periodo determinado, en el cual exponen los datos contenidos en los documento s primarios / Señal que anuncia una cosa / Noticia y examen somero de una obra literaria.
Resumen: Exposición breve y objetiva de un documento que indica el propósiot del trabajo, métodos, los resultados y conclusiones del trabajo. Puede acompañar al documento original o incluirse en el documento que lo sustituye( ejemplo: ficha catalográfica) / Representación breve y condensada del contenido de un documento con una breve referencia bibliográfica al original.
Revista: Publicación que puede tener una peioricidad quincenal, bimestral, trimestral, semestral, anual, etc. según sea el caso. Tiene generalmente el mismo formato y puede tener artículos de diversos temas: científicos, técnicos, políticos, culturales, etc. o sobre un solo tema o materia escritos por varios autores y dirigidos a todos los lectores.

S

Serie: En ´Bibliometría´ e ´Ínformetría´: sucesión de cantidades acumuladas obtenidas mediante la suma de los valores ordenados cronológica o jerárquicamente, de una ´secuencia´ bibliométrica o informétrica; por tanto, constituye una sucesión de números cada uno de los cuales es un término, y el último es el término general. Toda serie bibliométrica o informétrica es, por definición, ascendente. b: Suma de una sucesión ilimitada de términos, cada uno de los cuales se deduce del anterior o del siguiente con arreglo a alguna ley. / ‘Conjunto’ de obras independientes publicadas sucesivamente y relacionadas entre sí a través de un título colectivo, donde cada obra presenta además su título propio. Por lo general, son publicadas por el mismo ‘editor’, con un formato uniforme y pueden o no estar numeradas. / Secuencia lineal de entidades /Conjunto de subdivisiones de un ‘sistema de clasificación’ del mismo tipo que se excluyen mutuamente y forman directamente parte de una ‘subdivisión’ mayor, por ejemplo: conjunto de todas las subclases que constituyen una ‘clase’, conjunto de subrúbricas que forman parte de una ‘rúbrica general. La serie se obtiene como resultado de la separación de cualquier subdivisión según un criterio de división. El concepto serie se identifica a veces con el concepto grado / Conjunto de cosas que guardan relación unas con otras y que se ordenan y suceden con arreglo a una ley determinada.
Servicio de información: Realización de un determinado proceso tecnológico de la ‘actividad de información’ y la entrega a los usuarios de los resultados de dicho proceso, con el fin de satisfacer sus necesidades de información / Fuente institucional que suministra, directa o indirectamente, información o referencias a otras fuentes de información institucionales o personales / Organización (sección, departamento, institución) o ‘conjunto’ de organizaciones que continuamente llevan a efecto el trabajo práctico del servicio de información. Según las escalas del trabajo (desde los servicios de información de las instituciones o empresas hasta los servicios de información nacionales e internacionales), los servicios de información pueden tener un carácter diferente

Signatura topográfica: Conjunto de símbolos que se utilizan para identificar un documento y señalar el lugar que ocupa en el depósito o estante correspondiente y así facilitar su búsqueda.
Sistema: Conjunto de entes independientes entre sí mismos que se encuentran en interrelación con ellos mismos y con el ambiente que los rodea.


Sistema de información:
Se refiere a los métodos, medios, materiales, generadores contenedores y continentes de involucrados en una forma organizada para efectuar la transferencia de información dentro de una actividad, campo u organización.
Sistema de gestión de información: Es el conjunto de políticas y normas relacionadas entre sí que se establecen para el acceso y tratamiento de los recursos de información. Incluye los registros administrativos y los archivos, el soporte tecnológico de los recursos y el público a que se destina.

Sociedad de la información: Conglomerado humano cuyas acciones de supervivencia y desarrollo esté basado predominantemente en un intensivo uso, distribución, almacenamiento y creación de recursos de información y conocimientos mediatizados por las nuevas tecnologías de información y comunicación.

T
Tesauro: Diccionario que contiene un conjunto de términos del lenguaje natural y su equivalencia con los términos normalizados y preferentes del lenguaje documental, así como las relaciones semánticas con otros términos, facilitando de este modo la indización de los documentos. Dichos términos se aplican a un campo particular del conocimiento.

Tomo: Cada una de las partes con paginación propia y encuadernados, por lo común separadamente en que se dividen las obras impresas o manuscritas de cierta extensión con el fin de facilitar su manejo y constituye un todo único. Es por tanto, la unidad racional e ideológica que hace el propio autor de la obra o el editor, y significa una parte del contenido o materia de la misma / Parte o unidad de almacenamiento de la información que es asequible mediante un mecanismo de lectura y escritura

U

Usuario de la información: Persona, grupo o entidad, que utiliza la información o los servicios de información. Al estar involucrados los “usuarios” y trabajadores de la información en un proceso continuo de comunicación, el término se refiere a todos los que utilizan la información, sean o no trabajadores de la información.
Usuario Potencial: Persona, grupo o entidad, cuya actividad está vinculada, directa o indirectamente, al cumplimiento de la misión y de los objetivos estratégicos de la organización o comunidad en la cual está inserta la entidad de información. Por ello, son el punto de partida para el cálculo de los recursos de información que se requieren (humanos, materiales, tecnológicos, financieros, organizacionales y el propio recurso información).
Usuario Real: Aquel usuario con el cual la entidad de información ya ha logrado establecer la comunicación. El Usuario Potencial que aún no es Real (al cual algunos autores llaman No Usuario), es aquel con el cual la entidad de información aún no ha logrado establecer la comunicación. El concepto se refiere a la información proveniente del servicio y de una entidad de información en particular, pues se sabe que todas las actividades humanas requieren información y, por tanto el usuario debe haber usado información de otras fuentes, incluso, posiblemente, la proveniente de servicios de otras entidades de información.

V

Volumen: Cuerpo material de un libro encuadernado que se reúne bajo una misma cubierta cierto número de hojas que forman la totalidad o parte de un conjunto. Se publica independientemente y consta generalmente de uno o más tomos / Parte de una unidad de almacenamiento de información que es accesible por un mecanismo de lectura/escritura.

Bibliografía:

Fernández, Ivette Estudio sobre la unificación de conceptos en Ciencias de la información, Bibliotecología y Archivología: Una propuesta fundamentada / Ivette Fernández, Michel Suárez ; tutor: José Luis Rojas . — La Habana, 1996. — 166 p. — Tesis para la obtención de la licenciatura en Bibliotecología y Ciencias de la Información


Cruz-Paz, Andrés Fuentes de información: Aspectos teóricos. — La Habana: Universidad de la Habana, 1994. — 104 p.


Núñez Paula, Israel Adrián Guía metodológica para el estudio de las necesidades de formación e información de los usuarios o lectores.–En: Ciencias de la Información 23(2):118-30, 1992 / IDICT

Morales-Morejón, Melvyn Selección de algunos términos del BICIN: Compendio Enciclopédico de Bibliometría, Cienciometría e Informetría (gerencia bibliotecaria, gerencia tecnológica, gerencia de información e inteligencia para los negocios

ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS
Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.
ARCHIVO
Se considera con tres acepciones:

Conjunto de documentos sea cual fuere su forma y soporte material producidos o recibidos por persona física o moral, organismo público o privado en el ejercicio de su actividad y que son conservados por sus creadores o por sus sucesores para sus propias necesidades, o bien transmitidos a una institución de archivos competente en razón de su valor archivístico.

Institución responsable de la acogida, tratamiento, inventariado, conservación y servicio.

Edificio o parte de un edificio donde los documentos son conservados.

ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN
Aquel en el que se concentran los documentos semiactivos que se reciben de los archivos de trámite y en donde se conservan precaucionalmente hasta que cumplen su vigencia documental. También se le conoce como archivo de transferencia.
ARCHIVO DE TRÁMITE
Es aquel que resguarda la documentación en etapa activa. Es también conocido como archivo de oficina o de gestión.
ARCHIVO HISTÓRICO
Aquel que conserva la documentación con valor permanente, que previamente ha sido valorada y transferida por el archivo de concentración. El archivo histórico puede recibir donaciones, depósitos o comprar archivos.
ASUNTO
Contenido específico de los documentos de archivo y expedientes de una serie que permite la individualización dentro del conjunto de características homogéneas al que están integrados. También es el tema, motivo, argumento, materia, cuestión, negocio o persona de que trata un expediente o documento de archivo y que se genera como consecuencia de una acción administrativa.
BAJA DOCUMENTAL
Eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores administrativos, legales, fiscales, contables o técnicos y que no contenga valores históricos

CATÁLOGO
Es un instrumento que permite conocer a detalle el fondo documental mediante la descripción de cada una de las unidades archivísticas ya sean compuestas (expedientes) o simples (piezas documentales) que integran las secciones y series del mismo. Los datos que deberá contener una ficha catalográfica son:

1) número progresivo de la ficha
2) cronología: fechas extremas en el caso de expedientes y fecha completa en el caso de pieza documental.
3) lugar de referencia, la localidad y el estado a que pertenece;
4) elementos de diplomática, definiendo el tipo de documento
5) participante: nombre y apellido de los personajes que registre el documento, sus profesiones, oficios o cargos.
6) temas contenidos, usando la terminología de los documentos y registrando los fenómenos más relevantes que se mencionan;
7) figuras: códices, pictografías, pinturas, mapas, ilustraciones;
8) en caso de que el documento no esté en español, especificar la lengua utilizada, ya sea indígena o alguna lengua extranjera ubicación topográfica indicando: fondo, ramo o colección, número de volumen, número de expediente que le corresponde en el volumen o caja y número de folios (inicio y fin) en el volumen.

Lo importante es resaltar que hay dentro de los documentos. No perderse en minucias. Por ejemplo, si se hace un catálogo del Departamento del Trabajo deberá señalarse que éste fue creado en el periodo del presidente Madero, definir cuál fue la intención de su creación, y ubicar las funciones que tenía, las cuales se verán reflejadas en las series de documentos que lo conforman.

Ejemplo:

  1. 1911. PUEBLA Y VERACRUZ. Conciliación y arbitraje.
    Conflictos con el Departamento del Trabajo.
    Los propietarios de algunas fábricas de hilados y tejidos de algodón, se quejan de que los arreglos hechos por el Departamento del Trabajo y obreros con respecto a aumento de salarios y disminución de trabajo, los perjudican.
    Octubre 30 de 1911 a abril 13 de 1912.
    Caja 1, exp. 5, f. 22
  2. 1912. AGUASCALIENTES, Ags. Conciliación y arbitraje
    Conflictos. obrero-patronales.
    La Unión de Mecánicos Mexicanos de Aguascalientes, se declara en huelga en contra de las líneas de reparación de los Ferrocarriles Nacionales de México por no reconocerle el nuevo reglamento y estatutos.
    Noviembre 30 de 1912 a enero 23 de 1913.
    Caja 5, exp. 5, f. 119
  3. 1912. RIO ESCONDIDO, Coah. Conciliación y arbitraje.
    Conflictos obrero-patronales.
    La Unión Minera Mexicana en Coahuila se queja en contra de la compañía carbonífera de Río Escondido por amenazar el cierre de minas.
    Marzo 4 a abril 22 de 1912.
    Caja 5, exp. 6, f. 33
  4. 1912. RIO ESCONDIDO, Coah. Conciliación y arbitraje.
    Conflictos obrero-patronales.
    Copia del pliego petitorio de los obreros de las minas de carbón de la compañía carbonífera, dónde solicitan aumento de salarios y rebaja de ciertos salarios.
    Octubre 6 a 31 de 1912
    Caja 5, exp. 7 f. 3
  5. 1912. ALLENDE, Chih. Conciliación y arbitraje.
    Conflictos obrero-patronales.
    Los propietarios de la fábrica de hilados y tejidos.

Tomado del Catálogo del Departamento del Trabajo, 1911-1914, Amanda Rosales Bada. México, AGN, 1982, 148 p. (Guías y Catálogos, 71)

CATÁLOGO DE DISPOSICIÓN DOCUMENTAL
Instrumento que establece las políticas y criterios sobre la conservación y vigencia de los documentos de archivo a lo largo de su ciclo de vida. Y en el cual se debe tomar en cuenta el tratamiento que por ley o disposición jurídica se da a ciertos documentos.

CLASIFICACIÓN
Consiste en separar los documentos en grupos y categorías, de acuerdo con la estructura orgánica y/o funcional de la entidad productora o –si se trata de un fondo particular- con las actividades del personaje que generó los documentos, o bien la temática de los mismos en el caso de las colecciones.


CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS
Etapas por las que sucesivamente atraviesan los documentos de archivo desde que se producen (archivo de trámite) y pasan por el archivo de concentración, hasta que se eliminan o se conservan en un archivo histórico. Técnicamente se divide en tres fases: fase activa, semiactiva e inactiva de los documentos, de acuerdo con la identificación y asignación de sus valores primarios (administrativo, fiscal, legal) o secundarios (testimonial, evidencial, informativo).


CONSERVACIÓN PRECAUCIONAL
Disposición que fija el tiempo que deben guardarse los documentos en el archivo de concentración
CUADRO DE CLASIFICACIÓN
Esquema gráfico que refleja la estructura y funciones del organismo. Se utiliza para la organización del fondo documental y aporta los datos esenciales de su estructura (secciones y series).
CUSTODIA
Responsabilidad sobre el cuidado de los documentos que se basa en su posesión física y que no siempre implica la propiedad jurídica ni el derecho a controlar el acceso a los documentos.
DESCRIPCIÓN
Forma de reseñar la documentación dando a conocer su contenido y el contexto en que se produjo.
DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Proceso destinado a elaborar instrumentos de consulta que faciliten el acceso y conocimiento de los archivos, tales como la Guía, el Inventario, y el Catálogo.

DOCUMENTO
Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre fijado en un soporte.

Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento de archivo.

EXPEDIENTE
Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
EXPURGO
Consiste en retirar de los expedientes los documentos sin firma, contra-recibos, copias de nóminas, vales de mercancía, contraseñas de los usuarios, solicitudes de audiencia, recados telefónicos; registros de correspondencia, de llamadas telefónicas; tarjetas de presentación y cartas de recomendación, acuses de recibo, resguardos, listas de asistencia, invitaciones, felicitaciones personales; tarjetas informativas, de recordatorio; información de acontecimientos luctuosos o cívicos, tarjetas navideñas, hojas y tarjetas en blanco, formatos y papel que no contengan alguna inscripción. Retirar, además, las grapas, clips, broches, ligas, carpetas de plástico y todos aquellos elementos que pueden ser perjudiciales para la conservación del papel. Esta tarea se lleva a cabo después de la selección en el momento en que la documentación es transferida al archivo histórico.

FOLIACIÓN
Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos prácticos del archivo.

Los errores (muy comunes en esta tarea), pueden corregirse utilizando números “bis” o hasta “tris”, pero sólo como excepción. La foliación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.


FONDO DOCUMENTAL
El fondo es el conjunto documental procedente de una institución o persona, conservado en el archivo de dicha institución o de una institución de archivo, es el resultado natural de la actividad que ésta realiza.
GUÍA
Proporciona información acerca del contenido de un fondo o colección y deberá consignar los siguientes datos: clave del fondo o colección, nombre del fondo, historia administrativa, resumen del contenido, forma de ingreso, si habrá nuevos ingresos, fechas extremas de los documentos, características físicas (formatos, soportes), criterios de valoración, selección y eliminación que se le aplicaron, organización, descripción y conservación, condiciones de acceso, normas sobre reproducción, fuentes complementarias, observaciones.
GUÍA GENERAL
Instrumento de consulta que proporciona información acerca de los fondos y colecciones de un archivo. De acuerdo con la Norma Internacional de Descripción Archivística, ISAD(G) debe contener los siguientes datos: nombre del archivo y clave asignada, desarrollo histórico del archivo, mención de los fondos y colecciones con que cuenta, proporcionando por cada uno de ellos los siguientes elementos: síntesis histórica, asuntos o materias que trate, fechas extremas, volumen (metros lineales, cajas, fotografías, cintas de video, etcétera), estado de organización, descripción y conservación, si tiene restricciones para su consulta, otros fondos que se relacionan con el estudiado, además se consignarán servicios que ofrece el archivo, datos generales (nombre del responsable, horarios y condiciones de consulta, domicilio, teléfono y correo electrónico).

Ejemplo de descripción de un Fondo en una guía general

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Departamento del Trabajo

Procedencia institucional
El presidente interino Francisco León de la Barra propuso crear una oficina de trabajo dependiente de la Secretaria de Fomento, Colonización e Industria. El 18 de diciembre de 1911, con el gobierno de Francisco Indalecio Madero se expidió el decreto que estableció el Departamento del Trabajo, el cual se encargaría de: reunir, ordenar y publicar datos e informaciones relacionados con el trabajo en toda la República; servir de intermediario en todos los contratos entre braceros y empresarios, cuando los interesados lo solicitaran; procurar facilidades en el transporte de los obreros; procurar el arreglo equitativo en los casos de conflicto entre empresarios y trabajadores, y servir de árbitro en sus diferencias, siempre que así lo solicitaran los interesados.

Periodo
1911-1932[1911-1928](1929-1932)

Volumen
1,949 volúmenes (234 metros lineales)

Ordenación
La documentación está ordenada cronológicamente bajo los siguientes rubros: asuntos administrativos; estadística; conciliación y arbitraje; legislación; auxilios; asociaciones obreras y patronales; estudios; informes sobre condiciones de trabajo e industria; publicaciones; migración; conciliación e inspección; contabilidad; investigaciones e información social; industrias mineras; industrias varias; higiene y seguridad industrial; economía del trabajo y la industria y seguro social.

Instrumentos de consulta
Rosales, Amanda y otros, Fondo del Departamento del Trabajo:
Serie Conflictos, 1911-1914.
México, AGN, 1982, 148 pp. (Serie Guías y Catálogos, 71).
U. D.: expediente.
P. C.: volúmenes 1, 5 al, 11,32 al 37, 70 al 75.

Rosales, Amanda, Fondo del Departamento del Trabajo
(1915-1917).
México, AGN, 1979, 80 pp. (Serie Guías y Catálogos, 40).
U. D.: expediente.
P. C.: del volumen 95 al 110.

Catálogo del grupo documental del Trabajo: 1911.1923 (inédito).
U. D.: expediente.
P. C.: del volumen 1 al 704.

García, Juan Carlos, Catálogo del fondo Departamento del Trabajo: Serie Huelgas y Conflictos. 1924.1928 (inédito).
U. D.: expediente.
P. C.: del volumen 705 al 1 684 (discontinuo).

Lascuráin Chávez, Elena, Catálogo de material fotográfico del grupo documental Departamento del Trabajo, 1914.1926 (inédito)
U. D.: pieza.
P. C.: del volumen 91 al 957 (discontinuo).

Descripción informativa
Incluye legislación y reglamentación sobre el funcionamiento del Departamento del Trabajo: presupuestos; oficinas del Departamento en provincia y en el Distrito Federal; organismos e instituciones extranjeras; comprende expedientes de personal; correspondencia e inventarios; informes, circulares y relaciones del Departamento con diversas dependencias gubernamentales. Existe abundante información estadística relativa a: salarios; censos industriales y obreros; oferta y demanda de mano de obra; reportes judiciales; instituciones de beneficencia y penitenciarías; censos ocupacionales; quejas; auxilios del Departamento del Trabajo; juntas de conciliación y arbitraje; generalidades; movimientos migratorios; conflictos; censos agrícolas y de población; es abundante la información acerca de costo de la vida; huelgas y paros; accidentes y condiciones de trabajo. Sobre conciliación y arbitraje hay abundante información de conflictos obrero patronales y en menor proporción se encuentra documentación de conflictos entre agrupaciones obreras; entre patrones con autoridades estatales; conflictos campesinos. Con relación a auxilios, se tiene información referente a solicitudes de empleo; cartas de recomendación; destacando la documentación de colocaciones; pases y descuentos para trabajadores ferrocarrileros, apoyo y gestiones para obtener materia prima. Los asuntos de asociaciones obreras y patronales incluyen información acerca de reglamentos y estatutos; mesas directivas, proyectos y proposiciones; auxilios; asociaciones, obreras y patronales extranjeras; convenciones, pactos y convenios. Los asuntos de estudios incluyen información sobre industrias y armas industriales; formas de organización del trabajo; seguridad social y situación de la clase obrera. De legislación es singularmente importante la información de leyes y decretos en materias obrera, industrial y agraria. De informes referentes a condiciones del trabajo e industria se localizan Informes de obreros; del Departamento del Trabajo; de particulares, predominando los informes de inspectores del Departamento del Trabajo; de industriales y de asuntos gubernamentales.

Sobre publicaciones, destacan las del Departamento del Trabajo y, en menor proporción, aparecen recortes de prensa, proyectos para publicaciones del Departamento del Trabajo, y remitidas al mismo, además de materiales para el Boletín mensual del Departamento del Trabajo y La gaceta del Trabajo. En los asuntos de migración se encuentra información acerca de condiciones de trabajo de mexicanos en el extranjero.
Fuentes complementarias
Archivo General de la Nación: Francisco l. Madero (181), Alvaro Obregón – Plutarco Elías Calles (182), Emilio Portes Gil (183), Pascual Ortiz Rubio (184), Convención Revolucionaria (194), Gobernación: Período Revolucionario (195), Dirección General de Gobierno (196), Departamento Autónomo del Trabajo (209), Secretaría del Trabajo y Previsión Social (210), Junta Federal de Conciliación y Arbitraje (211), Tribunal Federal de Conciliación y Arbitraje (212), Departamento del Petróleo (216), Archivo Particular de Emilio Portes Gil (246) y Archivo Fotográfico Díaz, Delgado y García (284).

Otros archivos: AFINAH, AGSTPS, APECFT.

Tomado de Archivo General de la Nación, México, Guía General, México, Archivo General de la Nación, 1990, 528 pp. Ils., p. 302-303.

IDENTIFICACIÓN
Primera fase de la metodología archivística, de tipo intelectual, cuyo objetivo es el conocimiento exhaustivo de la institución que ha producido el documento, su evolución orgánica, competencias administrativas y tipos documentales en los que se materializan el procedimiento administrativo y demás disposiciones que afectan al trámite, elementos imprescindibles para la delimitación de la serie documental. El resultado de esta fase será la organización del fondo, con el establecimiento del cuadro de clasificación, y la ordenación de sus series documentales, sentando las bases para su posterior valoración y descripción. La base de la identificación es la aplicación de manera directa del principio de procedencia.

IMAGEN DIGITAL
Almacenada en una cámara digital, tarjeta de memoria, cd de fotos o en el disco duro de una computadora. No recomendada para almacenamiento permanente de fotografías.

IMPRESIÓN DIGITAL
Producida de un archivo digital, usando una impresora de chorro de tinta, transferencia térmica de difusión de tinta, o electrofotográfica.

IMPRESIÓN FOTOGRÁFICA
Hecha en papel fotográfico tradicional sensible a la luz, puede ser producida de un negativo expuesto o de un archivo digital.

ÍNDICE
Es una lista de palabras en orden alfabético por medio de la cual se accede al contenido de la sección o serie del fondo documental y se elabora una vez terminado el catálogo partiendo de los resúmenes de los expedientes. Precisa los personajes, lugares y temas insertos en los documentos descritos en las fichas catalográficas. Aunque pueden hacerse índices de temas, onomásticos y topográficos, el más común es el índice general en donde se incluyen los nombres de personas, lugares, materias y corporaciones.

Ejemplo:

INDICE DE MATERIAS

Abasto: 857, 890
Abogado: 914, 952
Accesorios, traer: 1056
Aderezos: 793
Adeudos: 628
Administrador: 74
Agostaderos: 23
Agravios: 984, 1068, 1141, 1143, 1230, 1243
Agua: 761, 817, 932
Agua, amparo de: 62, 105
Agua, aprovechamiento de: 974, 1224
Agua, cañería del: 925
Agua, limpieza de: 852
Agua, medida de: 62
Agua, merced de: 669
Agua, posesión de: 477, 821
Agua, regar tierras con: 982
Agua de sal: 4
Agua, sustento: 750
Agua, traslado de: 871
Aguamiel de maguey, licencia vender:
Aguardiente de maguey, vender: 1222,
Ahijadero: 2
Alcalde: 123, 144
Alcalde de Cholula: 1016, 1040
Alcalde de Michoacán: 1146
Alcalde mayor: 19, 65, 80, 83, 150, 159, 161, 165, 168, 353, 456, 459, 472, 476, 1079, 1294, 1117, 1244, 1258,84, 86, 100, 107, 115, 117,143, 174, 199, 211,250, 278, 288, 31,655, 725, 734, 761, 979, 1051.

Tomado de Serie Indios, tomo III de Cayetano Reyes G. y Magdalena Gómez Z., México, AGN, 1984, 300 p., ils, (Serie Guías y Catálogos, 19), p. 206.


INSTRUMENTO DE DESCRIPCIÓN
Término genérico que sirve para denominar cualquier descripción o instrumento de referencia realizado o recibido por un servicio de archivos en el desarrollo del control administrativo e intelectual de los documentos.

INVENTARIO
Describe un fondo, sección o colección a través de las series documentales que lo componen y además de contener los datos de la guía específica, se deberá consignar los nombres de las series, las fechas extremas (anotando, también, años predominantes o lagunas cronológicas) resumen del contenido de cada serie y ubicación topográfica de las mismas (número de caja, estante, planero, expedientes, folios).

ISAD (G)- NORMA INTERNACIONAL GENERAL
    DE DESCRIPCIÓN ARCHIVÍSTICA
Norma que estandariza la descripción de los archivos con la finalidad de asegurar la creación de descripciones coherentes, apropiadas e inteligibles por sí mismas; facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre documentos de archivo y posibilitar la integración de descripciones de diferentes archivos en un sistema unificado de información. En 1993 fue aprobada por el Consejo Internacional de Archivos en Estocolmo, Suecia.

ISO 18902
Norma internacional que estipula que todos los materiales que se usen en álbumes u otros medios de almacenaje fotográfico deben estar libres de ácido, sin lignina, que neutralicen los contaminantes externos y que resistan el desteñimiento para asegurar que las fotografías no se deterioren prematuramente.

LIGNINA
Componente natural presente en la pulpa de la madera que causa que el papel se torne marrón y frágil con el tiempo. Los productos de papel sin lignina que son seguros para la conservación de fotografías tienen un contenido de lignina de menos de 1%.

MUESTREO
Operación por medio de la cual en el curso de una selección se retienen, en vista de su conservación, algunos documentos siguiendo algún criterio determinado. Existen diferentes tipos de muestreo: selectivo o cualitativo es aquel que trata de conservar los documentos más importantes o significativos. Tiene el peligro del subjetivismo; sistemático es aquel que precisa necesariamente la homogeneidad de la serie y elimina periódicamente, conservando un año, un mes, o bien los expedientes —ordenados alfabéticamente— correspondientes a una letra o conserva numéricamente un expediente de cada tantos eliminados; aleatorio es aquél que toma las muestras al azar, por cuanto cualquiera de los elementos pueden ser igualmente representativos. (Heredia, 1991).
NÚMERO DE EXPEDIENTE
Número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes.

ORDENACIÓN
Actividad que se desarrolla dentro del proceso de organización y consiste en establecer secuencias dentro de grupos conforme a secciones o series documentales, puede ser cronológica, alfabética o numérica.
ORGANIZACIÓN
Procedimiento en dos etapas: clasificación, ordenación.
PLAZO PRECAUCIONAL
Ver Conservación precaucional.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL
Principio básico de la archivística que establece que los documentos de archivo deberán conservarse de acuerdo con el orden que le dio el área productora de los mismos.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA
Fundamento de la archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con otros.
PRUEBA DE ACTIVIDAD FOTOGRÁFICA
   (PAT, POR SUS SIGLAS EN INGLÉS)
Prueba que realiza el Image Permanence Institute (Rochester, N.Y.) y que garantiza que los materiales que lo aprueban son aptos para utilizarse en la conservación de imágenes fotográficas.

El Instituto es un centro de investigación dedicado a realizar pruebas, estudios y editar publicaciones relacionadas con la permanencia de las imágenes fotográficas.

REGLA DE CONSERVACIÓN
Constituye el componente esencial del Catálogo de disposición documental. Es ante todo una norma fijada a partir de la determinación de los valores primarios y secundarios que presentan los documentos. Derivado de este juicio en ella se fijan los plazos de conservación, el camino y el tratamiento de los documentos desde la creación hasta su eliminación o su transferencia a los archivos históricos. (Couture, 1999).


SECCIÓN
Primeras divisiones en que se ordena un fondo, las cuales conforme al principio de procedencia y orden original se organizan conforme a la estructura orgánica o por la función de la institución u organismo.
SELECCIÓN
Proceso archivístico destinado a determinar cuál será la documentación que ha de ser eliminada o conservada en un archivo histórico conforme a sus valores primarios y secundarios.


SERIE
División de un fondo o sección, que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma función o actividad administrativa regulados por la misma norma de procedimiento, se refieren a un tema específico.
SERIES PARALELAS
Son aquellas que tratan de actividades comunes dentro de las funciones administrativas (recursos humanos, recursos materiales, etcétera) y que en consecuencia son producidas por las distintas oficinas que en cada organismo tienen ese cometido. En la fase de valoración serán objeto de estudio global debido a su homogeneidad.

SIGNATURACIÓN
Es la anotación de datos específicos, en un lugar predeterminado del documento, que facilitan la localización y control del mismo:

1. siglas del fondo
2. número de caja
3. número de expediente
4. número de documento

Las anotaciones deberán hacerse con lápiz, en el reverso de cada folio, de preferencia en el lado inferior izquierdo. La signaturación se hará al término de la organización, es decir, una vez que la clasificación y la ordenación sean definitivas.

SOPORTE
Material físico en el que se registra la información (papel, pergamino, papiro, cintas y discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera).
TIPOLOGÍA DOCUMENTAL
Documentos producidos por una actividad que obedece a una función específica que está regulada por un procedimiento o trámite y que contiene formatos, contenidos y soportes semejantes. De acuerdo con esta definición, de cada actividad y/o función se deriva un documento. Así de la función catastral tenemos, por ejemplo, la formulación de un padrón y cédulas catastrales; de los ingresos y egresos resultarán los padrones o libros de diario, de caja, pólizas, recibos, facturas, órdenes de cobro o pago; de la averiguación de un delito, órdenes de presentación, peritajes, mandamientos, etcétera.
TRANSFERENCIA
Procedimiento archivístico a través del cual y conforme al ciclo vital de los documentos, los expedientes o documentos de archivo son trasladados de un archivo de trámite a un archivo de concentración y, en su caso de éste a un archivo histórico, según las políticas de valoración y vigencias documentales.

VALORACIÓN
Actividad archivística que consiste en el análisis y establecimiento de los valores primarios y secundarios de los documentos que permite establecer criterios de disposición y acciones de transferencia.

VALOR PRIMARIO
Aquel que tiene el documento a partir de su creación o recepción. Puede tener carácter jurídico, fiscal, administrativo y contable.
VALOR SECUNDARIO
Es aquel que adquiere el documento una vez que pierde sus valores primarios y pasa a tener utilidad histórica y social.

VIGENCIA DOCUMENTAL
Periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas vigentes y aplicables.

Si deseas conocer mas sobre archivos visita la pagina web del Archivo General de la Nación

 www.archivogeneral.gov.co

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